Stap-voor-stap vs. Batch Factureren

---

Samenvatting

WATCH biedt twee methoden om facturen aan te maken: stap-voor-stap (per factuur handmatig) en batch (meerdere facturen tegelijk). Dit artikel vergelijkt beide methoden en beschrijft wanneer je welke inzet.

---

Methode 1: Stap-voor-stap factureren

Pad: Facturering > Stap-voor-stap factureren

Werkwijze:

1. Selecteer een klant/project
2. WATCH toont alle factureerbare regels (uren, artikelen, kosten)
3. Controleer en pas aan (bedragen, omschrijvingen, periodes)
4. Genereer de factuur

Kenmerken:

• Volledige controle per factuur
• Mogelijkheid om regels te wijzigen, verwijderen of toevoegen
• Concept-factuur bekijken voor definitief maken
• Geschikt voor maatwerk en correcties

Wanneer stap-voor-stap?

Scenario	Waarom
Eerste factuur voor een klant	Controleer of alles klopt (tarieven, btw, lay-out)
Factuur met handmatige aanpassingen	Korting, afwijkende omschrijving, extra regels
Correctie op eerdere factuur	Creditnota + nieuwe factuur
Weinig facturen per maand	< 10 facturen: stap-voor-stap is snel genoeg
Klant met speciale afspraken	Afwijkende factuurtekst, PO-nummer, bijlagen

---

Methode 2: Batch factureren

Pad: Facturering > Batch factureren

Voorbereiding (eenmalig per project):

In Facturering > Beheer > Projecten > tab "Factureren" leg je vooraf vast:

• Begroot of werkelijk
• Bij begroot: factureringschema (datum + percentage per termijn)
• Bij werkelijk: geen schema nodig (periode wordt bij batchgeneratie opgegeven)
• Contactpersoon voor de factuur

Projecten zonder "Factureren"-tab configuratie worden niet meegenomen in het batchproces!

Werkwijze:

1. Kies de te factureren periode (Facturering > Facturen > Batch genereren facturen)
2. Klik "overzicht tonen" — WATCH toont alle projecten die in deze periode factureerbaar zijn
3. Per factuur: factuurnummer aanpassen, datum wijzigen, of uit batch uitsluiten
4. Klik "genereer facturen" — alle facturen worden in één keer als PDF gegenereerd

Selectielogica:

• Begroot: projecten met een regel in het factureringschema binnen de gekozen periode
• Werkelijk: projecten met uren/artikelen/kosten met een datum in de gekozen periode

Kenmerken:

• Snel: tientallen facturen in minuten
• Consistent: zelfde regels voor alle facturen
• Overzichtelijk: totaallijst vooraf controleerbaar, per factuur aanpasbaar
• Optie om per factuur via "Genereren >>" naar stap 4 van het stap-voor-stap scherm te gaan
• Minder handmatige controle per individuele factuur

Wanneer batch?

Scenario	Waarom
Maandelijkse facturatieronde	Alle projecten van afgelopen maand in één keer
Veel projecten met standaardtarieven	Weinig uitzonderingen, standaard lay-out
Periodieke facturatie (abonnementen)	Terugkerende artikelen automatisch meenemen
Efficiëntie bij > 10 facturen/maand	Tijdsbesparing significant

---

Vergelijking

Aspect	Stap-voor-stap	Batch
Controle per factuur	Volledig	Beperkt (totaaloverzicht)
Snelheid	Langzaam bij veel facturen	Snel
Aanpassingen	Per factuur mogelijk	Niet per factuur
Foutgevoeligheid	Laag (handmatige controle)	Hoger (minder individuele controle)
Geschikt voor	Maatwerk, correcties, kleine aantallen	Bulkverwerking, standaardfacturatie

---

Typische maandelijkse facturatie-workflow

Week 1:  Uren vorige maand gevalideerd?  → Ja → door naar facturering
Week 1:  Batch factureren (standaard projecten)
Week 1:  Stap-voor-stap (uitzonderingen, maatwerkfacturen)
Week 2:  Conceptfacturen controleren en definitief maken
Week 2:  Facturen versturen (e-mail of post)
Week 3+: Debiteurenbeheer (openstaande facturen bewaken)

---

Gerelateerde documentatie

• Stap-voor-stap factureren
• Batch factureren
• Debiteurenbeheer
• Terugkerende kosten en artikelen