Complete Project Lifecycle

Van Offerte tot Factuur

Samenvatting

Dit artikel beschrijft het volledige traject van een project in WATCH: van de eerste klantaanvraag tot de laatste factuur. Elke stap wordt beschreven met het bijbehorende scherm en de module. Twee varianten worden uitgewerkt: een nacalculatie-project en een fixed price-project.

---

Overzicht van het proces

┌──────────────────┐
│ 1. Klant aanmaken │  Relatiebeheer
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 2. Project        │  Urenregistratie > Beheer
│    inrichten      │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 3. Offerte        │  Offertes > Genereren
│    opstellen      │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 4. Offerte        │  Offertes > Overzicht
│    geaccepteerd   │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 5. Planning       │  Agenda & Planning
│    maken          │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 6. Uren           │  Urenregistratie
│    schrijven      │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 7. Uren           │  Urenregistratie > Validatie
│    valideren      │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 8. Factuur        │  Facturering > Facturen
│    genereren      │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 9. Factuur        │  Facturering > E-mail
│    versturen      │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 10. Betaling      │  Facturering > Beheer
│     registreren   │
└────────┬─────────┘
         ▼
┌──────────────────┐
│ 11. Project       │  Urenregistratie > Beheer
│     afsluiten     │
└────────┘

---

Stap-voor-stap: nacalculatie-project

Stap 1: Klant aanmaken

Module: Relatiebeheer Scherm: Relatiebeheer > Beheer > Relaties

1. Maak een nieuwe relatie aan met relatiecode (bijv. ACME) en relatienaam
2. Voeg minimaal één contactpersoon toe met achternaam, voornaam en e-mailadres
3. Ken een relatiesoort toe (bijv. "Klant")

Tip: Als de klant al bestaat, hoeft dit niet opnieuw. WATCH deelt klantgegevens over alle modules.

Stap 2: Project inrichten

Module: Urenregistratie Scherm: Urenregistratie > Beheer > Projecten

1. Maak een nieuw project aan:

   • Projectcode: bijv. ACME_WEBSITE_2026
   • Projectnaam: beschrijvende naam
   • Klant: selecteer de klant uit stap 1
   • Status: "Lopend"

2. Maak projectonderdelen aan per activiteit:

   • ANALYSE — Uurtarief: €130
   • ONTWERP — Uurtarief: €120
   • BOUW — Uurtarief: €110
   • TEST — Uurtarief: €100

3. Vul begrote uren in per onderdeel (optioneel, maar aanbevolen):

   • ANALYSE: 40 uur
   • ONTWERP: 60 uur
   • BOUW: 120 uur
   • TEST: 30 uur

4. Koppel resources (medewerkers) aan de onderdelen

Tip: Gebruik Projecten++ (Urenregistratie > Beheer > Projecten++) om het hele project in één scherm in te richten.

Stap 3: Offerte opstellen

Module: Offertes Scherm: Offertes > Genereren

1. Selecteer het project en de klant
2. Kies "inclusief BTW" of "exclusief BTW"
3. Selecteer welke kostensoorten in de offerte komen (uren, artikelen, overige kosten)
4. Genereer de offerte — WATCH berekent het totaalbedrag op basis van begrote uren × uurtarief
5. Bewerk de inleidingstekst en afsluiting in het detailscherm
6. Genereer de PDF en verstuur per e-mail

Offertebedrag nacalculatie: Het bedrag is een richtprijs. Vermeld in de inleidingstekst dat facturering op basis van werkelijk bestede uren plaatsvindt.

Stap 4: Offerte geaccepteerd

Module: Offertes Scherm: Offertes > Overzicht > Offerte details

1. Open de offerte in het overzicht
2. Zet de status op "Geaccepteerd"
3. Er kan slechts één offerte per project geaccepteerd zijn — deze wordt gebruikt in rapportages

Let op: Na acceptatie zijn de offerteregels losgekoppeld van de projectdata. Wijzigingen aan het project (begrote uren, tarieven) werken niet door in de bestaande offerte.

Stap 5: Planning maken

Module: Agenda & Planning Scherm: Agenda & Planning > Invoer planning

1. Maak planning-items aan voor de komende periode
2. Selecteer per item: medewerker, project, projectonderdeel, datum, aantal uren
3. Gebruik het planbord medewerkers voor een visueel overzicht
4. Controleer beschikbaarheid via het planoverzicht

Tip: Planning-items kunnen later worden overgenomen als urenregistratie (zie stap 6).

Stap 6: Uren schrijven

Module: Urenregistratie Scherm: Urenregistratie > Uren

1. Medewerkers openen het urenregistratiescherm
2. Ze selecteren het project en projectonderdeel
3. Ze vullen het aantal uren in per dag
4. Optioneel: omschrijving, kenmerken, loonelementen

Alternatief: Uren overnemen uit planning — als er planning-items bestaan, kunnen deze worden overgenomen als urenregels.

Stap 7: Uren valideren

Module: Urenregistratie Scherm: Urenregistratie > Validatie

Het validatieproces kent maximaal 5 stappen (configureerbaar per organisatie):

1. Medewerker markeert week als "gereed" (uren staan open, maar medewerker geeft aan klaar te zijn)
2. Projectleider valideert de uren op zijn/haar projecten (uren worden vergrendeld voor medewerker)
3. Manager/administratie valideert alle uren van een medewerker per week
4. Externe projectleider (optioneel) keurt uren goed via het klantenportaal
5. Financiële administratie zet uren op status "verwerkt" (definitief vergrendeld)

Tip: Niet elke organisatie gebruikt alle 5 stappen. Een kleine organisatie kan direct van stap 1 naar stap 5 gaan.

