Externe projectleider als contactpersoon

Als er gekozen wordt om de externe projectleider als contactpersoon in te voeren, kan per project worden aangegeven wie de externe projectleider is.

Externe projectleider aangeven in projectenbeheerscherm

Er kan middels een keuzelijst gekozen worden uit alle contactpersonen die gerelateerd zijn aan de klant waarvoor het project wordt uitgevoerd.

Figuur 1 Contactpersoon als externe projectleider van een project.

Contactpersoon instellingen

Inloggegevens voor klantenportaal

De externe projectleider die als contactpersoon aan het project is gekoppeld, logt niet in via het reguliere WATCH inlogscherm maar middels het klantenportaal. In het contactpersonen-beheerscherm kan voor de externe projectleider een wachtwoord worden ingevoerd.

Figuur 2 Inloggegevens voor de externe projectleider in het contactpersonen beheerscherm.

De externe projectleider kan met het e-mailadres en het wachtwoord inloggen in het klantenportaal om daar de uren te valideren.

Contactpersoongroep voor autorisatie

In het veld contactpersoongroep van het contactpersonen beheerscherm moet aangegeven worden tot welke autorisatiegroep de contactpersoon behoord. Dit bepaald welke schermen de persoon te zien krijgt nadat hij is ingelogd in de klantenportaal.

Contactpersoongroepen worden aangemaakt in het scherm “Klantenportaal > Beheer > Contactpersoongroepen”

Figuur 3 Contactpersoongroepen aanmaken in het beheerscherm

Welke schermen er getoond worden aan leden van een bepaalde contactpersoongroep wordt bepaald via het scherm “Klantenportaal > Instellingen > Autorisatie contactpersoongroepen”

Figuur 4 Schermautorisatie voor het klantenportaal

De URL van de klantenportal is de URL van de reguliere WATCH applicatie uitgebreid met de “/portal”. Dus als WATCH geïnstalleerd is op "www.watch-online.nl/musthave" dan is de klantenportal te vinden onder "www.watch-online.nl/musthave/portal".

In het klantenportaal bevindt zicht het “Valideren externe projectleider” scherm. Dit scherm werkt identiek aan het “Valideren externe projectleider” scherm in de reguliere WATCH applicatie.

Anders dan bij de validatie door een interne projectleider en een manager, kan de externe projectleider geen wijzigingen aanbrengen in geregistreerde uren. De externe projectleider kan de uren goedkeuren, of hij kan een omschrijving invoeren die beschrijft  waarom hij deze uren niet accepteert.

Figuur 5 Validatiescherm voor de externe projectleider in de klantenportal

Zowel de uren die door de externe projectleider zijn goedgekeurd als de uren die niet zijn goedgekeurd maar van een opmerking zijn voorzien, zijn terug te vinden in het urenregistratiescherm, het projectleider-validatiescherm en het manager-validatiescherm.

Figuur 6 Externe projectleider validatie resultaat in projectleider-validatiescherm

De controle of weken gevalideerd zijn door de externe projectleider vindt plaats via het scherm “Urenregistratie > Validatie > Gevalideerde weken overzicht externe projectleider” in de reguliere WATCH applicatie.

In het scherm wordt een overzicht getoond van:

• weken die nog niet gereed gegeven zijn;
• weken die nog niet gevalideerd zijn door de interne projectleider;
• weken die nog niet gevalideerd zijn door de externe projectleider.

Figuur 7 overzicht met status van de validatie door de externe projectleiders

Vanuit dit scherm kan er een e-mail verstuurd worden naar de externe projectleiders om hen er aan te herinneren dat er nog ongevalideerde weken openstaan.

De inhoud van deze e-mail kan worden beheerd via het scherm “Urenregistratie > Instellingen > Systeeminstellingen” op de tab E-MAIL > VALIDATIE E-MAIL > EXTERNE PROJECTLEIDER.

Figuur 8 E-mail-template voor het versturen van een herinnering aan de externe projectleider.

Externe projectleider-validatie in de factuur

Als ook gebruik gemaakt wordt van de facturatie module van WATCH, kan in de urenbijlage van een factuur opgenomen worden wie op welke datum de gefactureerde uren heeft goedgekeurd.

Figuur 9 Externe projectleidervalidatie in de factuurbijlage