Waarschuwings-e-mail validatie externe projectleider
In het scherm “Urenregistratie > Validatie > Gevalideerde weken overzicht externe projectleider” is zichtbaar welke uren nog gereed gegeven moeten worden, welke nog gevalideerd moeten worden door de interne projectleider en welke uren nog beoordeeld moeten worden door de externe projectleider. Daarnaast is het ook mogelijk automatisch een e-mail te laten versturen op het moment dat alle uren van een project voor een bepaalde week door een externe projectleider gevalideerd zijn. Als er dus meerdere medewerkers op hetzelfde project uren schrijven zal de waarschuwings-e-mail pas verstuurd worden als de laatste uren gevalideerd zijn.
Instellingen
In het systeeminstellingenscherm kan worden aangegeven wie, na validatie door de externe projectleider, een e-mail ontvangt.
Figuur 12 Systeeminstellingen voor waarschuwingsmail externe validatie
alle resources
Als gekozen wordt voor de optie “alle resources” dan krijgen alle medewerkers die als resource aan een of meer projectonderdelen van het project gekoppeld zijn een e-mail als de externe projectleider de uren gevalideerd heeft.
alle projectleiders
Als gekozen wordt voor de optie “alle projectleiders” dan krijgen alle medewerkers die als projectleider aan het project gekoppeld zijn een e-mail als de externe projectleider de uren gevalideerd heeft.
overige e-mailadressen
In het veld “overige e-mailadressen” kunnen een of meer e-mailadressen worden ingevoerd die vervolgens een e-mail ontvangen als een externe projectleider de uren gevalideerd heeft.
Het is mogelijk om meerdere van de bovenstaande opties tegelijkertijd te gebruiken.
E-mail structuur
De inhoud van waarschuwings-e-mail wordt beheerd in het “Urenregistratie > Instellingen > Systeeminstellingen” scherm op de E-MAIL tab.
Figuur 13 Inhoud van de waarschuwings-e-mail n.a.v. validatie door externe projectleider.
Als de afzender van de e-mail een e-mailadres betreft dat niet overeenkomt met de server waarop de WATCH applicatie draait, zijn er nog wat aanvullende acties nodig om er voor te zorgen dat de e-mail niet in de “ongewenste e-mail” folder van de ontvanger beland. Lees hierover meer op www.watch-projectbeheer.nl/documentatie/faq onder het kopje “E-mail vanuit WATCH”.