Externe projectleider validatie via e-mail

Vanuit het urenregistratiescherm in WATCH kan automatische een e-mail verstuurd worden aan de externe projectleider. Deze externe projectleider kan vervolgens door op een link in deze e-mail te klikken alle uren en een keer valideren. Ook kan de externe projectleider middels een tweede link in de e-mail automatisch inloggen in het WATCH klantenportaal en daar middels het “Valideren externe projectleider” scherm de uren handmatig valideren of van een opmerking voorzien.

Voorwaarden

Benodigde modules

Om de externe projectleidervalidatie per e-mail te kunnen gebruiken zijn de volgende WATCH Modules nodig.

WATCH urenregistratie

Deze module is nodig om de uren te kunnen registeren, deze gereed te geven en om de uren te laten valideren door de interne projectleider.

WATCH facturatie (of WATCH relatiebeheer)

Deze module bevat de mogelijkheid om de e-mail template te definiëren die gebruikt wordt voor de e-mail naar de externe projectleider.

WATCH klantenportaal

Deze module is noodzakelijk om de externe projectleider als contactpersoon de uren te laten valideren middels het externe projectleider-validatiescherm in het klantenportaal.

Validatie instellingen

Urenregistratie > Instellingen > Systeeminstellingen

De volgende instellingen zijn noodzakelijk om de externe projectleider validatie per e-mail te kunnen gebruiken.

gebruik validatie per week

In het systeeminstellingenscherm van de urenregistratiemodule moet de “gebruik validatie per week” optie zijn aangevinkt. Minimaal moeten de opties “gereed geven”, “valideren interne projectleider” en “valideren externe projectleider” worden aangevinkt.

Bij “valideren externe projectleider” moet de optie “gevalideerd door interne projectleider” worden gekozen.

validatie per week instellingen
Figuur 1 Validatie per week instellingen

Als een medewerker zijn uren via e-mail ter validatie aan de externe projectleider verstuurd, dan wordt deze medewerker automatisch projectleider van het project en krijgen de verstuurde uren automatisch de status “gevalideerd door interne projectleider”. Dit zorgt er voor dat middels het scherm “Gevalideerde weken overzicht projectleider” inzichtelijk kan worden gemaakt welke uren nog niet ter validatie aan de externe projectleider zijn aangeboden. Ook zorgt dit er voor dat de uren in het urenregistratiescherm niet meer gewijzigd kunnen worden.

Laatste nieuws

E-mail herinneringen en aanmaningen

Vanuit WATCH kon u al facturen versturen via e-mail. In WATCH 6.1.0 kunt u nu ook herinneringen en aanmaningen op een vergelijkbare manier verzenden.

Lees meer

Speciaal scherm voor Start- en eindtijd urenregistratie

Registreert u graag uren via een start- en een eindtijd? Dan kan dat nu heel makkelijk via een speciaal hiervoor ingericht scherm.

Lees meer

Tweede planbord geeft inzicht in planning projecten

In WATCH 6.1.0 biedt het additionele Planbord Projecten u nu ook inzicht in de plannen van projecten en projectonderdelen.

Lees meer

Nieuw: de Projectverkenner

De nieuwe projecterkenner in WATCH biedt u een nieuwe mogelijkheid om uw projecten te beheren.

Lees meer