Valideren door een externe projectleider

Nadat de manager de geregistreerde uren van een complete week heeft gevalideerd, kan ook een externe projectleider nog een controle uitvoeren op de geschreven uren. Hieronder wordt beschreven welke stappen er moeten worden genomen om een externe projectleider deze validatie te laten uitvoeren.

Groep maken

Over het algemeen hoeft een externe projectleider in WATCH niet meer te doen dan het wekelijks controleren van de uren op zijn projecten. Als eerste stap wordt er een groep aangemaakt in WATCH (Urenregistratie > Beheer > Groepen) met een code zoals bijvoorbeeld “EXTERNE_PROJECTLEIDER”. In het veld “filter” kiezen we hier voor de waarde “projectleider filter”. De externe projectleider kan op die manier na inloggen in WATCH alleen uren valideren die geschreven zijn op zijn eigen projecten.

Externe projectleider groep maken
Figuur 1 Groep aanmaken voor validatie door externe projectleider

In het autorisatiescherm “Urenregistratie > Instellingen > Autorisatie groepen” koppelen we vervolgens alleen het externe projectleider validatiescherm (Urenregistratie > Validatie > Valideren externe projectleider) aan deze nieuwe “EXTERNE_PROJECTLEIDER“ groep.

Externe projectleider aanmaken

De volgende stap in het laten valideren van uren door een externe projectleider is om deze persoon aan te maken als medewerker in WATCH met “EXTERNE_PROJECTLEIDER” als groep. 

Externe projectleider als medewerker
Figuur 2 Externe projectleider aanmaken als medewerker

Externe projectleider koppelen aan projecten

In het projecten beheerscherm “Beheer > Projecten” kan op projectniveau aangegeven worden wie de externe projectleider van het project is.

Externe projectleider koppelen aan project
Figuur 3 Externe projectleider koppelen aan een project

Net als bij de validatie door de interne projectleiders, kan ook bij de validatie van uren door externe projectleiders op projectonderdeelniveau de externe projectleider overschreven worden. Op deze manier kunnen er meerdere externe projectleiders ieder een deel van de uren van een project controleren of valideren.

Valideren van uren

Anders dan bij de validatie door een interne projectleider en een manager, kan de externe projectleider geen wijzigingen aanbrengen in geregistreerde uren. De externe projectleider kan de uren goedkeuren, of hij kan een omschrijving invoeren die beschrijft  waarom hij deze uren niet accepteert. 

Valideren externe projectleider
Figuur 4 Valideren externe projectleider

Zowel de uren die door de externe projectleider zijn goedgekeurd als de uren die niet zijn goedgekeurd maar van een opmerking zijn voorzien, zijn ook terug te vinden in het urenregistratiescherm, het projectleider-validatiescherm en het manager-validatiescherm.

Externe projectleider validatie resultaat in projectleider-validatiescherm`
Figuur 5 Externe projectleider validatie resultaat in projectleider-validatiescherm

Externe projectleider-validatie in de factuur

Als ook gebruik gemaakt wordt van de facturatie module van WATCH, kan in de urenbijlage van een factuur opgenomen worden wie op welke datum de gefactureerde uren heeft goedgekeurd.

Externe projectleidervalidatie in de factuurbijlage
Figuur 6 Externe projectleidervalidatie in de factuurbijlage

Laatste nieuws

WATCH en de AVG

Per 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG in werking. Is uw organisatie al AVG-proof? WATCH biedt een verscheidenheid aan functies die u kunt inzetten om uw organisatie aan de AVG te laten voldoen.

Lees meer

HTML voor inleidende en afsluitende tekst

Voor de inleidende tekst en de afsluitende zin van de factuur kunt u vanaf versie 5.3 gebruik maken van een online HTML-editor.

Lees meer

Nieuwe vormgeving in de planningsmodule

De planningsmodule heeft een aanzienlijke opfrisbeurt gekregen. Zowel de maandkalender als het planbord zijn aangepakt.

Lees meer

Validatie per maand

Naast het per week gereed stellen en valideren van geschreven uren kan dit vanaf versie 5.3 ook per maand.

Lees meer