Factuur- en offerte-mails met minder handwerk

Gepost op: 05-02-2026 om 14:17

Factuur- en offerte-mails hoeven niet langer generiek te zijn. Met tags vult WATCH klant-, project- en factuurgegevens automatisch in (nu ook in het onderwerp én met factuur- en offerte-specifieke gegevens), en bestanden die u aan de factuur koppel

Van generieke mail naar persoonlijke mail

Veel organisaties verstuurden hun facturen met een generieke begeleidende tekst, "Uw factuur van deze maand", "Geachte relatie". Een eenvoudige personalisatie (de aanhef en naam in de tekst) was al langer mogelijk; nieuw is dat u nu ook factuur- en offerte-specifieke gegevens kunt opnemen, en niet alleen in de tekst, maar ook in het onderwerp. U maakt één template, bijvoorbeeld met als onderwerp "Factuur {factuurnummer} voor {projectnaam}" en als tekst "Geachte {contactpersoon}, bijgaand factuur {factuurnummer} d.d. {factuurdatum} ad {factuurbedrag}." WATCH vervangt de tags per ontvanger automatisch door de juiste waarden op het moment van verzenden. Zo is de mail meteen herkenbaar en informatief in plaats van een algemene standaardtekst. Er zijn tags voor relatie-, contactpersoon-, medewerker-, project- en factuur-/offerte-gegevens, te kiezen via keuzelijsten in onderwerp en tekst. Voor offertes werkt het identiek.

Bijlagen gaan vanzelf mee

Specificaties, tekeningen of voorwaarden moesten voorheen handmatig per verzending als bijlage worden toegevoegd, met het risico dat u er een vergat. U maakt nu eenmalig een kenmerk van het type "bestanden" aan, wijst dat in de systeeminstellingen aan als bijlage-kenmerk, en koppelt de bestanden op de KENMERK-tab van de factuur of offerte. Bij het mailen gaan ze automatisch mee, naast de PDF zelf.

Nettere inleidende tekst

De inleidende tekst boven de factuur- en offerteregels ondersteunt vanaf 6.7 meerdere spaties achter elkaar, zodat u tekst kunt laten inspringen voor een verzorgde opmaak.

Zo werkt het

Templates beheert u onder Facturering → Communicatie → E-mail templates (en Offertes → Communicatie → E-mail templates); verzenden gaat via E-mail facturen respectievelijk E-mail offertes. Het bijlage-kenmerk stelt u in via de systeeminstellingen van de factuur- of offertemodule.

E-mailtemplate met automatisch invulbare tags

Meer details

Lees de volledige werking in de documentatie over e-mailconfiguratie.

Meer nieuws in het nieuws overzicht   terug naar vorige scherm