complexe projecten documentatie
Complexe projecten beheren met standaardprojecten en kenmerken
Introductie
Sommige organisaties werken met projecten die een groot aantal projectonderdelen hebben. Denk aan een landschapsarchitectenbureau waar elk project meerdere ontwerpfasen doorloopt, met verschillende soorten medewerkers en werksoorten. Een project kan dan al snel 80 of meer projectonderdelen bevatten.
WATCH biedt hiervoor een krachtige combinatie van standaardprojecten en projectonderdeel-kenmerken. Met standaardprojecten legt u de structuur eenmalig vast. Met kenmerken kunt u de vele projectonderdelen groeperen, filteren en in bulk bewerken.
In dit document leggen we uit hoe u dit opzet en gebruikt, aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk.
Work Breakdown Structure (WBS)
De aanpak in WATCH sluit aan bij het concept van een Work Breakdown Structure (WBS). Een WBS is een hiërarchische opsplitsing van al het werk dat binnen een project moet worden uitgevoerd. Het doel is om het totale project op te delen in beheersbare deliverables — concrete, afgebakende werkpakketten.
In WATCH vertaalt dit zich als volgt:
- Het standaardproject bevat de volledige WBS: alle mogelijke deliverables die binnen dit type project kunnen voorkomen.
- De projectonderdeel-kenmerken vormen de dimensies van de WBS (fasen, medewerkertypen, werksoorten).
- Bij het aanmaken van een concreet project krijgt u de volledige WBS als startpunt. Vervolgens selecteert u de relevante deliverables door niet-van-toepassing-zijnde onderdelen te verwijderen via de groepeer-functie.
Het standaardproject is dus geen star sjabloon, maar een maximale WBS waaruit u per project de juiste scope selecteert.
Het voorbeeld: een landschapsarchitectenbureau
Een landschapsarchitect werkt typisch met:
- 7 projectfasen (stappen): inventarisatie, modellenstudie, schetsontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, voorbereiding, uitvoering
- 4 soorten medewerkers: projectleider, landschapsarchitect, ontwerper, junior ontwerper
- 3 werksoorten: bureauwerk, projectgroep-uren (overleg), reisuren
Elke combinatie van fase, medewerkersoort en werksoort vormt een apart projectonderdeel — een deliverable in WBS-termen — met een eigen uurtarief en urenbegroting. Dat levert 7 × 4 × 3 = 84 projectonderdelen per project op.
Stap 1: Kenmerken aanmaken
Voordat u het standaardproject opzet, maakt u de kenmerken aan waarmee u de projectonderdelen later kunt groeperen. Ga naar Urenregistratie > Beheer extra > Kenmerken en maak kenmerken aan voor de entiteit "projectonderdeel" van het type "domein".
In ons voorbeeld zijn dat:
| Kenmerk | Domeinwaarden |
|---|---|
| stap | Stap 1: inventarisatie, Stap 2: modellenstudie, Stap 3: schetsontwerp, Stap 4: voorlopig ontwerp, Stap 5: definitief ontwerp, Stap 6: voorbereiding, Stap 7: uitvoering |
| soort medewerker | projectleider, landschapsarchitect, ontwerper, junior ontwerper |
| werksoort | Bureauwerk, Projectgroep-uren, Reistijd |
| tarief | projectleider regulier, landschapsarchitect regulier, ontwerper regulier, junior ontwerper regulier, projectleider reistijd, landschapsarchitect reistijd, ontwerper reistijd, junior ontwerper reistijd |
Stap 2: Het standaardproject opzetten
Ga naar Urenregistratie > Standaardproject > Standaard projecten en maak een nieuw standaardproject aan, bijvoorbeeld met de code STANDAARD-2025.
Ga vervolgens naar Urenregistratie > Standaardproject > Standaard projectonderdelen en maak voor elke combinatie een projectonderdeel aan. Elk onderdeel krijgt:
- Een code die de dimensies bevat, bijvoorbeeld
1_INVENTARISATIE_BUREAU-UREN-J-OW - Een leesbare naam, bijvoorbeeld "Inventarisatie: bureau-uren junior ontwerper"
- Het bijbehorende uurtarief
Kenmerken toewijzen
Op de tab Kenmerk van elk standaard projectonderdeel wijst u de juiste kenmerkwaarden toe. Voor het onderdeel 1_INVENTARISATIE_BUREAU-UREN-J-OW zijn dat:
| Kenmerk | Waarde |
|---|---|
| werksoort | Bureauwerk |
| soort medewerker | junior ontwerper |
| tarief | junior ontwerper regulier |
| stap | Stap 1: inventarisatie & programma van eisen |
Door deze kenmerken consistent toe te wijzen aan alle 84 onderdelen, wordt het later mogelijk om de onderdelen te groeperen en in bulk te bewerken.
