Factuurregels samenvoegen en clusteren

WATCH biedt twee manieren om factuurregels op de PDF-factuur samen te vatten: samenvoegen en clusteren. Samenvoegen voegt alle regels van een type samen tot één regel. Clusteren geeft je meer controle: je kiest zelf welke regels samengevoegd worden en onder welke omschrijving.

Samenvoegen

Op de Factuur-tab van het factuurdetailscherm vind je onder het subtabblad Samenvoegen vier opties:

• Alle factuurregels samen met als tekst: — Voegt alle uren, artikelen en kosten samen tot één enkele regel op de factuur. Voer de gewenste omschrijving in het tekstveld in.
• Alle uurkosten samen met als tekst: — Voegt alle uurregels samen tot één regel. Artikelen en kosten blijven apart.
• Alle artikelkosten samen met als tekst: — Voegt alle artikelregels samen tot één regel.
• Alle project kosten samen met als tekst: — Voegt alle kostenregels samen tot één regel.

Let op: Samenvoegen is alleen mogelijk als alle betrokken regels in dezelfde BTW-categorie vallen. Als dat niet het geval is, worden de regels niet samengevoegd.

Na het aanvinken van een optie en het invullen van de tekst, klik je op opslaan. Het effect is zichtbaar wanneer je de factuur-PDF genereert via de knop maak factuur pdf.

Factuurregelclusters

Waar samenvoegen altijd alle regels van een type samenvoegt, biedt clustering meer flexibiliteit. Je kunt zelf kiezen welke regels samen onder één noemer op de factuur verschijnen. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld “Inzet medewerkers” of “Graafbenodigdheden” als één regel wilt tonen.

Beschikbaar voor alle regeltypen

Clustering werkt voor alle drie de soorten factuurregels:

• Uurregels — cluster meerdere uurposten onder één omschrijving
• Artikelregels — cluster artikelen tot één factuurpost
• Kostenregels — cluster diverse kosten onder één noemer

Elke sectie op de Factuurregels-tab heeft een eigen cluster-icoon links bovenaan. Clustering is alleen mogelijk binnen hetzelfde regeltype — uurregels kunnen niet met artikelen of kosten geclusterd worden.

De factuurregels-tab met cluster-iconen per sectie (uren, artikelen, kosten) en checkboxes bij de kostenregels.

Een cluster aanmaken

1. Ga naar de Factuurregels-tab van de factuur.
2. Vink twee of meer regels aan met de keuzevakjes aan de linkerkant.
3. Klik op het cluster-icoon van de betreffende sectie (uren, artikelen of kosten).
4. Voer een omschrijving in, bijvoorbeeld “Inzet medewerkers”.
5. Klik op doorvoeren.

De geselecteerde regels moeten hetzelfde BTW-percentage hebben.

Twee kostenregels aangevinkt. Na klikken op het cluster-icoon verschijnt de dialoog voor het invoeren van de clusteromschrijving.

Clusters beheren

Na het aanmaken veranderen de keuzevakjes in een icoon met een volgnummer. Hiermee herken je welke regels bij welk cluster horen.

• Regel uit cluster verwijderen: Klik op het cluster-icoon naast de regel. Als het voorlaatste item uit een cluster verwijderd wordt, verdwijnt het cluster automatisch.
• Clusteromschrijving bewerken: Klik op het cluster-icoon in de kolomkop zonder aangevinkte regels. Er opent een dialoog waarin je de omschrijvingen van bestaande clusters kunt aanpassen.
• Meerdere clusters: Je kunt per regeltype meerdere clusters aanmaken. Elk cluster krijgt een eigen volgnummer.

Resultaat: de eerste twee kostenregels zijn geclusterd (volgnummer 1). De overige regels hebben nog keuzevakjes.

Weergave op de factuur-PDF

Geclusterde regels worden op de PDF vervangen door één regel met de clusteromschrijving. Het systeem bepaalt automatisch hoe het totaal wordt weergegeven:

• Als alle regels hetzelfde tarief hebben: het aantal, tarief en totaalbedrag worden getoond.
• Als alle regels hetzelfde aantal maar een verschillend tarief hebben: het aantal, het opgetelde tarief en het totaalbedrag worden getoond.
• Als zowel aantal als tarief verschillen: alleen het totaalbedrag wordt getoond.
• Bij kostenregels zonder aantal: alleen het totaalbedrag wordt getoond.

Samenvoegen vs. clusteren

	Samenvoegen	Clusteren
Wat wordt samengevoegd?	Alle regels van een type	Zelf gekozen regels
Omschrijving	Eenmalig ingevoerd bij de optie	Per cluster apart instelbaar
Meerdere groepen?	Nee, alles in één regel	Ja, meerdere clusters mogelijk
Waar instellen?	Factuur-tab > Samenvoegen	Factuurregels-tab > checkboxes + cluster-icoon
Combineerbaar?	Ja, je kunt clusteren en de overige regels samenvoegen