Uurtarief indexeren: tarieven bijwerken voor standaardprojecten

Introductie

Bij organisaties die werken met standaardprojecten — zoals het landschapsarchitectenbureau uit de eerdere documentatie met 84 projectonderdelen per project — is het jaarlijks bijwerken van uurtarieven een terugkerende taak. Wanneer tarieven stijgen (bijvoorbeeld door een jaarlijkse indexatie van 3%), moeten alle projectonderdelen in het standaardproject nieuwe tarieven krijgen.

Handmatig 84 uurtarieven aanpassen is foutgevoelig en tijdrovend. De functie Uurtarief indexeren automatiseert dit proces volledig. U selecteert het standaardproject, geeft de gewenste tariefwijziging op, en WATCH maakt een nieuw standaardproject aan met de bijgewerkte tarieven — inclusief alle projectonderdelen, kenmerken en resources.

Dit document beschrijft hoe u deze functie gebruikt. Lees eerst Complexe projecten beheren met standaardprojecten en kenmerken voor de achtergrond over standaardprojecten en de Work Breakdown Structure.

Het scherm openen

Ga naar Urenregistratie > Standaardproject > Uurtarief indexeren.

Bovenaan ziet u de projectselectie met twee opties:

• Enkel standaard project — selecteer één specifiek standaardproject uit de dropdown
• Alle actieve standaard projecten — indexeer alle actieve standaardprojecten tegelijk

Selecteer een standaardproject om de indexeringsinstellingen te tonen.

De indexeringsinstellingen

Na het selecteren van een standaardproject verschijnen drie blokken met instellingen:

Suffix vervanging

Het eerste blok bepaalt hoe de codes van het oude en nieuwe standaardproject worden benoemd:

Veld	Functie	Voorbeeld
Suffix voor oude standaard projecten	Wordt toegevoegd aan de code van het bestaande project	_2025
Suffix voor nieuwe standaard projecten	Wordt toegevoegd aan de code van het nieuwe project	_2026

Er zijn drie scenario’s mogelijk:

1. Alleen suffix voor oud — Het bestaande project krijgt de suffix, het nieuwe project neemt de oorspronkelijke code over. Voorbeeld: STANDAARD-2025 wordt hernoemd naar STANDAARD-2025_2025, het nieuwe project heet STANDAARD-2025.
2. Alleen suffix voor nieuw — Het bestaande project behoudt zijn code, het nieuwe project krijgt de suffix. Voorbeeld: het bestaande STANDAARD-2025 blijft, het nieuwe wordt STANDAARD-2025_2026.
3. Beide suffixen — Als de huidige code al eindigt op de oude suffix, wordt deze vervangen door de nieuwe. Zo wordt STANDAARD-2025_2025 automatisch STANDAARD-2025_2026.

Het oude standaardproject wordt na de indexering automatisch op status gesloten gezet. Zo is altijd duidelijk welk standaardproject het meest actuele is.

Bereken nieuw uurtarief

Het tweede blok biedt vier methoden om de nieuwe tarieven te berekenen:

Methode	Werking	Voorbeeld
Verhogingspercentage	Past een procentuele verhoging toe op elk huidig tarief	3% verhoging: € 150,00 → € 154,50
Verhogingsbedrag	Telt een vast bedrag op bij elk tarief	€ 5,00 erbij: € 150,00 → € 155,00
Nieuw tarief	Zet alle tarieven op hetzelfde bedrag	Alle onderdelen krijgen € 160,00
Houd gelijk	Kopieert de tarieven ongewijzigd	€ 150,00 → € 150,00

Bij de methode verhogingspercentage kunt u ook een afrondingsoptie kiezen:

Afronding	Effect	Voorbeeld (3% op € 97,50)
Niet afronden	Exacte berekening	€ 100,43
10-tallen	Afronden op € 10	€ 100,00
5-tallen	Afronden op € 5	€ 100,00
Hele euro’s	Afronden op € 1	€ 100,00
Halve euro’s	Afronden op € 0,50	€ 100,50

Overige indexeringsinstellingen

Het derde blok bepaalt welke gegevens worden meegekopiëerd naar het nieuwe standaardproject:

Instelling	Standaard	Toelichting
Kopieer projectonderdeelkenmerken	Aan	Kopieert alle kenmerken (stap, werksoort, medewerkersoort, tarief) naar de nieuwe projectonderdelen. Essentieel voor de groepeer-functie in Projecten++.
Kopieer begrote uren standaard projectonderdeel	Aan	Kopieert de urenbegroting per onderdeel. Verschijnt alleen als er onderdelen met uren zijn.
Kopieer standaard resources	Aan	Kopieert de standaard resources (medewerkers) naar de nieuwe onderdelen.
Kopieer begrote uren standaard resources	Aan	Kopieert de urenbegroting per resource. Verschijnt alleen als er resources met uren zijn.
Kopieer projectkenmerken	Aan	Kopieert kenmerken op het niveau van het standaardproject zelf. Verschijnt alleen als er projectkenmerken zijn.

