complexe projecten documentatie
Projectvoortgang overzicht: driedimensionaal inzicht
Introductie
Bij complexe projecten met een uitgebreide Work Breakdown Structure (WBS) wilt u de voortgang niet alleen per fase of per medewerkersoort bekijken, maar in een driedimensionaal overzicht dat alle dimensies tegelijk toont. De rapportage Projectvoortgang overzicht onder Facturering > Rapportages biedt precies dit: een compact dashboard dat per projectfase laat zien hoeveel uren per werksoort en per medewerkersoort zijn begroot en gemaakt.
Deze rapportage bouwt voort op de kenmerken die u hebt aangemaakt bij het standaardproject (zie Complexe projecten beheren met standaardprojecten en kenmerken) en combineert drie dimensies in één overzicht. Waar de rapportages onder Urenregistratie telkens één kenmerk als groepsniveau gebruiken (zie Rapportages met projectonderdeel-kenmerken), toont het Projectvoortgang overzicht alle drie de dimensies tegelijk.
De drie dimensies configureren
Voordat u de rapportage kunt gebruiken, configureert u in de systeeminstellingen welke kenmerken de drie dimensies vormen. Ga naar Facturering > Instellingen > Systeeminstellingen en open de tab facturering. Scroll naar het blok "projects progress overview rapportage".
Hier wijst u drie kenmerken toe:
| Instelling | Functie | Voorbeeld |
|---|---|---|
| stap/fase kenmerk | Bepaalt de hoofdgroepering — elke kenmerkwaarde wordt een apart blok in de rapportage | STAPPEN |
| vertikaal kenmerk | Bepaalt de rijen binnen elk blok | WERKSOORT |
| horizontaal kenmerk | Bepaalt de kolommen binnen elk blok | MEDEWERKER_SOORT |
In ons landschapsarchitectenvoorbeeld:
- STAPPEN als hoofdgroepering: elk blok toont een fase (Stap 2: modellenstudie, Stap 4: voorlopig ontwerp, etc.)
- WERKSOORT als rijen: bureauwerk, projectgroep-overleg, meerwerk, reistijd
- MEDEWERKER_SOORT als kolommen: landschapsarchitect (LA), projectleider (PL), ontwerper (OW), junior ontwerper (J-OW), stagiair (STA)
De rapportage gebruiken
Ga naar Facturering > Rapportages > Projectvoortgang overzicht. In het filterpaneel selecteert u een project en klikt u op de zoekknop.
Het driedimensionale overzicht
De rapportage toont bovenaan de projectgegevens (klant, projectnaam, begrote uren, factuurtype) en daaronder een blok per fase:
Elk faseblok bevat een matrix met:
- Kolommen: de medewerkersoorten (LA, PL, OW, J-OW, STA), elk met "begroot" en "gemaakt"
- Rijen: de werksoorten (Bureauwerk, PG_Overleg, Meerwerk, Reistijd)
- Totaalrij: de som van alle werksoorten per medewerkersoort
Voorbeeld: Stap 2 — modellenstudie
In het blok voor Stap 2: modellenstudie ziet u:
| LA begroot | LA gemaakt | PL begroot | PL gemaakt | OW begroot | OW gemaakt | J-OW begroot | J-OW gemaakt | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bureauwerk | 0,00 | 0,00 | 2,00 | 3,00 | 16,00 | 0,00 | 40,00 | 0,00 |
| PG_Overleg | 0,00 | 0,00 | 10,00 | 10,00 | 4,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| totaal | 0,00 | 0,00 | 12,00 | 13,00 | 20,00 | 0,00 | 40,00 | 0,00 |
In één oogopslag ziet u:
- De projectleider heeft 13 van de 12 begrote uren gemaakt (1 uur over budget — rood gemarkeerd)
- De ontwerper en junior ontwerper hebben nog geen uren geschreven op deze fase
Onder het blok staat de factuurinformatie: deze fase is al gefactureerd (factuurnummer 202412206, datum 16-03-2026, bedrag € 7.910,00).
Voorbeeld: Stap 4 — voorlopig ontwerp
| LA begroot | LA gemaakt | PL begroot | PL gemaakt | OW begroot | OW gemaakt | J-OW begroot | J-OW gemaakt | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bureauwerk | 0,00 | 0,00 | 29,00 | 6,50 | 72,00 | 88,00 | 96,00 | 0,00 |
| PG_Overleg | 0,00 | 0,00 | 16,00 | 6,00 | 4,00 | 5,00 | 0,00 | 0,00 |
| Reistijd | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 3,50 | 0,00 | 0,00 |
| totaal | 0,00 | 0,00 | 45,00 | 12,50 | 76,00 | 93,00 | 96,00 | 0,00 |
Hier valt op:
- De ontwerper zit al op 93 van de 76 begrote uren (17 uur over budget — rood gemarkeerd)
- De projectleider heeft pas 12,50 van de 45 begrote uren geschreven
- Er is 3,50 uur reistijd geschreven zonder begroting (eveneens rood gemarkeerd)
- Nog te factureren: € 24.512,50
Kleurcodering
De rapportage gebruikt rode achtergrondkleuren om afwijkingen te signaleren:
- Cellen waar de gemaakte uren de begrote uren overschrijden worden rood gemarkeerd
- Cellen waar uren zijn geschreven zonder begroting worden eveneens rood gemarkeerd
Dit maakt het direct zichtbaar waar aandacht nodig is.