Stap 3: Een project aanmaken op basis van het standaardproject
Ga naar Urenregistratie > Standaardproject > Standaard projecten gebruiken. Selecteer het standaardproject STANDAARD-2025, vul de projectgegevens in (klant, projectcode, projectnaam) en klik op aanmaken. WATCH genereert nu automatisch alle 84 projectonderdelen met de juiste codes, namen, uurtarieven en kenmerken.
Stap 4: Het project beheren in Projecten++
Open het aangemaakte project in Urenregistratie > Beheer > Projecten++. U ziet nu alle 84 projectonderdelen in een lijst. Dat is onoverzichtelijk. Hier komt de kracht van de kenmerken.
Groeperen
Met de dropdown "groepeer projectonderdelen op basis van" kunt u de projectonderdelen samenvatten vanuit verschillende invalshoeken:
Groeperen op MEDEWERKER_SOORT toont 4 rijen:
| Soort medewerker | Begroot |
|---|---|
| junior ontwerper | 180.00 |
| landschapsarchitect | 0.00 |
| ontwerper | 96.00 |
| projectleider | 79.00 |
| Totaal | 355.00 |
Groeperen op STAPPEN toont de fasen:
| Stap | Begroot |
|---|---|
| Stap 2: modellenstudie | 72.00 |
| Stap 4: voorlopig ontwerp | 217.00 |
| Stap 5: definitief ontwerp | 66.00 |
| Totaal | 355.00 |
Groeperen op WERKSOORT toont de werktypen:
| Werksoort | Begroot |
|---|---|
| Bureauwerk | 317.00 |
| Meerwerk | 0.00 |
| PG Overleg | 38.00 |
| Reistijd | 0.00 |
| Totaal | 355.00 |
Elke groepering telt op tot hetzelfde totaal. U bekijkt dezelfde 84 onderdelen steeds vanuit een ander perspectief.
Bulk bewerken
In de gegroepeerde weergave kunt u eigenschappen wijzigen die automatisch worden doorgevoerd naar alle onderliggende projectonderdelen van die groep:
- Verwachte start en einddatum — Stel per fase een planning in. Bijvoorbeeld: modellenstudie van 01-04-2026 tot 30-06-2026, voorlopig ontwerp van 01-07-2026 tot 30-09-2026. Met één klik op "opslaan" krijgen alle onderliggende onderdelen van die fase dezelfde datums.
- Status — Zet een complete fase op "gesloten" wanneer die is afgerond. Alle onderliggende projectonderdelen en optioneel ook de resources worden in één keer bijgewerkt.
- Uurtarief — Pas het tarief aan voor een hele groep tegelijk.
Bulk verwijderen — de scope bepalen
Het standaardproject bevat de volledige WBS met alle mogelijke deliverables. Niet elk project heeft al deze deliverables nodig. In het voorbeeld hierboven heeft het project geen uren begroot voor "Meerwerk" en "Reistijd". Door te groeperen op WERKSOORT ziet u direct welke groepen leeg zijn (0.00 uren). Met het rode verwijder-icoon verwijdert u in één keer alle onderliggende projectonderdelen van die groep.
Op dezelfde manier kunt u bij groepering op STAPPEN de fasen verwijderen die niet van toepassing zijn. In ons voorbeeld worden alleen stap 2 (modellenstudie), 4 (voorlopig ontwerp) en 5 (definitief ontwerp) gebruikt. De overige fasen kunnen in bulk worden verwijderd.
Zo selecteert u vanuit de maximale WBS precies de deliverables die voor dit specifieke project relevant zijn.
Resources in bulk toevoegen
Via de link "resources toevoegen" bij een gegroepeerde rij kunt u een medewerker koppelen aan alle onderliggende projectonderdelen tegelijk. Groepeer bijvoorbeeld op MEDEWERKER_SOORT en klik bij "ontwerper" op "resources toevoegen". WATCH vraagt om bevestiging en maakt vervolgens voor alle ontwerper-projectonderdelen (bureauwerk, projectgroep-uren, reisuren, voor alle stappen) de resource aan.
Samenvatting
| Wat | Waar | WBS-equivalent |
|---|---|---|
| Kenmerken aanmaken | Beheer extra > Kenmerken | De dimensies van uw WBS definiëren |
| Standaardproject opzetten | Standaardproject > Standaard projectonderdelen | De maximale WBS vastleggen met alle mogelijke deliverables |
| Project aanmaken | Standaardproject > Standaard projecten gebruiken | De volledige WBS als startpunt genereren |
| Scope bepalen | Beheer > Projecten++ (groepeer + verwijder) | Niet-relevante deliverables verwijderen |
| Project beheren | Beheer > Projecten++ (groepeer + bulk edit) | Planning, status en resources per deliverable-groep instellen |
Met deze aanpak vertaalt u uw Work Breakdown Structure naar een werkbare projectstructuur in WATCH. Het standaardproject bevat de volledige WBS, de kenmerken vormen de dimensies, en de groepeer-functie biedt overzicht en bulk-bewerkingen. Per project selecteert u eenvoudig de relevante deliverables en beheert u zelfs projecten met meer dan 80 onderdelen op een overzichtelijke manier.