Inrichtingsscenario's per Organisatietype

---

Samenvatting

WATCH is een modulair systeem dat voor zeer uiteenlopende organisaties kan worden ingericht. Dit artikel beschrijft concrete inrichtingsprofielen voor vier typische organisatietypen, met per profiel: welke modules, welke groepen, welke projectstructuur en welke instellingen.

---

Vóór je begint: de 10 inrichtingsvragen

WATCH biedt inrichtingsondersteuning aan waarbij de volgende 10 vragen worden doorgenomen. Beantwoord deze vragen vóór je WATCH gaat inrichten — een goede voorbereiding voorkomt dat je later inrichtingsbeslissingen moet terugdraaien.

1. Welke gebruikersgroepen zijn er binnen de organisatie? → bepaalt groepen-structuur
2. Welke schermen moet elke groep kunnen benaderen? → autorisatie-inrichting
3. Moeten projectleiders en managers alleen hun eigen projecten en medewerkers zien? → projectleiderfilter en managerfilter
4. Wat is de optimale projectstructuur voor deze organisatie? → onderdelen, standaardprojecten
5. Kunnen standaardprojecten worden gebruikt voor snelle projectaanmaak? → sjablonen definiëren
6. Hoe worden ziekte, verlof en intern werk geregistreerd? → intern project inrichten
7. Welke eigen kenmerken (vrije velden) zijn gewenst? → op klanten, projecten, onderdelen, medewerkers, uren
8. Hoe worden kenmerken gebruikt in rapportages? → filters en extra informatiekolommen
9. Welke systeeminstellingen passen bij de werkwijze? → validatie, budgetbescherming, etc.
10. Hoe moet de facturering worden ingericht? → lay-out, huisstijl, facturatiemodel

---

Scenario 1: ZZP'er / Eenmanszaak

Profiel

• 1 gebruiker
• Focus op urenregistratie en facturering
• Eenvoudige projectstructuur

Modules

• Urenregistratie (basis)
• Facturering (optioneel)

Groepen

Alleen de standaardgroep BEHEERDER (de ZZP'er is zelf beheerder).

Projectstructuur

Twee soorten projecten:

Intern project (voor niet-declarabele uren):

• Projectcode: INTERN
• Onderdelen: ADMINISTRATIE, ACQUISITIE, OPLEIDING, VRIJ
• Geen uurtarief, geen facturering
• Status: altijd lopend

Klantprojecten (voor declarabele uren):

• Projectcode: bijv. ACME_WEBSITE
• Onderdelen: per activiteit of fase
• Uurtarief op elk onderdeel
• Bij afronding: status "Gesloten"

Instellingen

• Validatie: uit (geen validatiestappen nodig)
• Budgetbescherming: aan (als waarschuwing, niet blokkerend)
• Kenmerken: minimaal (eventueel "declarabel ja/nee")
• Loonelementen: standaard (aanwezig/vakantie)

Facturering

• Nacalculatie: maandelijks factureren op werkelijke uren
• Stap-voor-stap methode (weinig facturen per maand)

---

Scenario 2: MKB Dienstverlenend (5-25 medewerkers)

Profiel

• 5-25 medewerkers
• Meerdere projectleiders
• Behoefte aan urenvalidatie en projectbewaking
• Klanten die facturen ontvangen

Modules

• Urenregistratie
• Agenda & Planning
• Offertes
• Facturering
• Relatiebeheer

Groepen

Groep	Gebruikers	Rechten
BEHEERDER	1-2 personen	Volledige toegang, systeeminstellingen
PROJECTLEIDER	Projectleiders	Validatie, beheer eigen projecten, rapportages
MEDEWERKER	Alle overige	Eigen uren schrijven, eigen planning bekijken

Projectstructuur

• Project per opdracht of klant
• Onderdelen per fase of activiteittype
• Uurtarief op onderdeelniveau (eventueel gedifferentieerd per senioriteit)
• Standaardproject aanmaken voor veelvoorkomende projecttypes
• Resources koppelen per onderdeel

Voorbeeld IT-bureau:

Project: ACME_IMPLEMENTATIE
├── ANALYSE          (tarief: €130, begroot: 40u)
├── ONTWERP          (tarief: €120, begroot: 60u)
├── ONTWIKKELING     (tarief: €110, begroot: 120u)
├── TEST             (tarief: €100, begroot: 30u)
└── PROJECTMANAGEMENT (tarief: €140, begroot: 20u)

Instellingen

• Validatie: medewerker gereed → projectleider valideert → status verwerkt (3 stappen)
• Budgetbescherming: aan als waarschuwing
• Projectleiderfilter: aan (projectleiders zien alleen eigen projecten)
• Kenmerken: per branche (zie H4 — Projectstructuur-patronen)
• Loonelementen: aanwezig, overuren, ziekte, vakantie, bijzonder verlof

Facturering

• Mix van nacalculatie en fixed price per project
• Batch facturering aan einde van de maand
• E-mail verzending via templates

Planning

• Wekelijkse planning door projectleiders
• Planbord medewerkers voor dagplanning
• Planoverzicht voor beschikbaarheidscontrole

---

Scenario 3: Grote Organisatie (25+ medewerkers)

Profiel

• 25+ medewerkers, meerdere afdelingen
• Meerdere managementlagen
• Behoefte aan gedetailleerde autorisatie en rapportage
• Mogelijk meerdere vestigingen

Modules

• Alle modules inclusief Klantenportaal en WATCH Log

Groepen

Groep	Gebruikers	Rechten
BEHEERDER	IT/admin	Volledige toegang
DIRECTIE	Management	Dashboard, alle rapportages, geen bewerking
MANAGER_AFDELING_A	Afdelingsmanagers	Managerfilter: eigen afdeling
MANAGER_AFDELING_B	Afdelingsmanagers	Managerfilter: eigen afdeling
PROJECTLEIDER	Alle PL's	Projectleiderfilter: eigen projecten
MEDEWERKER	Alle overige	Alleen eigen uren en planning

Twee bedrijven in één systeem? Als de organisatie twee juridische entiteiten heeft, overweeg aparte WATCH-installaties of gebruik het FAQ-scenario "twee bedrijven" met gescheiden groepen en projectcodes.

