What was new in WATCH 5.1?

Algemeen

Automatische projectnummering

Bij het maken van nieuwe projecten genereert WATCH een nieuw projectnummer dat, afhankelijk van de gekozen instelling, als prefix of als suffix voor de projectcode gebruikt kan worden.

Slimmere drop down/suggestie veld

In WATCH gebruiken we voor keuzelijsten die veel waarden kunnen bevatten een speciaal veldtype waarbij gekozen kan worden tussen “drop down” modus waarin alle mogelijke waarden getoond worden en de “suggestie modus” waarbij na het typen van enkele letters een lijst met mogelijke waarden wordt getoond. In WATCH 5.1 kun je na het typen van enkele letters alsnog de “drop down modus” kiezen waarna je alle waarden te zien krijgt die de getypte letters bevatten.

Performance verbeteringen

Ook dit jaar hebben we weer de performance van schermen en databasebevragingen van WATCH bij enkele klanten gemonitord om gericht verbeteringen in de snelheid van de applicatie aan te brengen.

Standaardfilter voor beheerschermen

In de beheerschermen van WATCH werden tot nu toe bij het opstarten alle gegevens getoond onafhankelijk van de status (bijvoorbeeld “in voorbereiding”, “lopend” en “gesloten”). In het systeeminstellingen-scherm kunnen we nu aangeven of we een bepaald beheerscherm standaard bij openen al willen filteren op een bepaalde status.

Nieuwe mobiele versie

De mobiele versie van WATCH is aangepast zodat het werkt met de nieuwste versie van jQuery Mobile. Dat betekent dat er weer meer smartphones ondersteund worden en WATCH dus echt altijd en overal te gebruiken is.

Nieuwe iconen voor de modules

Op de vernieuwde website www.watch-projectbeheer.nl waren de nieuwe iconen voor de verschillende WATCH modules al te zien. In WATCH 5.1 worden deze iconen ook in de applicatie zelf gebruikt.

Wachtwoord eisen

In het systeeminstellingen-scherm kan aangegeven worden aan welke eisen een nieuw wachtwoord moet voldoen. Er kan opgegeven worden wat het minimale aantal karakters van het wachtwoord moet zijn en of er minimaal 1 hoofdletter of minimaal 1 nummer verplicht is. Verder zijn vanaf nu alle karakters toegestaan in een wachtwoord.

“Wachtwoord vergeten” link

Via de systeeminstellingen kan er voor gekozen worden om een “wachtwoord vergeten” link te tonen in het inlogscherm van WATCH. Bij gebruik van de link genereert de applicatie een nieuw wachtwoord en verstuurt deze naar het voor de gebruiker bekende e-mail adres.

Wachtwoord kan verlopen

In het systeeminstellingen-scherm kan de geldigheidsduur van een wachtwoord opgegeven worden. Als deze periode verlopen is, komt de gebruiker na het inloggen in WATCH automatisch in het wachtwoord wijzigen scherm.

Standaard projectonderdeel toevoegen aan bestaande projecten

Met deze nieuwe functionaliteit kan een nieuwe standaard projectonderdeel toegevoegd worden aan alle projecten die met hetzelfde standaardproject zijn aangemaakt.

Kenmerken mee kopiëren bij kopiëren van een project

Als een nieuw project gemaakt wordt door het kopiëren van een bestaand project, kan er voor gekozen worden om ook alle kenmerkwaarden van het project mee te kopiëren.

Urenregistratie

Extra filter in productiviteitsrapportage

In de productiviteitsrapportage is een nieuw filter “alleen projectonderdelen met uren tonen” toegevoegd om zodoende een compacter productiviteitsoverzicht te kunnen genereren.

Lege projectonderdelen verbergen in validatiescherm

In het “validatie totaal” en “validatie projectleider” scherm kan er nu voor gekozen worden om alleen de projectonderdeel-medewerker combinaties te tonen waar in de gekozen week daadwerkelijk uren op geschreven zijn.

