Complete Project Lifecycle

Stap 1: Klant aanmaken

Module: Relatiebeheer Scherm: Relatiebeheer > Beheer > Relaties

1. Maak een nieuwe relatie aan met relatiecode (bijv. ACME) en relatienaam
2. Voeg minimaal één contactpersoon toe met achternaam, voornaam en e-mailadres
3. Ken een relatiesoort toe (bijv. "Klant")

Tip: Als de klant al bestaat, hoeft dit niet opnieuw. WATCH deelt klantgegevens over alle modules.

Stap 2: Project inrichten

Module: Urenregistratie Scherm: Urenregistratie > Beheer > Projecten

1. Maak een nieuw project aan:

   • Projectcode: bijv. ACME_WEBSITE_2026
   • Projectnaam: beschrijvende naam
   • Klant: selecteer de klant uit stap 1
   • Status: "Lopend"

2. Maak projectonderdelen aan per activiteit:

   • ANALYSE — Uurtarief: €130
   • ONTWERP — Uurtarief: €120
   • BOUW — Uurtarief: €110
   • TEST — Uurtarief: €100

3. Vul begrote uren in per onderdeel (optioneel, maar aanbevolen):

   • ANALYSE: 40 uur
   • ONTWERP: 60 uur
   • BOUW: 120 uur
   • TEST: 30 uur

4. Koppel resources (medewerkers) aan de onderdelen

Tip: Gebruik Projecten++ (Urenregistratie > Beheer > Projecten++) om het hele project in één scherm in te richten.

Stap 3: Offerte opstellen

Module: Offertes Scherm: Offertes > Genereren

1. Selecteer het project en de klant
2. Kies "inclusief BTW" of "exclusief BTW"
3. Selecteer welke kostensoorten in de offerte komen (uren, artikelen, overige kosten)
4. Genereer de offerte — WATCH berekent het totaalbedrag op basis van begrote uren × uurtarief
5. Bewerk de inleidingstekst en afsluiting in het detailscherm
6. Genereer de PDF en verstuur per e-mail

Offertebedrag nacalculatie: Het bedrag is een richtprijs. Vermeld in de inleidingstekst dat facturering op basis van werkelijk bestede uren plaatsvindt.

Stap 4: Offerte geaccepteerd

Module: Offertes Scherm: Offertes > Overzicht > Offerte details

1. Open de offerte in het overzicht
2. Zet de status op "Geaccepteerd"
3. Er kan slechts één offerte per project geaccepteerd zijn — deze wordt gebruikt in rapportages

Let op: Na acceptatie zijn de offerteregels losgekoppeld van de projectdata. Wijzigingen aan het project (begrote uren, tarieven) werken niet door in de bestaande offerte.

Stap 5: Planning maken

Module: Agenda & Planning Scherm: Agenda & Planning > Invoer planning

1. Maak planning-items aan voor de komende periode
2. Selecteer per item: medewerker, project, projectonderdeel, datum, aantal uren
3. Gebruik het planbord medewerkers voor een visueel overzicht
4. Controleer beschikbaarheid via het planoverzicht

Tip: Planning-items kunnen later worden overgenomen als urenregistratie (zie stap 6).

Stap 6: Uren schrijven

Module: Urenregistratie Scherm: Urenregistratie > Uren

1. Medewerkers openen het urenregistratiescherm
2. Ze selecteren het project en projectonderdeel
3. Ze vullen het aantal uren in per dag
4. Optioneel: omschrijving, kenmerken, loonelementen

Alternatief: Uren overnemen uit planning — als er planning-items bestaan, kunnen deze worden overgenomen als urenregels.

Stap 7: Uren valideren

Module: Urenregistratie Scherm: Urenregistratie > Validatie

Het validatieproces kent maximaal 5 stappen (configureerbaar per organisatie):

1. Medewerker markeert week als "gereed" (uren staan open, maar medewerker geeft aan klaar te zijn)
2. Projectleider valideert de uren op zijn/haar projecten (uren worden vergrendeld voor medewerker)
3. Manager/administratie valideert alle uren van een medewerker per week
4. Externe projectleider (optioneel) keurt uren goed via het klantenportaal
5. Financiële administratie zet uren op status "verwerkt" (definitief vergrendeld)

Tip: Niet elke organisatie gebruikt alle 5 stappen. Een kleine organisatie kan direct van stap 1 naar stap 5 gaan.

Stap 8: Factuur genereren

Module: Facturering Scherm: Facturering > Facturen > Stap voor stap

1. Selecteer het project
2. Kies de facturatieperiode (bijv. afgelopen maand)
3. Selecteer facturatiebasis: werkelijke uren (nacalculatie)
4. Kies welke kostensoorten meenemen (uren, artikelen, overige kosten)
5. Genereer de factuur
6. Controleer en bewerk factuurregels indien nodig

Alternatief: Bij veel projecten per maand, gebruik Facturering > Facturen > Batch genereren.

Stap 9: Factuur versturen

Module: Facturering Scherm: Facturering > E-mail

1. Selecteer de factuur(en) die verstuurd moeten worden
2. Kies een e-mailtemplate met de juiste {tags}
3. Genereer de factuur-PDF als bijlage
4. Verstuur per e-mail naar de contactpersoon

Stap 10: Betaling registreren

Module: Facturering Scherm: Facturering > Beheer > Facturen

1. Open de factuur
2. Registreer de betaaldatum en het betaalde bedrag
3. Bij niet-betaling: genereer een herinnering of aanmaning

Stap 11: Project afsluiten

Module: Urenregistratie Scherm: Urenregistratie > Beheer > Projecten

1. Controleer of alle uren zijn geschreven en gefactureerd
2. Zet de projectstatus op "Gesloten"
3. Gesloten projecten zijn niet meer zichtbaar in urenregistratie en planning (tenzij gefilterd)