cross module documentatie
Rapportage-strategieën per Rol
Samenvatting
WATCH biedt tientallen rapportages. Dit artikel helpt per rol te bepalen welke rapportages relevant zijn, hoe vaak ze te raadplegen, en met welke filters.
Projectleider
Doel: Voortgang per project bewaken, budget controleren, team aansturen.
| Rapportage (menupad) | Frequentie | Filter | Wat het toont |
|---|---|---|---|
| Project dossier > Dashboard > Projectleider | Dagelijks | Projectleiderfilter | Waarschuwingen budget, deadlines, planning |
| Facturering > Rapportages > Projectvoortgang overzicht | Per project | Specifiek project | Begrote en gemaakte uren per fase en werksoort |
| Agenda & Planning > Rapportages > Gepland vs gemaakt > Geplande versus gemaakte uren | Wekelijks | Eigen projecten | Geplande uren vs. werkelijke uren |
| Agenda & Planning > Rapportages > Begroot, gepland en gemaakt > Begroot, gepland en gemaakt totaal | Maandelijks | Project | Alle drie dimensies + kosten/omzet/resultaat |
| Facturering > Rapportages > Ongefactureerde uren | Maandelijks | Project | Uren nog te factureren |
Wekelijkse routine:
- Dashboard scannen op rode/oranje signalen
- Per probleemproject: Projectvoortgang overzicht openen
- Geplande versus gemaakte uren: liggen medewerkers op koers?
Manager / Afdelingshoofd
Doel: Team productiviteit, validatie, capaciteit.
| Rapportage (menupad) | Frequentie | Filter | Wat het toont |
|---|---|---|---|
| Urenregistratie > Validatie > Ingeleverde weken overzicht | Wekelijks | Groep/afdeling | Wie heeft uren nog niet gereed gemeld |
| Urenregistratie > Validatie > Gevalideerde weken overzicht manager | Wekelijks | Groep/afdeling | Welke weken nog niet gevalideerd |
| Agenda & Planning > Agenda > Planoverzicht | Wekelijks | Medewerkers | Geplande uren per medewerker in de komende weken |
| Urenregistratie > Rapportages vervolg > Beschikbaarheid | Maandelijks | Team | Beschikbare uren naast de begrote inzet, verdeeld over de looptijd |
| Urenregistratie > Rapportages > Productiviteit | Maandelijks | Medewerker | Geschreven uren per projectonderdeel en hun aandeel, per medewerker |
Wekelijkse routine:
- Ingeleverde weken controleren → herinneringsmail sturen
- Valideren van gereed gemelde weken
- Planoverzicht: wie heeft ruimte, wie is overbezet?
Financieel medewerker / Administratie
Doel: Facturering, kosten/omzet, export naar boekhouding.
| Rapportage (menupad) | Frequentie | Filter | Wat het toont |
|---|---|---|---|
| Facturering > Rapportages > Ongefactureerde uren | Maandelijks | Alle projecten | Uren die nog niet gefactureerd zijn |
| Facturering > Rapportages > Gefactureerde uren | Maandelijks | Project | Welke uren op welke factuur staan |
| Facturering > Rapportages > Projecten € | Maandelijks | Lopende projecten | Begrote vs. werkelijke kosten + verschil |
| Facturering > Rapportages > Gefactureerd per maand | Maandelijks | Jaar | Gefactureerde bedragen per maand, per jaar |
| Facturering > Facturen > Facturen overzicht | Wekelijks | Status/periode | Alle facturen; filter op betaald voor openstaande |
Maandelijkse routine:
- Ongefactureerde uren controleren → facturen genereren
- Status verwerkt zetten voor gefactureerde perioden
- Openstaande facturen (Facturen overzicht, filter betaald) → herinneringen/aanmaningen via Facturering > Facturen > Batch genereren herinneringen
- Export naar boekhoudsoftware
Directie / Management
Doel: Strategisch overzicht, winstgevendheid, trends.
| Rapportage (menupad) | Frequentie | Filter | Wat het toont |
|---|---|---|---|
| Project dossier > Dashboard > Manager | Dagelijks | Ongefilterd | Totaaloverzicht alle projecten |
| Facturering > Beheer extra > Rapportgenerator | Maandelijks | Custom | Op maat samengestelde projectoverzichten |
| Agenda & Planning > Rapportages > Begroot, gepland en gemaakt > Begroot, gepland en gemaakt totaal | Kwartaal | Alle projecten | Uren, kosten, omzet en resultaat |
| Urenregistratie > Rapportages vervolg > Forecasting per maand | Maandelijks | Alle medewerkers | Beschikbare vs. benodigde capaciteit |
Tips
- Filters opslaan: Gebruik views om veelgebruikte filtercombinaties op te slaan
- Excel-export: De meeste rapportages kunnen naar Excel worden geëxporteerd voor verdere analyse
- Rapportgenerator: Voor custom rapportages die niet standaard beschikbaar zijn, gebruik Facturering > Beheer extra > Rapportgenerator