Selecteer alles in “validatie op hoofdlijnen” scherm

In het “validatie op hoofdlijnen” scherm kunnen we nu in één keer alle gereed gegeven weken valideren door het bovenste keuzevakje aan te vinken.

“Groeperen per project” ook in mobiele versie

In de mobiele versie van WATCH urenregistratie kijken we nu ook naar de “groeperen per project” instelling, zodat ook voor gebruikers die uren moeten registeren op projecten met veel projectonderdelen de mobiele versie overzichtelijk en goed bruikbaar is.

Timer ook in de mobiele versie

Net als in het reguliere urenregistratiescherm is het nu ook mogelijk om in de mobiele versie de timer te gebruiken om de gewerkte tijd te meten in plaats van deze met de hand in te voeren.

Verberg gebruikte projectonderdelen

Als in het urenregistratiescherm gebruik gemaakt wordt van de optie om projectonderdelen te verbergen en weer naar voren te halen, is er nu ook een knop om in één keer alle niet gebruikte projectonderdelen van de laatste vier weken te verbergen.

Platte export versie van project en medewerker rapportages

De lay-out van de rapportages zoals we die op het scherm zien is vaak niet de meest handige lay-out voor een export naar bijvoorbeeld Excel. Voor het exporteren van gegevens om deze vervolgens nog na te bewerken in een spreadsheet, hebben we nu bij de project- en medewerkerrapportages de mogelijkheid om ook een platte export te maken op verschillende niveaus (projectniveau, projectonderdeelniveau, resourceniveau). Deze platte rapportages bevatten per regel alle nodige informatie en ze bevatten geen dubbelingen in de vorm van subtotalen en totalen.

Uitbreiding loonelementen rapportage

De loonelementen rapportage is bedoeld voor het exporteren van uren ten behoeve van de salarisadministratie. Deze rapportage bevat nu ook informatie over de totaal gewerkte uren, het aantal gewerkte dagen en de contracturen van de betreffende medewerker.

Eén week agenda in het urenregistratiescherm

Als een gebruiker in WATCH toegang heeft tot zowel de Urenregistratie module als de Agenda & planning module, dan is er de mogelijkheid om in het urenregistratiescherm ook de agenda van de betreffende week te tonen. Het urenregistratiescherm vervult op deze manier nog meer dan voorheen een dashboardfunctie.

Nieuw rapport “projectonderdeel kenmerken”

WATCH 5.1 bevat een nieuwe rapportage waarbij gegevens over meerdere projecten heen getoond kunnen worden door te filteren op een bepaald projectonderdeel kenmerk.

Tooltip op gereed en gevalideerd in urenregistratiescherm

Door in het urenregistratiescherm met de muis over de “gereed” en ”gevalideerd” informatie te bewegen, wordt getoond wanneer de week gereed gegeven is en wanneer de week gevalideerd is en door wie.

Validatie informatie in de weekstaat pdf

In het urenregistratiescherm kan een pdf gegeneerd worden van alle geschreven uren. Deze pdf bevat vanaf nu de informatie wie wanneer de week gevalideerd heeft en wanneer de pdf gegenereerd is. Ook is de pdf nu uitgerust met een naam- en handtekeningveld zodat deze na uitprinten geaccordeerd kan worden.

Agenda & planning

Nieuwe sortering van agenda items

Agenda items werden voorheen eerst gesorteerd op type (algemeen item, planning item en afspraken) en daarna pas op aanvangstijd. In de nieuwe versie worden alle agenda items op aanvangstijd gesorteerd, los van het type.

Platte export versie van projectplanning rapportages

De lay-out van de rapportages zoals we die op het scherm zien, is vaak niet de meest handige lay-out voor een export naar bijvoorbeeld Excel. Voor het exporteren van gegevens om deze vervolgens nog na te bewerken in een spreadsheet, hebben we nu bij de project rapportages de mogelijkheid om ook een platte export te maken op verschillende niveaus (projectniveau, projectonderdeelniveau, resourceniveau). Deze platte rapportages bevatten per regel alle nodige informatie en ze bevatten geen dubbelingen in de vorm van subtotalen en totalen.