Het indexeringsproces stap voor stap

Stap 1: Selecteer en configureer

1. Selecteer het standaardproject (of kies “alle actieve”)
2. Vul de suffixen in voor oud en nieuw
3. Kies de tariefberekeningsmethode en vul het percentage, bedrag of tarief in
4. Controleer de overige instellingen (checkboxen)
5. Klik op Tonen

Stap 2: Controleer het voorbeeld

WATCH toont nu een voorbeeldtabel met alle projectonderdelen:

De voorbeeldtabel bevat vijf kolommen:

Kolom	Inhoud
Standaard project	De codewijziging: oud → nieuw
Standaard projectonderdeel	De code van elk projectonderdeel
Huidig tarief	Het huidige uurtarief
Nieuw tarief	Het berekende nieuwe tarief (bewerkbaar!)
Status	Groen vinkje = wordt verwerkt, “overgeslagen” = geen tarief

Belangrijk: de kolom “nieuw tarief” bevat bewerkbare invoervelden. U kunt het berekende tarief per onderdeel handmatig aanpassen vóór de uitvoering. Dit is handig wanneer bepaalde tarieven een afwijkende verhoging moeten krijgen.

Projectonderdelen zonder uurtarief worden overgeslagen en grijs weergegeven.

Stap 3: Voer de indexering uit

Als alles er goed uitziet, klik op Indexering uitvoeren. WATCH voert nu de volgende acties uit:

1. Maakt een nieuw standaardproject aan met de nieuwe code
2. Kopieert alle actieve projectonderdelen met de (eventueel handmatig aangepaste) tarieven
3. Kopieert kenmerken, resources en urenbegrotingen (indien aangevinkt)
4. Zet het oude standaardproject op status gesloten
5. Hernoemt eventueel de code van het oude project (bij scenario 1)

Stap 4: Bekijk het resultaat

Na uitvoering toont WATCH een resultatentabel:

Kolom	Inhoud
Oude code	De (eventueel hernoemde) code van het oude project
Nieuwe code	De code van het nieuw aangemaakte project
Onderdelen	Aantal gekopieerde projectonderdelen
Resources	Aantal gekopieerde resources

Alle actieve projecten tegelijk indexeren

Wanneer u meerdere standaardprojecten gebruikt (bijvoorbeeld per bedrijfsonderdeel of per projecttype), kunt u de optie Alle actieve standaard projecten kiezen. WATCH indexeert dan alle actieve standaardprojecten in één keer met dezelfde instellingen.

In het voorbeeld worden alle projecten getoond in de voorbeeldtabel, elk met hun eigen onderdelen en tarieven. Na uitvoering krijgt u een samenvattende tabel met het resultaat per standaardproject.

Foutafhandeling

WATCH controleert vóór de uitvoering op mogelijke problemen:

• Code bestaat al — Als de nieuwe code (of de hernoemde oude code) al bestaat, wordt dit in rood weergegeven. De indexering wordt voor dat project niet uitgevoerd. Pas de suffixen aan om dit op te lossen.
• Geen actieve onderdelen — Als een standaardproject geen actieve onderdelen heeft, wordt dit gemeld.

Relatie met de WBS-workflow

De functie Uurtarief indexeren past in de bredere workflow voor complexe projecten:

1. Standaardproject opzetten — Leg de volledige WBS vast met kenmerken (zie Complexe projecten beheren met standaardprojecten en kenmerken)
2. Jaarlijks indexeren — Maak een nieuwe versie met bijgewerkte tarieven (dit document)
3. Projecten aanmaken — Gebruik altijd het meest recente standaardproject
4. Factureren — Factureer per fase met de actuele tarieven (zie Factureren in fasen bij complexe projecten)

Het oude standaardproject wordt automatisch gesloten, zodat nieuwe projecten alleen op basis van het geïndexeerde standaardproject kunnen worden aangemaakt.

Praktische tips

• Indexeer aan het begin van het jaar. Doe de tariefindexatie vóór de eerste projecten van het nieuwe jaar worden aangemaakt. Zo gebruiken alle nieuwe projecten direct de bijgewerkte tarieven.
• Gebruik een duidelijke suffixconventie. Bijvoorbeeld _2025, _2026, _2027. Zo is altijd zichtbaar welk tariefniveau een standaardproject heeft.
• Controleer het voorbeeld zorgvuldig. Bekijk vooral de eerste en laatste onderdelen en een steekproef in het midden. Let op dat de tariefverhouding tussen medewerkersoorten logisch blijft.
• Pas individuele tarieven aan in het voorbeeld. Als een specifiek tarief een andere verhoging nodig heeft (bijvoorbeeld een junior-tarief dat extra stijgt), kunt u dit direct in de voorbeeldtabel aanpassen.
• Laat de checkboxen aangevinkt. Voor een complete kopie met kenmerken en resources is het belangrijk dat alle overige instellingen aanstaan. Zonder kenmerken verliest u de groepeer-functionaliteit in Projecten++.
• Bewaar een overzicht. Na de indexering is het gesloten standaardproject nog steeds beschikbaar als referentie. Bestaande projecten die op het oude standaardproject zijn gebaseerd, behouden hun oorspronkelijke tarieven.

Samenvatting

Wat	Waar
Scherm openen	Urenregistratie > Standaardproject > Uurtarief indexeren
Enkel of alle projecten	Radioknop bovenaan het scherm
Suffix instellen	Blok “Suffix vervanging”
Tariefmethode kiezen	Blok “Bereken nieuw uurtarief”
Overige opties	Blok “Overige indexeringsinstellingen”
Voorbeeld bekijken	Knop “Tonen”
Tarieven handmatig aanpassen	Bewerkbare velden in de kolom “Nieuw tarief”
Uitvoeren	Knop “Indexering uitvoeren”

Met Uurtarief indexeren werkt u de tarieven van een compleet standaardproject bij in één handeling. Het oude project wordt gesloten, het nieuwe krijgt de bijgewerkte tarieven, en alle kenmerken en resources worden automatisch meegekopiëerd. Zo houdt u uw Work Breakdown Structure actueel zonder handmatig 84 (of meer) uurtarieven aan te passen.