What is new in 6.1?

Algemeen

Projectverkenner

In WATCH zijn er separate schermen voor het beheren van respectievelijk klanten, projecten, projectonderdelen, resources, medewerkers en groepen. Daarnaast kan middels het Projecten++ scherm een heel project inclusief projectonderdelen en resources in één scherm worden beheerd. De nieuwe projectverkenner biedt een extra structuur om projecten te beheren.

Linkerkant

Met het nieuwe projectverkenner-scherm kunnen projecten beheerd worden door vanaf het klantniveau door te klikken naar onderliggende projecten en vanuit een project naar onderliggende projectonderdelen en van daaruit naar de onderliggende resources.

projectverkenner

Rechterkant

Net als bij de reguliere beheerschermen kan de rechterkant van het scherm gebruikt worden voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van gegevens.

Auto-select in rapportfilters

De rapportagefilters zijn in de nieuwe versie wat slimmer geworden. Als in het projectfilter na de keuze van een klant blijkt dat er maar één project voor die klant aanwezig is, dan wordt dit project automatisch geselecteerd. Hetzelfde geldt voor het medewerkerfilter, waar na het kiezen van een manager ook de medewerker direct geselecteerd wordt als deze de enige gevonden medewerker is.

Negatieve waarden in rood

Op enkele plekken werden in rapportages negatieve waarden in het rood weergegeven. Deze weergave methodiek is in de nieuwe versie van WATCH in de hele applicatie doorgevoerd.

Urenregistratie

Nieuw start- en eindtijd urenregistratiescherm

In het nieuwe “Start- en eindtijd urenregistratie” scherm worden uren geregistreerd met begin- en eindtijd door met de muis een deel van de dag te selecteren.

start- en eindtijd registratiescherm

Net als het reguliere urenregistratiescherm kent dit scherm de mogelijkheid om alle projectonderdelen in een keer te tonen of om deze gegroepeerd per project weer te geven.

Start- en eindtijd opmerkingen

Als uren geregistreerd worden door middel van begin- en eindtijd, kunnen meerdere periodes per dag geregistreerd worden op hetzelfde projectonderdeel. Bij elk van deze periodes is het nu mogelijk om een eigen opmerking in te voeren. Deze opmerkingen kunnen desgewenst getoond worden in de urenbijlage van een factuur.

Weergave artikelen in urenregistratiescherm

Vanuit het urenregistratiescherm is het mogelijk om artikelen aan de geschreven uren te koppelen. Middels een nieuwe instelling kan weergegeven worden hoeveel van de te koppelen artikelen er maximaal direct in de pop-up van de geschreven uren worden getoond. Als het mogelijke aantal artikelen groter is dan deze instelling, kunnen de artikelen door middel van keuzelijsten aan het pop-up scherm worden toegevoegd.

Artikelen delen tussen planning en urenregistratie

Bij het maken van een planning kunnen er bij een planning-item artikelen worden gekoppeld aan het project. Het is nu mogelijk om artikelen die in de planning gekoppeld zijn aan te passen vanuit het urenregistratiescherm.

Artikelen volgen de geschreven uren

Als bij de gekoppelde artikelen in de planning het getal 0 wordt ingevoerd als aantal, is het mogelijk om dit aantal automatisch aan te laten passen aan de door de medewerker ingevoerde geschreven uren.

Begrote uren in platte rapportages

In de platte rapportages worden tot nu toe alleen de begrote uren getoond van het niveau (project, projectonderdeel of resource) van de platte rapportage. Middels een nieuwe systeeminstelling is het nu ook mogelijk om in de projectonderdeelniveau platte rapportage de begrote uren op projectniveau te tonen. In de resourceniveau platte rapportage kunnen de begrote uren op projectniveau en op projectonderdeelniveau als extra informatie in de rapportage worden weergegeven.

begrote uren in platte rapportages instelling

Ingeleverde maanden overzicht

Vanuit het ingeleverde maanden overzicht kan nu ook een e-mail verstuurd worden aan medewerkers die een of meer maanden nog niet gereed hebben gegeven.

