Medewerkerbeschikbaarheid en bezettingsgraad

De beschikbaarheid van medewerkers en daarmee dus ook de bezettingsgraad is belangrijke informatie om leegloop binnen een organisatie te voorkomen. Met leegloop bedoelen we hier dat medewerkers geen opdrachten hebben om uit te voeren. Ook is deze informatie noodzakelijk bij het definiëren en inplannen van nieuwe projecten.

Agenda en planning module

In de WATCH Agenda en Planning module geeft het planoverzicht (Agenda & Planning > Agenda > Planoverzicht) op weekniveau weer welk aantal uren, en welk percentage van de contracturen, een medewerker per week is ingepland. Bij het plannen van nieuwe projecten wordt zo eenvoudig duidelijk welke medewerkers nog beschikbaar zijn en welke medewerkers al volgepland zitten op lopende projecten.

planoverzicht
Figuur 1 Planoverzicht in de WATCH Agenda en planning module

Urenregistratie module

Als een organisatie geen gebruik maakt van de detailplanning van de WATCH Agenda en Planning module, maar wel inzicht wil in de bezettingsgraad en leegloop van medewerkers,is het mogelijk om middels de “beschikbaarheid” rapportage (Urenregistratie > Rapportages vervolg > Beschikbaarheid) een vergelijkbaar overzicht te maken als het planoverzicht.   

Voorwaarden

De rapportage “Beschikbaarheid” kan het aantal uren per week dat een medewerker werkt aan projecten berekenen op basis van de begrote uren van een resource gecombineerd met de begin- en einddatum van het bijbehorende projectonderdeel.

De rapportage gaat uit van een gelijke verdeling van de begrote uren op resourceniveau over de looptijd van het bijbehorende projectonderdeel.

Voorbeeld
Een medewerker heeft 100 uren begroot gekregen voor een projectonderdeel dat begint op 01-07-2016 en dat eindigt op 31-08-2016. Het aantal dagen in deze periode bedraagt in totaal 62. Uitgaande van een gelijke verdeling over de tijd komt dat neer op een aantal van 100/62 = 1,613 uur per dag.

Van de 62 dagen van het projectonderdeel vallen er 3 in week 26. Dus we weten dat voor dit projectonderdeel in week 26 de medewerker 3 x 1,613 = 4,83 uur bezig is. Voor week 27 tot en met 34 is de medewerker 7 x 1,163 = 11,29 uur per week met dit projectonderdeel bezig. Voor week 35 resteert er nog 3 x 1,613 = 4,83 uur.

Deze berekening voeren we uit voor alle projectonderdelen met een begin en einddatum waar de medewerker middels een resource, met begrote uren, aan gekoppeld is. Al deze gegevens samen geven inzicht in de totaal al begrote uren per week voor de medewerker.

De beschikbaarheidsrapportage is wat betreft structuur identiek aan het planoverzicht in de Agenda en Planning module, maar de gegevens zijn dus op een andere manier verkregen. Door met de muis over het over aantal uren in het overzicht te gaan wordt getoond hoe dit totaal aantal uren voor de betreffende week is opgebouwd.

beschikbaarheidsoverzicht
Figuur 2 Beschikbaarheidsrapportage met detailinformatie over de onderliggende projectonderdelen.

Kleurgebruik

Door middel van kleur is in het planoverzicht en het beschikbaarheidsoverzicht te zien welk deel van de contracturen al gepland of begroot is. Deze kleurstelling is middels de systeeminstellingen van de applicatie desgewenst nog aan te passen.

kleurinstellingen planoverzicht en beschikbaarheid
Figuur 3 Instellingen voor kleurgebruik in het planningsoverzicht en de beschikbaarheidsrapportage.

Laatste nieuws

HTML voor inleidende en afsluitende tekst

Voor de inleidende tekst en de afsluitende zin van de factuur kunt u vanaf versie 5.3 gebruik maken van een online HTML-editor.

Lees meer

Nieuwe vormgeving in de planningsmodule

De planningsmodule heeft een aanzienlijke opfrisbeurt gekregen. Zowel de maandkalender als het planbord zijn aangepakt.

Lees meer

Validatie per maand

Naast het per week gereed stellen en valideren van geschreven uren kan dit vanaf versie 5.3 ook per maand.

Lees meer

Informatie noteren zonder uren te schrijven

Met de release van versie 5.3 kunt u voortaan ook in het urenscherm informatie noteren bij een projectonderdeel zonder dat u er uren op schrijft.

Lees meer