What’s new in 6.4.0

Algemeen

Volgorde projectonderdelen in projectverkenner

In de projectverkenner worden de projectonderdelen van een project vanaf nu niet meer altijd gesorteerd op alfabetische volgorde. Als de verwachte startdatum bij de projectonderdelen is ingevuld, dan wordt deze datum als eerste criterium gebruikt voor het bepalen van de volgorde.

WATCH 6.4.0 ondersteunt PHP 8.1

WATCH 6.4.0 is geschikt gemaakt om te werken met de nieuwste PHP-versie. Om deze nieuwe PHP-versie te kunnen ondersteunen, was het ook noodzakelijk om alle tools die in WATCH gebruikt worden te controleren en te updaten naar de meest recente versies. Dus ook de tools voor het maken van Pdf-bestanden, Excel-bestanden en Word-bestanden en de tool voor het versturen van e-mails zijn weer helemaal bij de tijd.

Projectverkenner performance

De projectverkenner is zodanig aangepast dat gegevens pas worden opgehaald als de klanten, projecten en projectonderdelen worden uitgeklapt. Het scherm blijft daardoor snel reageren, ongeacht hoeveel projecten u in WATCH heeft staan. Heeft u de projectverkenner al gebruikt als alternatief voor de losse beheerschermen en het Projecten++ scherm?

Urenregistratie

Validatie per maand op hoofdlijnen

Voor het valideren van de uren per week heeft een manager twee schermen tot zijn beschikking. In het scherm “Valideren manager (details)” valideert de manager de uren van één medewerker per keer. In het scherm “Valideren weken manager (hoofdlijnen)” kan hij de uren van meerdere medewerkers in één keer valideren. Voor het valideren per maand is er nu ook een validatiescherm op hoofdlijnen beschikbaar. Ook hier kan de manager dus voor meerdere medewerkers in één keer alle uren valideren.

Extra {tag} voor de externe projectleider e-mail

In het scherm “E-mail templates” kan de e-mail samengesteld worden die gebruikt wordt om de externe projectleider te vragen uren te valideren. In deze e-mails kunnen een aantal speciale {tags} gebruikt worden om bijvoorbeeld de tabel met geschreven uren aan de mail toe te voegen. Er is nu een nieuwe {tag} beschikbaar waarmee niet alleen de uren maar ook de uurtarieven en de kosten in het urenoverzicht getoond worden.

Groeperen op projectonderdeel- en medewerkerkenmerken

In een groot aantal rapportages hebben we de mogelijkheid toegevoegd om gegevens te groeperen op basis van een projectonderdeel- of een medewerkerkenmerk.

In onderstaande rapportages is het mogelijk om een projectonderdeelkenmerk te kiezen alvorens de rapportage te tonen. Deze mogelijkheid is er niet alleen in de uren-variant van de rapportages, maar ook in de kosten-, omzet-, resultaat- en totaalvariant.

WATCH Urenregistratie

  • Rapportages > Projecten (gegroepeerd per onderdeel) (5x)
  • Rapportages > Projecten per maand (6x)
  • Rapportages > Gepland vs. begroot (5x)
  • Rapportages > Gepland vs. gemaakt (5x)
  • Rapportages > Begroot, gepland en gemaakt (5x)
  • Rapportages > Projecten per maand > (6x)

WATCH Agenda & planning

Als het gekozen kenmerk voor alle projectonderdelen van het project is ingevoerd, tonen we vier niveaus in de rapportage.

keuzelijst projectonderdeelkenmerken
Figuur 1 Keuzelijst met projectonderdeel kenmerken.

Extra niveau in de projectrapportage
Figuur 2 Het extra niveau in de rapportage (in geel).

In de vijf rapportages die u ter beschikking heeft onder “Urenregistratie > Rapportages > Projecten (gegroepeerd per medewerker)”, heeft u nu ook de mogelijkheid om een extra niveau toe te voegen door het selecteren van een medewerkerkenmerk.

Waarschuwings-e-mail ook naar de externe projectleider

Zodra een externe projectleider alle uren van bepaalde week heeft gevalideerd, kan er een e-mail worden verzonden om u hiervan op de hoogte te stellen. Bij de systeeminstellingen kon u aangeven of deze mail naar alle resources van het project verzonden moest worden, alleen aan de projectleiders van het project of aan een ander op te geven e-mailadres. Het is vanaf nu ook mogelijk om aan te geven dat de externe projectleider zelf deze e-mail ook ontvangt.

Budgetbescherming in euro’s

In het projectenbeheerscherm kunt u nu een budget in euro’s opgeven voor het gehele project.

Op het niveau van projectonderdelen kon u een budget in euro’s al beschermen op basis van de geschreven uren, omdat alle uren die geschreven worden op een bepaald projectonderdeel hetzelfde uurtarief hebben.

Bij een budget in euro’s op projectniveau ligt dit anders. Als er meer uren geschreven worden op een projectonderdeel met een hoog uurtarief, dan is de grens van het projectbudget in euro’s eerder bereikt dan wanneer er voornamelijk uren geschreven worden op een projectonderdeel met een laag uurtarief.