Stap 8: Factuur genereren

Module: Facturering Scherm: Facturering > Facturen > Stap voor stap

1. Selecteer het project
2. Kies de facturatieperiode (bijv. afgelopen maand)
3. Selecteer facturatiebasis: werkelijke uren (nacalculatie)
4. Kies welke kostensoorten meenemen (uren, artikelen, overige kosten)
5. Genereer de factuur
6. Controleer en bewerk factuurregels indien nodig

Alternatief: Bij veel projecten per maand, gebruik Facturering > Facturen > Batch genereren.

Stap 9: Factuur versturen

Module: Facturering Scherm: Facturering > E-mail

1. Selecteer de factuur(en) die verstuurd moeten worden
2. Kies een e-mailtemplate met de juiste {tags}
3. Genereer de factuur-PDF als bijlage
4. Verstuur per e-mail naar de contactpersoon

Stap 10: Betaling registreren

Module: Facturering Scherm: Facturering > Beheer > Facturen

1. Open de factuur
2. Registreer de betaaldatum en het betaalde bedrag
3. Bij niet-betaling: genereer een herinnering of aanmaning

Stap 11: Project afsluiten

Module: Urenregistratie Scherm: Urenregistratie > Beheer > Projecten

1. Controleer of alle uren zijn geschreven en gefactureerd
2. Zet de projectstatus op "Gesloten"
3. Gesloten projecten zijn niet meer zichtbaar in urenregistratie en planning (tenzij gefilterd)

---

Stap-voor-stap: fixed price-project

Het proces is grotendeels identiek aan nacalculatie, met deze belangrijke verschillen:

Stap 2: Project inrichten (verschil)

• Begrote uren zijn verplicht en vormen de basis voor de offerte en facturering
• Overweeg budgetbescherming in te schakelen (blokkeren bij bereiken budget)
• Stel eventueel een omzetbudget in euro's in op projectniveau

Stap 3: Offerte opstellen (verschil)

• Het offertebedrag is bindend — dit is wat de klant betaalt
• Vermeld in de offerte duidelijk dat het een vaste prijs betreft
• Beschrijf nauwkeurig wat wel en niet binnen de scope valt

Stap 8: Factuur genereren (verschil)

• Selecteer facturatiebasis: begrote uren (fixed price)
• Kies hoe je factureert:
  • Geheel project: 100% van de begroting in één factuur
  • Percentage: bijv. 30% bij start, 40% tussentijds, 30% bij oplevering
• Werkelijke uren worden wél geregistreerd (stap 6) maar bepalen niet het factuurbedrag

Stap 11: Project afsluiten (verschil)

• Vergelijk begrote uren met werkelijke uren — dit toont de winstgevendheid
• Bij onderschrijding: project was winstgevend (meer gefactureerd dan besteed)
• Bij overschrijding: project was verliesgevend (kosten hoger dan omzet)

---

Tijdlijn-voorbeeld

Week 1    ──── Klant & project aanmaken, offerte opstellen
Week 2    ──── Offerte verstuurd, wachten op acceptatie
Week 3    ──── Offerte geaccepteerd, planning maken
Week 4-6  ──── Analysefase: uren schrijven, wekelijks valideren
Week 7-12 ──── Bouwfase: uren schrijven, maandelijks factureren
Week 13   ──── Testfase: uren schrijven
Week 14   ──── Laatste factuur, betaling, project afsluiten

---

Datakoppelingen tussen modules

Van	Naar	Wat stroomt mee
Relatiebeheer	Alle modules	Klantgegevens, contactpersonen
Urenregistratie (Beheer)	Offertes	Project, onderdelen, begrote uren, tarieven
Offertes	Facturering	Geaccepteerd offertebedrag (ter vergelijking)
Agenda & Planning	Urenregistratie	Planning-items → urenregels (overnemen)
Urenregistratie	Facturering	Geschreven uren × tarief (nacalculatie)
Urenregistratie (Beheer)	Facturering	Begrote uren × tarief (fixed price)
Facturering	Klantenportaal	Factuur-PDF's (klant kan inzien)

Belangrijk: Offerteregels en factuurregels zijn na generatie losgekoppeld van de brondata. Wijzigingen aan het project werken niet automatisch door in bestaande offertes of facturen.

---

Veelgestelde vragen

V: Moet ik alle stappen doorlopen? A: Nee. De offertestap is optioneel — je kunt direct een project inrichten en uren schrijven. De planningstap is ook optioneel. Het minimale pad is: klant → project → uren → factuur.

V: Kan ik meerdere offertes per project maken? A: Ja, maar slechts één offerte kan de status "geaccepteerd" hebben. Deze wordt gebruikt in vergelijkingsrapportages.

V: Hoe vaak moet ik factureren? A: Dit hangt af van je organisatie en afspraken met de klant. Gebruikelijk is maandelijks (nacalculatie) of per mijlpaal (fixed price). WATCH ondersteunt beide patronen.