Planbord project filtering

In het planbord was het altijd al mogelijk om te filteren op een project. Het is nu mogelijk om bij deze filtering andere projecten wel te laten zien, maar in een alternatieve kleur. Op deze manier springt het project waarvan we de planning willen inzien er uit terwijl de overige projectinformatie wel beschikbaar blijft.

Ongeplande medewerkers verbergen

In zowel het planbord als in het planoverzicht is het nu mogelijk om ongeplande medewerkers niet te tonen in het overzicht, om zo een compact overzicht van een projectplanning te krijgen.

Planoverzicht project filtering

Ook in het planoverzicht is het nu mogelijk om te filteren op een project.

15 nieuwe rapportages voor uren kosten, omzet en resultaat

De drie rapportages “Gepland vs. begroot”, “Geplande vs. gemaakt”, “Begroot, gepland en gemaakt” zijn in de nieuwe versie aangepast zoals dat eerder in de urenregistratie module ook is gebeurd. Elk van deze drie rapportages is er nu in 5 uitvoeringen: uren, kosten, omzet, resultaat en totaal. Ook zijn deze rapportages nu allemaal uitgerust met een platte export variant op projectniveau, projectonderdeelniveau en resourceniveau.

Facturering

Inkoopprijzen vastleggen

Bij uren hadden we al de mogelijkheid om de kosten (medewerker kosten keer aantal uren) en de omzet (tarief van projectonderdeel keer aantal uren) vast te leggen. Vanaf nu is het ook mogelijk om bij artikelen en overige kosten, naast de verkoopprijs die we gebruiken in offertes en facturen, de inkoopprijs vast te leggen.

Kenmerken in factuurtekst

In de teksten die we op de factuur weergeven, konden we al via {tags} klant- , contactpersoon-, project-, en factuurinformatie opnemen. Vanaf nu is het ook mogelijk om eigen kenmerken van klant, contactpersoon, project en factuur in deze teksten te gebruiken

Begrote en werkelijke artikelen

Er kon in WATCH al onderscheid gemaakt worden tussen begrote uren en werkelijke uren en begrote overige kosten en werkelijke overige kosten. Vanaf WATCH 5.1 is er voor artikelen ook een begrote en een werkelijke variant. Begrote artikelen worden gebruikt voor het maken van offertes en voor “fixed price” facturen. Werkelijke artikelen worden gebruikt in facturen op basis van nacalculatie.

“Alleen ongefactureerd” filter in artikel en kosten overzicht

In het overzicht met de werkelijke artikelen en de werkelijke overige kosten is het nu mogelijk om te filteren, zodat alleen nog niet gefactureerde zaken in het overzicht te zien zijn.

Rapportgenerator

WATCH 5.1 bevat de bèta versie van een rapportgenerator. In deze rapportgenerator kunnen nieuwe rapportages worden samengesteld uit alle relevante projectkenmerken. Het samenstellen van dergelijke rapportages vergt wat inspanning bij de inrichting waarbij we u graag ondersteunen. Lees online over deze nieuwe functionaliteit. Heeft u behoefte aan een dergelijke rapportage? Neem dan contact met ons op zodat we samen uw wensen in een nieuwe rapportdefinitie kunnen omzetten.

Flexibele factuur export (Bèta)

In WATCH 5.1 is een eerste bèta versie te vinden van functionaliteit voor het exporteren van verkoopfacturen ten behoeven van import in een boekhoudpakket. Er zijn veel boekhoudpakketten op de markt met elk hun eigen wensen ten aanzien van te importeren data. Daarnaast kun je vaak kiezen voor een import op factuurniveau of op factuurregel niveau. Heeft u behoefte aan een specifiek exportformaat in WATCH, zodat u uw verkoopfacturen eenvoudig kunt importeren in uw boekhoudpakket, neem dan contact met ons op. Samen zullen we de nieuwe exportfunctionaliteit van WATCH zo inrichten dat de verkoopfacturen vanuit WATCH snel en zonder fouten de weg naar uw boekhouding zullen vinden.