Door middel van een nieuwe systeeminstelling kunt u nu ook het registreren van uren beperken op basis van het projectbudget in euro’s. Dit budget wordt dan vergeleken met de “uren x uurtarief” bedragen van de onderliggende projectonderdelen. Als het projectbudget verbruikt is, dan kan het verder registreren van uren op het project geblokkeerd worden.

Projectbudget in uren in het urenregistratiescherm

Het was al mogelijke om de “uren te gaan” op resourceniveau en projectonderdeelniveau in het urenregistratiescherm te tonen. De getoonde waarde is dan het aantal begrote uren minus de geschreven uren. Door met de muis over deze waarde te bewegen worden de detailgegevens getoond. In de nieuw versie is het nu ook mogelijk om de “uren te gaan” op projectniveau te laten zien in het urenregistratiescherm. Deze gegevens worden direct achter de projectcode getoond. Deze functionaliteit is aan en uit te zetten middels een systeeminstelling.

Projectbudget in euro in het urenregistratiescherm

Zoals u hiervoor kunt lezen is in WATCH 6.4 de budgetbescherming uitgebreid. Op projectniveau kan er nu een budget in euro’s worden ingevoerd en het systeem kan ervoor zorgen dat dit budget niet wordt overschreden. Met een nieuwe systeeminstelling kan het percentage van het verbruikte projectbudget in euro’s ook getoond worden in het urenregistratiescherm. Als u vervolgens met de muis over het percentage beweegt, ziet u het bedrag van het totale budget, het al verbruikte budget en het resterende budget in een pop-up.

Projectbudget in euro’s in omzetrapportages

Tot nu toe werd in de projectrapportages in de velden van de begrote omzet op projectniveau altijd de begrote omzet van de onderliggende projectonderdelen opgeteld. Nu we echter een nieuw veld op projectniveau hebben, waarin het projectbudget in euro’s direct kan worden ingevuld, is er een alternatief voor deze methode. Door middel van een nieuwe instelling kunt u zelf bepalen welke berekeningsmethode u in de omzetrapportages wilt gebruiken.

Agenda & planning

Medewerkerkenmerkfilter in planbord medewerkers

Als er in WATCH medewerkerkenmerken aanwezig zijn die gebaseerd zijn op een domein (een lijst met vaste waarden), dan kunt u hierop nu filteren in het scherm “planbord medewerkers”. U klikt hiervoor op het nieuwe icoon helemaal rechts in de medewerker-filterbalk, waardoor een nieuw filterblok wordt geactiveerd. In dit blok kiest u het gewenste filter. Door middel van het pin-icoon in het filterblok zet u het filterblok vast, zodat deze de volgende keer automatisch weer verschijnt.

Beschikbare ruimte voor agenda-items instellen

Door middel van twee nieuw knoppen in het medewerker agendascherm kunt u instellen of er meer of minder ruimte gebruikt wordt om agenda-items weer te geven. Op een groot scherm kunt u hierdoor beter gebruik maken van de verticale ruimte van uw scherm. Deze nieuwe knoppen zijn beschikbaar in de 2-weken-, week- en dag-modus van het scherm.

Instellingen onthouden bij kopiëren en verplaatsen

Bij het kopiëren en verplaatsen van planning-items die gemaakt zijn voor meerdere data of voor meerdere medewerker, moet u aangeven of u alle items of medewerkers wilt kopiëren of verplaatsen of alleen dat specifieke planning-item. Vanaf nu onthoudt het systeem uw laatst gebruikte instelling voor de volgende keer.

Kleuren in de keuzelijst

Bij het definiëren van projecten en projectonderdelen kunt u een kleurencombinatie kiezen waarmee projectonderdelen vervolgens in de planning getoond worden. Deze kleurencombinaties kunt u definiëren in het kleurenbeheerscherm van de Agenda & planning module. Om het kiezen van de juiste kleur in het projecten- en projectonderdelen beheerscherm eenvoudiger te maken, hebben de items in de keuzelijst al direct de bijbehorende achtergrond- en tekstkleur.

kleurencombinaties in keuzelijst
Figuur 3 Kleuren combinaties direct zichtbaar in de keuzelijst.

Ook in het kleurenbeheerscherm zijn aan de linkerkant van het scherm de kleurcombinaties direct zichtbaar.

Periodebescherming in planning

In de WATCH urenregistratiemodule kunnen we de verwachte start- en einddatum van een project of projectonderdeel gebruiken om urenregistratie te beperken. Als deze periodebescherming actief is, kunnen alleen uren geschreven worden in de periode tussen de verwachte start- en einddatum. Het is vanaf nu ook mogelijk om de periodebescherming toe te passen in de planning. U kunt daarvoor bij de systeeminstellingen aangeven dat deze bescherming ook in de planning gebruikt moet worden. Buiten deze periode kunt u voor het project dan geen planning-item meer aanmaken.