Periodebescherming

In WATCH was het al mogelijk om middels budgetbescherming er voor te zorgen dat er niet meer uren geschreven kunnen worden dan het aantal begrote uren. In WATCH is er nu ook periodebescherming beschikbaar. Hiermee kan worden afgedwongen dat er geen uren geschreven kunnen worden vóór de startdatum en ná de einddatum van een project of projectonderdeel.

periodebescherming instellingen 

Controle op start- en einddata overlap

Bij een project kunnen we op projectniveau een verwachte startdatum en einddatum aangeven. Op projectonderdeel is er ook de mogelijkheid om verwachte startdatum en einddatum vast te leggen. Middels een nieuwe instelling wordt er een check geactiveerd die er voor zorgt dat de start- en einddata voor de projectonderdelen binnen de start- en einddatum van het project vallen. 

start- en einddatum controle instelling 

Waarschuwen voor niet gereed gegeven weken in mobiel.

In het reguliere urenregistratiescherm was er de optie om de medewerker te waarschuwen als er nog niet gereed gegeven weken aanwezig zijn. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar in de mobiele versie van het urenregistratiescherm. Zodra een medeweker inlogt in de mobiele versie, wordt er een waarschuwing getoond welke weken nog niet ingeleverd zijn.

Urenregistratie volgt planning

Om het vinden van het juiste project en projectonderdeel om uren op te schrijven eenvoudiger te maken, is het vanaf nu mogelijk om het urenregistratiescherm de planning te laten volgen. Middels een nieuwe instelling kan aangegeven worden op welke manier de planning gebruikt wordt om het aantal projecten en projectonderdelen in het urenregistratiescherm te beperken.

urenregistratie volgt planning instelling

Nieuwe view voor uren kenmerken

Om WATCH-gegevens ook buiten de applicatie zelf te kunnen gebruiken hebben we een aantal databaseviews waarin de belangrijkste gegevens rond projecten en urenregistratie worden samengevat. Een view waarin kenmerken van geschreven uren getoond kunnen worden ontbrak nog. Deze functionaliteit is middels de nieuwe view “VIEW_REGISTERED_HOURS_ATTRIBUTES” toegevoegd.

“Huidige dag” weergave in urenregistratie

In de medewerker planning en in het planbord werd de huidige dag al in het geel weergegeven. Vanaf nu worden ook in het urenregistratiescherm de invoervelden voor de huidige dag in het geel weergegeven. Ook in de mobiele versie wordt de huidige dag anders weergegeven dan de overige dagen. Omdat de gele kleur in dit scherm hier al een eigen betekenis heeft, gebruiken we hier een blauwe rand om de huidige dag te accenturen.

Agenda en planning

Projecten planbord

In het planbord in WATCH wordt horizontaal de tijd/data weergegeven en verticaal de medewerkers. In de zo ontstane matrix worden de planning-items gemaakt door een project en projectonderdeel te kiezen. In WATCH 6.1.0 hebben we een tweede planbord waar verticaal de projecten en projectonderdelen getoond worden en waar in de matrix de medewerkers worden ingepland.

planner projecten

Kopiëren van planning items

In de medewerker-agenda en in de planborden konden agenda-items al eenvoudig verplaatst worden door deze met de muis te verslepen. Door tijdens het slepen van een agenda-item van de huidige datum naar een nieuwe datum de shift-toets ingedrukt te houden, wordt het agenda-item nu niet verplaatst maar gekopieerd.

Maan-icoon voor tonen 24 uur of werktijden

In de medewerker-agenda werden in de weekweergave en dagweergave standaard alle uren van 0:00 tot 24:00 weergegeven. Door gebruik te maken van een nieuwe knop wordt de dag niet vanaf 0:00 getoond maar begint de dag twee uur voor de gebruikersinstelling “starttijd werkdag”. Dus als de “starttijd werkdag”-instelling op 09:00 staat begint de weergave van het planbord op 07:00.

Rolfilter in medewerker-agenda

In de medewerker-agenda is nu de rolfiltering actief. Dit betekent dat als het “eigen gegevens” filter actief is, de gebruiker alleen zijn eigen agenda kan inzien. Als het “manager filter” actief is, kan de gebruiker de agenda zien van alle medewerkers waarvan hij of zij de manager is. Als de rol “ongefilterd” actief is, kunnen de agenda’s van alle medewerkers worden ingezien.