Opmerking aanpassen vanuit factuuroverzicht

In het factuuroverzicht was het al mogelijk om de bij een factuur ingevulde opmerking in te zien. Vanaf nu is het ook mogelijk om vanuit dit overzicht nieuwe opmerkingen toe te voegen en bestaande opmerkingen te wijzigen.

Grootboek voor factuurregels

Om de exportmogelijkheden van verkoopfacturen vanuit WATCH te vergroten is het nu mogelijk om op factuurregel niveau grootboeknummer informatie vast te leggen.

Offertes

Offerte module geactiveerd.

De WATCH offerte module is vanaf nu beschikbaar voor iedereen met toegang tot de facturatiemodule. Lees hier meer over deze module: http://www.watch-projectbeheer.nl/documentatie/offertes/

Relatiebeheer

“Selecteer alles” in het selectie scherm

Het selecties scherm heeft nu een “selecteert alles” keuzevakje gekregen waarmee eenvoudig alle contactpersonen in het scherm geselecteerd of niet geselecteerd kunnen worden.

Bewerken van bestaande selecties

Het is vanaf nu mogelijk om eerder gemaakt selecties in het selectiescherm te open en vervolgens aan te passen.

{tags} in e-mail onderwerp

Bij het maken van een e-mail template of bij het direct maken van een e-mail, is het mogelijk om de {tags} niet alleen in de e-mail inhoud maar ook in het e-mail onderwerp veld te gebruiken.

E-mail en e-mail template aanpassingen

Bij het maken van een e-mail template of bij het eenmalig versturen van een e-mail vanuit WATCH, is het nu mogelijk om naast het e-mail adres van de afzender ook de naam van de afzender in te voeren. Ook is het vanaf nu mogelijk om in een BCC veld e-mail adressen in te voeren.

Support

Klantgegevens beheren in de frontend

Het support frontend scherm waarin een klant zijn eigen gegevens kan bijhouden, is aangepast van een horizontale weergave naar een weergave met één tab per contactpersoon. Op deze manier zijn de gegevens per contactpersoon duidelijker in te zien en te beheren.

Vragenlijsten maken en gebruiken

In de backend van de support module is het mogelijk om vragenlijsten samen te stellen, deze bij contactpersonen uit te zetten en de beantwoorde vragenlijsten te bekijken en te analyseren. De vragenlijsten kunnen door contactpersonen van uw klanten in de WATCH support frontend worden ingevuld.

Project autorisatie beheerscherm

In het “Project autorisatie” scherm kan aangegeven worden welke klant voor welk project welke rapportages kan inzien. De combinaties die hier in de support backend worden vastgelegd, bepalen wat een klant te zien krijgt als hij in de support frontend inlogt.

Contactpersoon kenmerken in frontend

In de support backend kunnen we bij contactpersoon-kenmerken aangeven of we deze ook in de frontend in de klantgegevens beheerpagina willen gebruiken. De klant kan in dat geval zelf de waarde van een bepaald kenmerk aanpassen.

Laatste nieuws

Informatie noteren zonder uren te schrijven

Met de release van versie 5.3 kunt u voortaan ook in het urenscherm informatie noteren bij een projectonderdeel zonder dat u er uren op schrijft.

Lees meer

Meer platte rapportagemogelijkheden

U kunt voortaan ook zogenaamde platte rapportages maken voor medewerkersrapportages en deze bovendien in WATCH zelf openen.

Lees meer

Nieuwe website en whitepaper bieden hulp bij het kiezen

Er zijn tegenwoordig heel veel systemen en tools voor urenregistratie op de markt. De geboden functionaliteit en de kwaliteit daarvan verschillen nogal.

Lees meer

Horeca-adviesbureau werd verrast met bijzondere wijnen

Enige tijd geleden won het horeca-adviesbureau Van Spronsen & Partners een wijnproeverij. Deze prijs ontvingen zij omdat zij mee hadden gedaan aan het klanttevredenheidsonderzoek onder WATCH-gebruikers.

Lees meer