Relatiebeheer

HTML en platte-tekst-versie van e-mail

Als we vanuit WATCH een HTML-e-mail versturen, wordt er tevens ook een platte-tekst-versie van dezelfde mail meegezonden. Dit zorgt ervoor dat de verzonden e-mail beter vertrouwd wordt door mailservers en de mails uit WATCH dus minder snel in spamfilters zullen belanden. Deze techniek heeft ervoor gezorgd dat onze e-mails nu volgens de website https://www.mail-tester.com/ een 10 uit 10 kunnen scoren!

Toon aantal contactpersonen in een selectie of query

Als u in het scherm “E-mail” van de WATCH relatiebeheermodule een selectie of een query selecteert, dan wordt nu achter de gekozen selectie of query direct het aantal contactpersonen getoond dat zich in de selectie query bevindt. Het is dus direct duidelijk hoeveel e-mails er op basis van de selectie of query verzonden zullen worden.

Facturatie en Offertes

Factuur- en offerte kenmerken in e-mails

Als de facturatiemodule en de offertemodule actief zijn, en u heeft eigen kenmerken gemaakt voor facturen of offertes, dan kunnen de waarden van deze kenmerken in e-mails opgenomen worden. U kunt deze {tags} gebruiken in de e-mailtemplates voor het versturen van offertes en facturen naar de klant vanuit WATCH.

Vette kolomtitels in uren- en artikelbijlage

In de factuur kon u er al voor kiezen om kolomtitels regulier of vet weer te geven. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar voor de kolomtitels in de urenbijlage en de artikelbijlage van de factuur.

Clusteren van artikelen op de factuur

Het was al mogelijk om factuurregels samen te voegen in WATCH. Het facturen detailscherm geeft de volgende opties:

  • alle factuurregels samenvoegen;
  • alle uurkosten samenvoegen;
  • alle artikelkosten samenvoegen;
  • alle projectkosten samenvoegen.

Vanaf nu is het ook mogelijk om willekeurige combinaties van artikelen te clusteren en deze een nieuw omschrijving mee te geven.

Preview van de header of footer

Op alle plekken waar u een header of footer afbeelding in een keuzelijst kunt selecteren, krijgt u nu een preview van de betreffende afbeelding te zien. Zo ziet u direct of u de juiste header of footer gekozen hebt.

Export naar CSV en PDF voor rapportages

Rapportages die gebruik maken van de datatables-tool kunnen nu ook geëxporteerd worden als CSV-bestand en als Pdf-bestand. Het gaat hier om een aantal maatwerkrapportages voor specifieke gebruikers, maar ook voor onderstaande twee rapportages in de facturatiemodule:

  • Facturering > Rapportages > Gefactureerd per kwartaal
  • Facturering > Rapportages > Gefactureerd per maand

Offertes

Datum verzonden in Offerte overzicht

Het offerteoverzicht is uitgebreid met een extra kolom waarin de datum van het verzenden van de offerte getoond wordt. Deze datum kunt u handmatig invoeren in het scherm “Offerte details”. De datum kan ook automatisch ingevuld worden als u de offerte vanuit WATCH verstuurd vanuit het scherm “E-mail offertes”.

Tussenstap bij het genereren van offertes

Bij het maken van een factuur ziet u na het selecteren van een project en de te factureren periode of percentage eerst een overzicht met wat er allemaal wel en niet in de te genereren factuur wordt meegenomen. Bij het genereren van een offerte bestond deze tussenstap nog niet. Vanaf WATCH 6.4.0 is dit gelijkgetrokken. Bij het maken van offertes krijgt u nu, net als bij het maken van facturen, ook eerst een overzicht te zien van de voor de offerte te gebruiken begrote uren, begrote artikelen en begrote kosten.

Extra “omschrijving” en “verstuurd” filter in offerteoverzicht

Er zijn twee nieuwe filter velden toegevoegd aan het offerteoverzicht.

Met het veld “omschrijving” kunt u filteren op (een deel van) de omschrijving van offertes. Met het “verstuurd” filter kunt u op het al dan niet verstuurd zijn van de offerte. Dit filter kijkt naar de kolom “datum verstuurd” (zie eerder).

Laatste nieuws

Uw uurtarieven indexeren

In WATCH is er een apart scherm om uw uurtarieven te indexeren. Door dit scherm te gebruiken, indexeert u de tarieven alleen voor toekomstige uren. Uren die in het verleden zijn geschreven houden het oude tarief.

Lees meer

Haal alles uit WATCH met de MaxWATCH sessie

WATCH zit bomvol mogelijkheden. We zien bij klanten dat ze lang niet al deze mogelijkheden inzetten. Tijdens een MaxWATCH-sessie zorgen we voor de perfecte match!

Lees meer

Prijsaanpassingen per 1 januari 2023

Musthave voert per 1 januari 2023 sinds jaren een prijsaanpassing door. Iedere klant krijgt hierover nog persoonlijk bericht.

Lees meer

Nieuw: de Projectverkenner

De nieuwe projecterkenner in WATCH biedt u een nieuwe mogelijkheid om uw projecten te beheren.

Lees meer