Projectstructuur

• Projectcodeconventie: AFDELING_KLANT_JAAR_NR (bijv. ITA_ACME_2026_001)
• Standaardprojecten per afdeling
• Kenmerken voor rapportage-aggregatie (afdeling, regio, projecttype)
• Disciplines voor capaciteitsplanning

Instellingen

• Validatie: volledige 5-stappen keten inclusief managervalidatie
• Externe validatie: aan (klanten keuren uren goed via klantenportaal)
• Budgetbescherming: aan, blokkerend bij fixed price projecten
• Managerfilter: aan (managers zien alleen eigen afdeling)
• Projectleiderfilter: aan
• WATCH Log: inzien-log en wijzigingen-log actief (compliance)
• 2FA: aanbevolen voor beheerders en managers

Facturering

• Batch facturering per afdeling/maand
• Debiteurenbeheer met herinneringen en aanmaningen
• Export naar boekhoudsoftware (Exact, Snelstart, Multivers)
• Rapportgenerator voor maandrapportages

Planning

• Disciplines inrichten per competentie
• Planbord medewerkers en planbord projecten beide in gebruik
• Beschikbaarheidsrapportage voor capaciteitsplanning
• Planning als internetagenda (ICS) exporteren

---

Scenario 4: Non-profit / Zorgsector

Profiel

• Focus op verantwoording (subsidies, zorgfinanciering)
• Projecten per cliënt, patiënt of subsidieprogramma
• Strenge privacyeisen (AVG)
• Urenregistratie als primaire module

Modules

• Urenregistratie
• WATCH Log (verplicht voor AVG-compliance)
• Agenda & Planning (optioneel)
• Klantenportaal (optioneel, voor cliëntcommunicatie)

Groepen

Groep	Gebruikers	Rechten
BEHEERDER	Administratie	Volledige toegang
COORDINATOR	Teamleiders	Validatie, rapportages eigen team
MEDEWERKER	Zorgverleners	Eigen uren per cliënt

Projectstructuur

• Project per cliënt/patiënt of per subsidieprogramma
• Onderdelen per type zorg of activiteit
• Geen uurtarief (of symbolisch tarief voor kostenberekening)

Voorbeeld zorgsector:

Project: CLIENT_JANSEN
├── BEGELEIDING       (begroot: 200u/jaar)
├── VERZORGING        (begroot: 100u/jaar)
├── ADMINISTRATIE     (begroot: 20u/jaar)
└── OVERLEG           (begroot: 30u/jaar)

Voorbeeld subsidieprogramma:

Project: SUBSIDIE_ESF_2026
├── DIRECTE_ACTIVITEITEN   (begroot: 5000u)
├── PROJECTMANAGEMENT      (begroot: 500u)
├── COMMUNICATIE            (begroot: 200u)
└── EVALUATIE              (begroot: 100u)

Instellingen

• Validatie: medewerker gereed → coördinator valideert → verwerkt
• WATCH Log:
• Inzien-log: verplicht aan (AVG: wie heeft welke persoonsgegevens bekeken)
• Wijzigingen-log: aan (audittrail)
• Logniveau: hoog
• Budgetbescherming: aan als waarschuwing (subsidieplafonds)
• Kenmerken: type zorg, locatie, financieringsstroom
• Loonelementen: aanwezig, ziekte, vakantie (voor verantwoording)
• Wachtwoordbeleid: streng (AVG)
• 2FA: aanbevolen

Rapportage

• Urenverantwoording per subsidie/programma
• Exporteren naar Excel voor subsidieverstrekker
• Kenmerken gebruiken om uren te categoriseren per financieringsstroom

---

Vergelijking per scenario

Aspect	ZZP	MKB	Groot	Non-profit
Modules	1-2	4-5	Alle	2-4
Groepen	1	3	5+	3
Validatiestappen	0	3	5	3
Budgetbescherming	Waarschuwing	Waarschuwing	Blokkerend (FP)	Waarschuwing
Planning	Nee	Ja	Uitgebreid	Optioneel
Klantenportaal	Nee	Optioneel	Ja	Optioneel
WATCH Log	Nee	Optioneel	Ja	Verplicht
Facturering	Simpel	Mix	Batch + export	Beperkt/Nee

---

Implementatievolgorde

Voor elk scenario geldt dezelfde aanbevolen volgorde:

1. Week 1: Basisinrichting — groepen, medewerkers, systeeminstellingen
2. Week 2: Projectstructuur — standaardprojecten, eerste klanten en projecten
3. Week 3: Urenregistratie — medewerkers schrijven eerste uren, validatie testen
4. Week 4: Uitbreiding — planning, offertes, facturering (indien van toepassing)
5. Week 5+: Optimalisatie — kenmerken, rapportages, e-mail, klantenportaal

Tip: Begin altijd met de urenregistratie. Dit is de kern van WATCH en vormt de basis voor alle andere modules.

---

Gerelateerde documentatie

• Fixed price vs. nacalculatie — keuzegids
• Projectstructuur-patronen per branche — concrete voorbeelden
• Autorisatie-overzicht
• Beginnen met urenregistratie
• FAQ: Twee bedrijven in één systeem
• Klaar voor de AVG