Artikelen in planning voor één of alle medewerkers

In WATCH kunnen voor meerdere medewerkers in een keer planning-items gemaakt worden. Aan planning-items kunnen ook artikelen gekoppeld worden ten behoeve van de facturering. In 6.1.0 kunnen ook artikelen toegevoegd worden aan planning items die voor meerdere medewerkers gelden. Er kan op de artikelen tab gekozen worden of de artikelen voor alle geplande medewerkers gelden of alleen voor de gekozen gebruiker.

artikelen voor meerdere medewerkers 

Bewaren van agenda instellingen

Een aantal instellingen die het gedrag van de medewerker-agenda en het planbord beïnvloeden, kregen voorheen elke keer bij het opnieuw starten van het scherm hun standaard waarden toegekend. Deze instellingen worden vanaf nu voor de medewerker bewaard, zodat hij of zij de agenda of het planbord bij het openen precies zo aantreft zoals bij het laatste gebruik. Het betreft hier de instellingen voor de weergavemodus (maand/week/dag/lijst), het al of niet tonen van het weekend en het verbergen van de eerste uren van de dag in week- of dagweergave.

Facturering

E-mailen van herinneringen en aanmaningen

Facturen konden al via e-mail vanuit WATCH worden verzonden met daarbij de factuur als bijlage. In WATCH 6.1.0 is er functionaliteit beschikbaar voor het versturen van herinneringen en aanmaningen op vergelijkbare manier als het verzenden van facturen.

Extra waarschuwing bij batch genereren facturen

Alleen projecten waarbij vooraf is aangegeven welke facturatiemethode gebruikt moet worden en wie de contactpersoon voor de facturatie is, kunnen in het batch proces voor het maken van facturen worden meegenomen. Vanaf nu wordt bij het gebruiken van het batch genereren scherm als waarschuwing projecten getoond waarvoor wel uren, artikelen of kosten klaarstaan, maar waarbij de gegevens voor het genereren van de factuur nog niet compleet zijn ingevoerd.

batch genereren waarschuwing

Waarschuwing bij ontbrekende e-mail adressen

Bij het verzenden van facturen middels e-mail kunnen alleen facturen verzonden worden waarbij van de contactpersoon op de factuur ook een e-mailadres bekend is. Als er bij het versturen van facturen contactpersonen worden gevonden zonder e-mailadres, dan worden deze contactpersonen nu met een waarschuwing in het scherm getoond.

waarschuwing ontbrekende e-mailadressen

Aparte factuurdatum filterbalk

WATCH kan, afhankelijk van de instellingen, onthouden welke filteropties er actief zijn om deze vervolgens ook in andere schermen direct toe te passen. De “van” en “t/m“ datum van het periodefilter bieden deze optie ook.

Het toepassen van deze bewaarde filterperiode wekt verwarring in het facturatieproces. Vaak ligt de factuurdatum net na de periode waarvan de gegevens gefactureerd worden. Om deze reden is er een aparte “Factuurdatum” filterbalk gemaakt voor de factuuroverzichten.

Artikelprijzen verbergen

Als gebruikers van de planning of van het urenregistratiescherm wel artikelen moeten kunnen opvoeren en zien, maar het niet de bedoeling is dat ze ook de bijbehorende prijzen zien, dan kunnen de prijzen middels een aantal nieuwe instellingen worden verborgen.

Offertes

Samenvoegen offerteregels

Bij het maken van een factuur was er al de mogelijkheid om meerdere factuurregels samen te voegen en het totaalbedrag op de factuur te tonen met een zelf op te geven factuurregeltekst. Vanaf 6.1.0 is deze mogelijkheid ook beschikbaar bij het maken van offertes.

Laatste nieuws

E-mail herinneringen en aanmaningen

Vanuit WATCH kon u al facturen versturen via e-mail. In WATCH 6.1.0 kunt u nu ook herinneringen en aanmaningen op een vergelijkbare manier verzenden.

Lees meer

Speciaal scherm voor Start- en eindtijd urenregistratie

Registreert u graag uren via een start- en een eindtijd? Dan kan dat nu heel makkelijk via een speciaal hiervoor ingericht scherm.

Lees meer

Tweede planbord geeft inzicht in planning projecten

In WATCH 6.1.0 biedt het additionele Planbord Projecten u nu ook inzicht in de plannen van projecten en projectonderdelen.

Lees meer

Nieuw: de Projectverkenner

De nieuwe projecterkenner in WATCH biedt u een nieuwe mogelijkheid om uw projecten te beheren.

Lees meer