Factuurinformatie per fase
Onder elk faseblok toont de rapportage de financiële status:
- Al gefactureerde fasen tonen het factuurnummer, de datum en het bedrag
- Nog niet gefactureerde fasen tonen het bedrag dat nog gefactureerd moet worden
Dit geeft direct inzicht in welke fasen al zijn afgehandeld en waar nog facturatie-actie nodig is.
De kracht van drie dimensies
Het Projectvoortgang overzicht beantwoordt vragen die met de reguliere rapportages moeilijk te beantwoorden zijn:
| Vraag | Waar te vinden |
|---|---|
| Hoeveel bureauwerk-uren heeft de ontwerper gemaakt in het voorlopig ontwerp? | Kruising van rij "Bureauwerk" en kolom "OW" in het blok "Stap 4" |
| Welke fasen zijn al gefactureerd? | Factuurinformatie onder elk faseblok |
| Waar zitten de overschrijdingen? | Rode cellen in de matrix |
| Hoeveel moet er nog gefactureerd worden per fase? | "Nog te factureren" bedrag per faseblok |
| Is er reistijd geschreven zonder begroting? | Rij "Reistijd" — rode cellen waar gemaakt > 0 en begroot = 0 |
Vergelijking met andere rapportages
| Rapportage | Dimensies | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Projecten (gegroepeerd per onderdeel) | 1 kenmerk als groepsniveau | Eendimensionale analyse per fase of medewerkersoort |
| Projectvoortgang overzicht | 3 kenmerken tegelijk | Driedimensionale analyse: fase × werksoort × medewerkersoort |
De rapportages onder Urenregistratie (zie Rapportages met projectonderdeel-kenmerken) zijn ideaal als u één dimensie wilt analyseren met details per projectonderdeel en medewerker. Het Projectvoortgang overzicht is ideaal als u de samenhang tussen drie dimensies in één compact overzicht wilt zien, inclusief facturatiestatus.
PDF export: alle projecten in één document
Een krachtige functie van deze rapportage is de mogelijkheid om een PDF te genereren met alle lopende projecten tegelijk. In het scherm kunt u slechts één project tegelijk bekijken, maar de PDF-export kent deze beperking niet.
Hoe werkt het?
- Laat het projectveld leeg (selecteer geen specifiek project)
- Stel de gewenste filters in: status (bijv. alleen “lopend”), eventueel een klant of projectleider
- Gebruik het wekenfilter om alleen projecten op te nemen waar recent aan gewerkt is (bijv. “toon alleen projecten met geschreven uren in de laatste 4 weken”)
- Klik op de PDF-exportknop
De PDF bevat voor elk project dat aan de filters voldoet het volledige driedimensionale overzicht met alle faseblokken, kleurcodering en factuurinformatie. Elk project begint op een eigen pagina.
Praktijkvoorbeeld: wekelijks kick-off overleg
Bij een landschapsarchitectenbureau wordt deze PDF wekelijks gegenereerd voor het kick-off overleg aan het begin van de week. De projectleider genereert de PDF met het wekenfilter op 1 of 2 weken en heeft dan voor elk actief project in één document:
- De voortgang per fase, werksoort en medewerkersoort
- Welke fasen over budget zitten (rode cellen)
- Welke fasen al gefactureerd zijn en welke nog gefactureerd moeten worden
Dit geeft in één overzicht de status van de hele projectenportefeuille.
Praktische tips
- Kies de dimensie-toewijzing zorgvuldig. De stap/fase als hoofdgroepering werkt goed wanneer u per fase factureert. Maar u kunt ook medewerkersoort als hoofdgroepering instellen als u per medewerkertype wilt analyseren.
- Combineer met het wekenfilter. Met “toon alleen projecten met geschreven uren in de laatste X weken” focust u op actieve projecten.
- Gebruik de PDF voor totaaloverzichten. Laat het projectveld leeg en exporteer naar PDF voor een compleet overzicht van alle lopende projecten — ideaal voor weekoverleggen.
- Combineer het rolfilter met de PDF-export. Kies “projectleider” om alleen uw eigen projecten in de PDF op te nemen.
- Gebruik samen met de facturerings-workflow. Bekijk het overzicht vóór het factureren om te controleren welke fasen gereed zijn en waar overschrijdingen zitten (zie Factureren in fasen bij complexe projecten).
Samenvatting
| Wat | Waar |
|---|---|
| Dimensies configureren | Facturering > Instellingen > Systeeminstellingen > tab facturering > "projects progress overview rapportage" |
| Rapportage openen | Facturering > Rapportages > Projectvoortgang overzicht |
| Hoofdgroepering (blokken) | Het kenmerk ingesteld bij "stap/fase kenmerk" |
| Rijen per blok | Het kenmerk ingesteld bij "vertikaal kenmerk" |
| Kolommen per blok | Het kenmerk ingesteld bij "horizontaal kenmerk" |
Met het Projectvoortgang overzicht combineert u drie WBS-dimensies in één rapportage. Per fase ziet u in een compacte matrix hoeveel uren per werksoort en per medewerkersoort zijn begroot en gemaakt, met kleurcodering voor overschrijdingen en directe factuurinformatie. Dit maakt het de ideale rapportage voor projectmanagers die complexe projecten met veel deliverables willen overzien.