Externe projectleider als medewerker
Nadat de manager de geregistreerde uren van een complete week heeft gevalideerd, kan ook een externe projectleider nog een controle uitvoeren op de geschreven uren. Hieronder wordt beschreven welke stappen er moeten worden genomen om een externe projectleider deze validatie te laten uitvoeren.
Groep maken
Over het algemeen hoeft een externe projectleider in WATCH niet meer te doen dan het wekelijks controleren van de uren op zijn projecten. Als eerste stap wordt er een groep aangemaakt in WATCH (Urenregistratie > Beheer > Groepen) met een code zoals bijvoorbeeld “EXTERNE_PROJECTLEIDER”. In het veld “filter” kiezen we hier voor de waarde “projectleider filter”. De externe projectleider kan op die manier na inloggen in WATCH alleen uren valideren die geschreven zijn op zijn eigen projecten.
Figuur 1 Groep aanmaken voor validatie door externe projectleider
In het autorisatiescherm “Urenregistratie > Instellingen > Autorisatie groepen” koppelen we vervolgens alleen het externe projectleider validatiescherm (Urenregistratie > Validatie > Valideren externe projectleider) aan deze nieuwe “EXTERNE_PROJECTLEIDER“ groep.
Externe projectleider aanmaken
De volgende stap in het laten valideren van uren door een externe projectleider is om deze persoon aan te maken als medewerker in WATCH met “EXTERNE_PROJECTLEIDER” als groep.
Figuur 2 Externe projectleider aanmaken als medewerker
Externe projectleider koppelen aan projecten
In het projecten beheerscherm “Beheer > Projecten” kan op projectniveau aangegeven worden wie de externe projectleider van het project is.
Figuur 3 Externe projectleider koppelen aan een project
Net als bij de validatie door de interne projectleiders, kan ook bij de validatie van uren door externe projectleiders op projectonderdeelniveau de externe projectleider overschreven worden. Op deze manier kunnen er meerdere externe projectleiders ieder een deel van de uren van een project controleren of valideren.
Valideren van uren
Anders dan bij de validatie door een interne projectleider en een manager, kan de externe projectleider geen wijzigingen aanbrengen in geregistreerde uren. De externe projectleider kan de uren goedkeuren, of hij kan een omschrijving invoeren die beschrijft waarom hij deze uren niet accepteert.
Figuur 4 Valideren externe projectleider
Zowel de uren die door de externe projectleider zijn goedgekeurd als de uren die niet zijn goedgekeurd maar van een opmerking zijn voorzien, zijn ook terug te vinden in het urenregistratiescherm, het projectleider-validatiescherm en het manager-validatiescherm.
Figuur 5 Externe projectleider validatie resultaat in projectleider-validatiescherm
Externe projectleider-validatie in de factuur
Als ook gebruik gemaakt wordt van de facturatie module van WATCH, kan in de urenbijlage van een factuur opgenomen worden wie op welke datum de gefactureerde uren heeft goedgekeurd.
Figuur 6 Externe projectleidervalidatie in de factuurbijlage