Validatieworkflow — Complete Gids

Stap 1: Medewerker geeft uren gereed

Een medewerker vult de uren in die er in een bepaalde week zijn gewerkt (Urenregistratie > Urenregistratie > Medewerker). Als de week volledig is ingevuld en klaar is om gevalideerd te worden, geeft de medewerker dat aan door in het urenregistratiescherm het vakje bij “gereed” aan te vinken.

De uren zijn op dit moment nog niet vergrendeld — de medewerker geeft alleen aan klaar te zijn met invoeren.

Ingeleverde weken overzicht

Via het scherm “Urenregistratie > Validatie > Ingeleverde weken overzicht” kan een manager of projectleider zien welke medewerkers welke weeknummers nog niet gereed hebben gegeven. Op basis van dit overzicht kunnen herinneringse-mails worden verstuurd naar iedereen die een week nog niet gereed heeft gegeven.

Figuur 1 — Ingeleverde weken overzicht

Stap 2: Projectleider valideert (optioneel)

Als projectleiders bij het validatieproces betrokken worden, valideren zij eerst per projectonderdeel de uren voor alle betrokken medewerkers. De projectleider ziet alleen projecten waar hij/zij als PL aan is gekoppeld.

Effect: Gevalideerde uren zijn vergrendeld voor de medewerker — deze kan ze niet meer wijzigen. Uren die al door de manager zijn gevalideerd kunnen door de projectleider niet meer gewijzigd worden, en andersom.

Scherm: Urenregistratie > Validatie > Valideren projectleider

De projectleider kan via het scherm “Ingeleverde weken overzicht” zien welke medewerkers van zijn projecten de uren nog niet gereed hebben gegeven. Ook hier kunnen herinneringse-mails worden verstuurd.

Tip: Met de optie “verberg lege projectonderdelen” worden alleen combinaties getoond waar daadwerkelijk uren zijn geschreven.

Figuur 2 — Valideren projectleider

Stap 3: Manager valideert

De manager bekijkt, corrigeert en valideert alle uren van medewerkers in zijn/haar groep. Na managervalidatie zijn de uren vergrendeld: de medewerker kan niet meer wijzigen (knop “opslaan” wordt grijs).

Variant: Details

In het validerenscherm (Urenregistratie > Validatie > Valideren manager (details)) kan de weekstaat worden geopend van alle medewerkers waarvan de week gevalideerd moet worden. Na controle kan een vinkje worden gezet in het vakje “gevalideerd”. Als de projectleider al heeft gevalideerd, is dat zichtbaar aan de status van het vinkvakje achter elk projectonderdeel.

Figuur 3 — Validerenscherm (details)

Variant: Hoofdlijnen

Het valideren per medewerker kan tijdrovend zijn. In het scherm “Valideren manager (hoofdlijnen)” worden de gegevens voor meerdere medewerkers gegroepeerd per soort uren weergegeven: reguliere uren, vakantieuren en ziekteuren. Op basis van deze informatie kunnen weken sneller gevalideerd worden.

Extra optie: “Weergave productief/niet-productief” toont uren opgesplitst in productief (uurtarief > 0) en niet-productief (tarief 0 of ontbreekt).

Figuur 4 — Valideren op hoofdlijnen

Individuele uren valideren

Met de instelling “valideer individuele uren” verschijnt naast elk uurrecord een cirkel-icoon waarmee per uur gevalideerd kan worden (in plaats van de hele week in één keer). Niet-gevalideerde dagen worden in het oranje weergegeven.

Stap 4: Externe projectleider valideert (optioneel)

Nadat de manager de geregistreerde uren heeft gevalideerd, kan ook een externe projectleider (opdrachtgever/klant) een controle uitvoeren. Anders dan bij interne validatie, kan de externe projectleider geen wijzigingen aanbrengen in geregistreerde uren. De externe PL kan de uren goedkeuren, of een omschrijving invoeren waarom de uren niet geaccepteerd zijn.

Twee opties voor externe projectleiders

Instelling: Urenregistratie > Instellingen > Systeeminstellingen > blok “urenregistratiemodule overig” > “externe projectleider”.

Tip: Op projectonderdeel-niveau kan een andere externe PL worden ingesteld dan op projectniveau, zodat meerdere externe PL’s per project mogelijk zijn.

Figuur 5 — Valideren externe projectleider

Stap 5: Status verwerkt

De financiële administratie zet uren definitief op “verwerkt” wanneer ze zijn geëxporteerd naar boekhouding, salarisadministratie of interne facturering. Na deze status zijn de uren definitief vergrendeld — niet meer aan te passen door wie dan ook. Een slot-icoon verschijnt in registratie- en validatieschermen.

• Ongedaan maken: Via tab “Status onverwerkt” kan de status voor specifieke projecten/medewerkers/perioden worden teruggedraaid.
• Scope: Kan over langere perioden en meerdere projecten tegelijk worden gezet.
• Sluit jaren: Via tab “Sluit jaren” kan een heel jaar in één keer op verwerkt worden gezet.

Lees meer over de status verwerkt functionaliteit.