Grootboek en kostenplaats

In WATCH kunt u grootboeknummers en kostenplaatsen toekennen aan factuurregels. Dit maakt het mogelijk om verkoopfacturen te exporteren naar uw boekhoudpakket met de juiste boekingsrekeningen.

U kunt grootboeknummers op drie niveaus instellen: een systeem default, een projectniveau en een detailniveau (per projectonderdeel, artikelgroep of kostenregel). WATCH kiest automatisch het meest specifieke niveau bij het genereren van factuurregels.

Activeren

De functionaliteit wordt geactiveerd in de systeeminstellingen van de factureringsmodule.

Ga naar Facturering > Instellingen > Systeeminstellingen, open de tab facturering en vervolgens de subtab Grootboek en kostenplaats.

Vink het selectievakje gebruik grootboeknummers aan om de functionaliteit te activeren.

Figuur 1 Systeeminstellingen: grootboek en kostenplaats activeren en definiëren.

Hier definieert u de beschikbare grootboeknummers. Elk nummer heeft een volgorde, een waarde (het grootboeknummer) en een naam (de omschrijving). De waarde is wat op de factuurregels en in de export verschijnt.

Onderaan kunt u een default grootboeknummer selecteren. Dit wordt gebruikt als er op geen enkel niveau een specifiek grootboeknummer is ingesteld.

Op dezelfde manier kunt u kostenplaatsen activeren en definiëren.

Niveaus

Systeemniveau (default)

Het default grootboeknummer dat u in de systeeminstellingen selecteert. Dit is de terugvaloptie wanneer er op project- of detailniveau geen nummer is ingesteld.

Projectniveau

Per project kunt u een standaard grootboeknummer instellen. Dit doet u in het Beheer > Projecten scherm, op het tabblad Factureren. Alle factuurregels voor dit project krijgen dit grootboeknummer, tenzij er op detailniveau iets anders is ingesteld.

Detailniveau

Als u de instelling grootboeknummer op projectonderdeelniveau, artikelgroep niveau en kosten niveau activeert in de systeeminstellingen, verschijnen er grootboek-velden op drie plaatsen:

Artikelgroepen — In Facturering > Beheer > Artikelgroepen kunt u per artikelgroep een grootboeknummer instellen. Alle artikelen die tot deze groep behoren, krijgen bij facturering het grootboeknummer van de artikelgroep.

Figuur 2 Artikelgroep formulier met grootboek instelling.

Projectonderdelen — In het projectonderdelen-beheerscherm in de module Facturering kunt u per projectonderdeel een grootboeknummer instellen. Uren die op dit onderdeel worden geregistreerd, krijgen bij facturering automatisch dit grootboeknummer.

Kostenregels — Bij begrote en werkelijke kosten kunt u per individuele kostenregel een grootboeknummer instellen. U vindt dit in de schermen Facturering > Kosten > Begrote kosten en Facturering > Kosten > Werkelijke kosten. Dit is het meest specifieke niveau.

Figuur 3 Terugkerende werkelijke kosten met bewerkbare omschrijving en grootboek.

Prioriteit bij facturering

Bij het genereren van een factuur bepaalt WATCH het grootboeknummer per factuurregel in de volgende volgorde:

1. Detailniveau: het grootboeknummer dat direct op de kostenregel, het projectonderdeel of de artikelgroep is ingesteld

2. Projectniveau: het standaard grootboeknummer van het project

3. Systeem default: het default grootboeknummer uit de systeeminstellingen

Het eerste niveau waar een waarde is ingesteld, wordt gebruikt. Is er nergens een waarde ingesteld, dan blijft het grootboekveld op de factuurregel leeg.

Voorbeeld: stel dat als systeem default "Omzet hoog verhuur" is ingesteld. Op een bepaald project staat "Omzet hoog maatwerk" als projectniveau. Maar op het projectonderdeel "Consultancy" staat "Omzet hoog uren" ingesteld. Bij het factureren van uren op dit onderdeel wordt "Omzet hoog uren" gebruikt, omdat het detailniveau het meest specifiek is.

Grootboek op factuurregels

Na het genereren van een factuur kunt u het toegekende grootboeknummer zien op de tab Factuurregels in het factuurdetailscherm. Per factuurregel wordt het grootboeknummer weergegeven en kan het eventueel handmatig worden aangepast.

Figuur 4 Factuurregels met grootboek kolom in het factuurdetailscherm.

Kostenplaats

De kostenplaats-functionaliteit werkt op dezelfde manier als het grootboeknummer. U kunt kostenplaatsen definiëren in de systeeminstellingen en toekennen op project-, projectonderdeel- en kostenniveau.

De kostenplaats wordt naast het grootboeknummer op de factuurregels weergegeven en kan in de export worden meegenomen.

Factuurregels overzicht

In het scherm Facturering > Factuurregels overzicht kunt u factuurregels filteren en groeperen op grootboeknummer en kostenplaats. Dit geeft u een totaaloverzicht van de omzet per grootboekrekening.

Het overzicht biedt meerdere tabbladen:

• Factuurregels: standaard overzicht met filter op grootboek
• Groeperen per grootboek: gegroepeerd per grootboeknummer met subtotalen

De resultaten kunnen naar Excel worden geëxporteerd.

Figuur 5 Factuurregels overzicht met filter op grootboek en groepering per grootboeknummer.

Samenvatting

Niveau	Waar instellen	Van toepassing op
Systeem default	Facturering > Instellingen > Systeeminstellingen	Alle factuurregels (terugvaloptie)
Project	Beheer > Projecten > tab Factureren	Alle regels van het project
Projectonderdeel	Projectonderdelen beheer (Facturering module)	Uren op dit onderdeel
Artikelgroep	Facturering > Beheer > Artikelgroepen	Artikelen in deze groep
Kostenregel	Facturering > Kosten (begroot/werkelijk)	Individuele kostenregel