Structuur van WATCH Facturering

De samenhang tussen de verschillende objecten die gebruikt worden in de module WATCH Facturering kan als volgt worden samengevat:

1. Voor een klant wordt een project uitgevoerd en dit project is opgedeeld in een aantal projectonderdelen.
2. Projectonderdelen kunnen worden voorzien van een uurtarief en van een aantal begrote uren.
3. Aan projecten of projectonderdelen kunnen ook artikelen en overige kosten worden gekoppeld.
4. Op een factuur worden voor een project factuurregels gegenereerd op basis van begrote of werkelijke uren keer het uurtarief, begrote of werkelijke artikelkosten en begrote of werkelijke overige kosten.
5. Op basis van de originele factuur kunnen herinneringen en aanmaningen worden gegenereerd.

In onderstaand schema is de structuur van WATCH Facturering zoals deze hierboven is beschreven grafisch weergegeven.

Figuur 1 Opbouw van een factuur in WATCH

Geheel of deel factureren

Werkelijk (of op nacalculatie)

Als er werkelijke uren, werkelijke artikelen en werkelijke kosten gefactureerd worden, gebeurt dit voor het gehele project of voor een bepaalde periode.

Begroot (of fixed price)

Als er begrote uren, begrote artikelen en begrote kosten gefactureerd worden kan ervoor gekozen worden om deze in één keer voor het gehele project te doen of om facturen voor verschillende percentages van het totaal op verschillende data te genereren.

Figuur 2 Factureren van werkelijke kosten versus begrote kosten

Brondata versus factuurgegevens

Let op! Op het moment dat een factuur gegenereerd wordt, worden er factuurregels gemaakt die gebaseerd zijn op de uren-, artikel- en kostengegevens uit de WATCH applicatie, maar er bestaat na deze generatieslag geen directe relatie meer tussen deze brongegevens en de gegenereerde factuurregels. M.a.w. als er na het genereren van een factuur aanpassingen gedaan worden aan de uren, artikelen en kosten die gebruikt zijn in het generatieproces, werkt dit niet meer door in de factuur. Andersom zullen aanpassingen in de factuur niet leiden tot aanpassingen aan de uren, artikelen en kosten zoals deze voor een project zijn gedefinieerd.