complexe projecten documentatie
Rapportages met projectonderdeel-kenmerken
Introductie
Wanneer u werkt met complexe projecten die een uitgebreide Work Breakdown Structure (WBS) hebben, bieden de standaard rapportages een onoverzichtelijk beeld. Met projectonderdeel-kenmerken kunt u een vierde groepsniveau toevoegen aan de rapportages, waardoor u de voortgang per WBS-dimensie kunt analyseren — bijvoorbeeld per fase, per medewerkertype of per werksoort.
Dit document beschrijft hoe u kenmerken gebruikt in de rapportages onder Urenregistratie > Rapportages > Projecten (gegroepeerd per onderdeel).
De standaard rapportagestructuur
Zonder groepering toont de rapportage drie niveaus:
Bij een project met 84 projectonderdelen levert dit een lange, onoverzichtelijke lijst op.
Een vierde groepsniveau toevoegen
Onderaan het filterpaneel vindt u de dropdown "groepeer projectonderdelen op basis van". Hier kunt u een projectonderdeel-kenmerk kiezen als extra groepsniveau. De rapportage toont dan vier niveaus:
Groeperen op STAPPEN
Door te groeperen op STAPPEN ziet u direct hoeveel uren per projectfase zijn begroot en gemaakt:
In dit voorbeeld ziet u in één oogopslag:
- Stap 2: modellenstudie — 12 uur begroot, 13 uur gemaakt (1 uur over budget)
- Stap 4: voorlopig ontwerp — 121 uur begroot, 109 uur gemaakt (12 uur onder budget)
- Stap 5: definitief ontwerp — 4 uur begroot, 29,50 uur gemaakt (25,50 uur over budget)
Per fase kunt u vervolgens inzoomen op de individuele projectonderdelen en medewerkers.
Groeperen op MEDEWERKER_SOORT
Door te groeperen op MEDEWERKER_SOORT ziet u hoeveel uren per type medewerker zijn besteed:
In dit voorbeeld:
- junior ontwerper — 13 uur gemaakt (geen begroting)
- ontwerper — 76 uur begroot, 109 uur gemaakt (33 uur over budget)
- projectleider — 61 uur begroot, 29,50 uur gemaakt (31,50 uur onder budget)
Beschikbaar in alle rapportagevarianten
De groepering op kenmerken is beschikbaar in alle vijf rapportagevarianten onder Projecten (gegroepeerd per onderdeel):
| Rapportage | Kolommen | Gebruik |
|---|---|---|
| Project uren | uren begroot, gemaakt, verschil | Voortgang in uren |
| Project kosten | begrote kosten, werkelijke kosten, verschil | Interne kostenanalyse |
| Project omzet | begrote omzet, werkelijke omzet, verschil | Omzetanalyse |
| Project resultaat | kosten, omzet, resultaat (begroot en werkelijk) | Winstgevendheid |
| Project totaal | alle kolommen gecombineerd | Volledig overzicht |
Voorbeeld: Project omzet gegroepeerd op MEDEWERKER_SOORT
In de omzetrapportage ziet u per medewerkersoort de financiële impact:
- ontwerper — € 8.740 begrote omzet, € 12.334 werkelijke omzet (€ 3.594 meer dan begroot)
- projectleider — € 8.693 begrote omzet, € 4.204 werkelijke omzet (€ 4.489 minder dan begroot)
Dit maakt het mogelijk om snel te beoordelen of het project financiëel op koers ligt, uitgesplitst naar de dimensies die voor uw organisatie relevant zijn.
Praktische tips
- Kies de groepering die past bij uw vraag. Wilt u weten hoe een fase ervoor staat? Groepeer op STAPPEN. Wilt u de inzet per type medewerker analyseren? Groepeer op MEDEWERKER_SOORT.
- Combineer met periodefilters. Door een specifieke periode te selecteren (kwartaal, maand, week) kunt u de voortgang over de tijd volgen.
- Exporteer naar Excel. De gegroepeerde rapportage kan worden geëxporteerd als Excel- of CSV-bestand voor verdere analyse.
- Gebruik "verberg rijen zonder gemaakte uren" om alleen de actieve onderdelen te tonen en het overzicht verder te verbeteren.
Samenvatting
| Zonder groepering | Met groepering |
|---|---|
| Lange lijst van 84 projectonderdelen | Compact overzicht in 3-4 groepen |
| Moeilijk om patronen te herkennen | Direct inzicht per fase, medewerkersoort of werksoort |
| 3 niveaus: project, onderdeel, medewerker | 4 niveaus: project, kenmerkgroep, onderdeel, medewerker |
De kenmerken die u instelt bij het standaardproject werken door in zowel het projectbeheer (Projecten++) als in alle rapportages. Eenmaal ingericht, profiteert u er overal van.