cross module documentatie
Brondata-ontkoppeling — Concept
Samenvatting
Een fundamenteel ontwerpprincipe in WATCH: offerteregels en factuurregels zijn na generatie onafhankelijk van de brondata. Dit artikel legt uit waarom, wat de consequenties zijn, en hoe je hiermee omgaat.
Wat is brondata-ontkoppeling?
Wanneer je in WATCH een offerte of factuur genereert, kopieert het systeem de projectgegevens (uren, tarieven, artikelen, kosten) naar offerteregels of factuurregels. Na deze kopie bestaat er geen directe relatie meer tussen de brondata en de gegenereerde regels.
Brondata (project) Gegenereerd document
───────────────── ─────────────────────
Begrote uren: 100 ──→ Offerteregel: 100 uur × €120 = €12.000
Uurtarief: €120 (losgekoppeld na generatie)Consequenties:
- Wijzigingen aan begrote uren/tarieven werken niet door in bestaande offertes
- Wijzigingen aan factuurregels werken niet terug naar het project
- Er kan een verschil ontstaan tussen brondata en document
Waarom werkt het zo?
- Documentintegriteit — Een offerte is een juridisch document. Het bedrag mag niet wijzigen nadat het naar de klant is verstuurd.
- Audittrail — Facturen moeten exact overeenkomen met wat gefactureerd is, ongeacht latere projectwijzigingen.
- Flexibiliteit — Je kunt factuurregels handmatig aanpassen (korting, extra regel) zonder de brondata te vervuilen.
Waar geldt dit principe?
| Document | Brondata | Ontkoppelmoment |
|---|---|---|
| Offerte | Begrote uren × uurtarief + artikelen + kosten | Klik op "Maak offerte" |
| Factuur | Werkelijke/begrote uren × uurtarief + artikelen + kosten | Klik op "Genereer factuur" |
| Herinnering | Originele factuur | Klik op "Genereer herinnering" |
| Aanmaning | Originele factuur | Klik op "Genereer aanmaning" |
Hoe ga je om met wijzigingen?
Rekent WATCH bedragen opnieuw uit als uren of tarieven wijzigen?
Dat hangt af van waar de wijziging plaatsvindt.
- Wijziging in het project (uurtarief, geschreven uren, begroting): bestaande offerteregels en factuurregels worden niet opnieuw berekend. Zij bevatten een kopie van de gegevens op het moment van genereren. Alleen een nieuw gegenereerde offerte of factuur gebruikt de nieuwe gegevens;
- Wijziging in de factuurregel zelf: worden in het Factuur detailscherm op het tabblad Factuurregels de uren of het tarief van een regel aangepast, dan rekent WATCH het bedrag van die regel direct opnieuw uit (uren × tarief). Dat geldt voor urenregels, artikelregels en projectkostenregels. Het bedragveld zelf is niet direct te wijzigen.
Een aangepaste factuurregel verandert de brondata niet. De urenbijlage en artikelbijlage blijven daarom de oorspronkelijke gegevens tonen (zie “Belangrijk: bijlagen halen wél uit brondata”).
Scenario 1: Uurtarief wijzigt na offerte
Probleem: Je hebt een offerte verstuurd met €120/uur, maar het tarief moet €130 worden.
Oplossing:
- Alleen deze offerte aanpassen? Wijzig het tarief per offerteregel in Offertes > Offertes > Offerte details, tab “offerte regels”, en klik op opslaan; het bedrag van de regel wordt opnieuw berekend. Het project zelf verandert daar niet door.
- Moet het nieuwe tarief ook voor het project gelden (volgende offertes en facturen)? Pas het dan aan bij de bron (Beheer > Projectonderdelen) en genereer een nieuwe offerte — de oude offerte behoudt het oude tarief
- Meerdere offertes per project kunnen de status "geaccepteerd" hebben; rapportages tellen de geaccepteerde offertes van het project bij elkaar op — zet de oude offerte dus op "nee" als de nieuwe haar vervangt
Tip uit de helpfunctie: "Als er te offreren zaken ontbreken of als hier fouten in zitten, is het beter om deze aanpassingen direct bij de bron aan te passen." Dus correcties altijd eerst in projectonderdelen, artikelen en kosten — dán opnieuw genereren.
Scenario 2: Begroting wijzigt na offerte
Probleem: De scope is uitgebreid, begroting gaat van 100 naar 150 uur.
Oplossing:
- Pas begrote uren aan in het project
- Genereer een nieuwe offerte of pas de bestaande offerteregels handmatig aan in het Offerte detailscherm
Scenario 3: Fout in factuur
Probleem: Er staat een verkeerd bedrag op de factuur.
Oplossing A: Pas de factuurregel handmatig aan in het Factuur detailscherm (als de factuur nog niet verstuurd is).
Het bedrag van de aangepaste regel wordt daarbij opnieuw uitgerekend; zie “Rekent WATCH bedragen opnieuw uit als uren of tarieven wijzigen?” hierboven.
Oplossing B: Maak een creditfactuur. Gebruik de optie "Ontkoppel uren, artikelen en kosten" om alles weer ongefactureerd te maken. Genereer vervolgens een nieuwe factuur.
Belangrijk: bijlagen halen wél uit brondata
Let op: Factuur-bijlagen (urenbijlage, artikelbijlage) halen hun gegevens niet uit de factuur zelf maar uit de originele gegevens die gebruikt zijn voor het genereren van de factuur. Als je een factuurregel aanpast maar de brondata niet wijzigt, komen de uren en artikelen in de bijlagen niet meer overeen met de factuurregels. WATCH geeft een waarschuwing als je een PDF genereert van een gewijzigde factuur inclusief bijlagen.
Gerelateerde documentatie
- Offertes structuur — brondata-ontkoppeling bij offertes
- Facturering structuur — brondata-ontkoppeling bij facturen
- Fixed price vs. nacalculatie — impact op facturatiemodel