Flexibele factuurexport (Bèta)

In WATCH 5.1 is een eerste bèta versie te vinden van functionaliteit voor het exporteren van verkoopfacturen om deze te kunnen importeren in een boekhoudpakket.

Er zijn veel boekhoudpakketten op de markt met elk eigen wensen ten aanzien van te importeren data. Daarnaast kun je vaak kiezen voor een import op factuurniveau of op factuurregelniveau. In WATCH willen we ondersteuning bieden voor al deze varianten en daarom is er functionaliteit gerealiseerd, waarbij verkoopfacturen vanuit WATCH geëxporteerd kunnen worden in een formaat dat we binnen de WATCH-applicatie kunnen definiëren.

ONDERSTEUNING:
Heeft u behoefte aan een specifiek exportformaat in WATCH, zodat u uw verkoopfacturen eenvoudig kunt importeren in uw boekhoudpakket, neem dan contact met ons op. Samen zullen we de nieuwe exportfunctionaliteit van WATCH zo inrichten dat de verkoopfacturen vanuit WATCH snel en zonder fouten de weg naar uw boekhouding zullen vinden.

Inlezen van het gewenste bestandsformaat

Het uitgangspunt voor het definiëren van een dergelijke exportset is het uiteindelijke CSV bestand (Character Seperated Values) dat we willen genereren.

Figuur 1 Getest import formaat voor boekhoudpakket

Als we een goed werkend bestandsformaat hebben dat we in ons boekhoudpakket kunnen importeren, dan is de eerste stap dat we dit bestand inlezen in WATCH.

Figuur 2 CSV bestand importeren in WATCH voor maken exportset

Koppelen van kolommen aan bronnen in WATCH

Doordat we het bestand in WATCH ingelezen hebben, zijn alle kolommen die we in het exportbestand terug willen zien, bekend. We kunnen vervolgens per kolom aangeven waar we in WATCH deze informatie kunnen vinden.

Figuur 3 Koppelen van kolommen in de export set met waarden in WATCH

We kunnen kiezen uit een aantal bronnen om de kolommen in de export mee te vullen.

Vaste WATCH velden

Voor een kolom kunnen we aangeven of deze gevuld moet worden met gegevens van de klant, het project, de factuur of de factuurregels.

Kenmerken

Ook zelf gedefinieerde kenmerken van klanten, projecten en facturen kunnen we gebruiken om de kolommen van een waarde te voorzien. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld grootboeknummers en kostenplaatsen in WATCH ingevoerd worden en vervolgens in de export gebruikt worden.

Acties

Gegevens uit de WATCH-velden en -kenmerken, kunnen we bovendien met behulp van acties omzetten naar andere waarden. In bovenstaande voorbeeld wordt een datum geformatteerd zodat het als 31122015 wordt weergegeven in de export.

Vaste waarden

Als laatste optie kunnen we een kolom ook vullen met een vaste waarde. In bovenstaand voorbeeld wordt voor de BTW-CODE en het percentage een vast waarde gebruikt.

Exporteren van facturen uit WATCH

Als we van alle kolommen in het exportbestand hebben aangegeven waar deze hun data vandaan moet halen, is de exportset gereed. We kunnen deze vervolgens gebruiken om een CSV bestand te genereren op basis van de in WATCH aanwezige facturen.

Figuur 4 Exportset gebruiken voor maken van nieuw CSV-bestand.