cross-module-documentatie

Andere modules

Fixed Price vs. Nacalculatie

Samenvatting

De keuze tussen fixed price en nacalculatie is de scharnierbeslissing die bepaalt hoe een project in WATCH wordt ingericht. Deze keuze heeft gevolgen voor de offerte, de urenregistratie, de facturering en het budgetbeheer. Dit artikel helpt bij het maken van die keuze.

Wat is het verschil?

Nacalculatie (werkelijke kosten)

Bij nacalculatie factureer je op basis van werkelijk bestede uren vermenigvuldigd met een uurtarief. De klant betaalt voor wat er daadwerkelijk is geleverd.

Kenmerken:

Factuur is gebaseerd op werkelijk geschreven uren
Uurtarief staat op het projectonderdeel
Facturering per periode (maand, kwartaal) of per project
Financieel risico ligt grotendeels bij de klant
Transparantie over bestede tijd is vereist

Geschikt voor:

Advieswerkzaamheden waar de omvang vooraf moeilijk in te schatten is
Lopende onderhoudsopdrachten
Agile/scrum-projecten met wisselende scope
Situaties waar de klant vertrouwen heeft in de leverancier

Fixed Price (begrote kosten)

Bij fixed price factureer je een vooraf afgesproken bedrag, ongeacht hoeveel uren er werkelijk zijn besteed. De factuur is gebaseerd op de begroting.

Kenmerken:

Factuur is gebaseerd op begrote uren en kosten
Facturering als percentage van het totaal of als vast bedrag
Facturering per mijlpaal, per maand of bij oplevering
Financieel risico ligt grotendeels bij de leverancier
Nauwkeurige inschatting vooraf is essentieel

Geschikt voor:

Projecten met een helder gedefinieerde scope
Klanten die vooraf zekerheid over kosten willen
Aanbestedingen en overheidsprojecten
Eenmalige, afgebakende opdrachten

Hybride model

In de praktijk combineren veel organisaties beide modellen. Bijvoorbeeld:

Vast deel + nacalculatie: Licentiekosten als vast bedrag, implementatie-uren op nacalculatie
Fasering: Analysefase op nacalculatie, bouwfase als fixed price
Plafond: Nacalculatie met een budgetplafond (meerwerk apart)

Beslisboom

Gebruik deze vragen om de juiste keuze te maken:

Is de scope vooraf volledig duidelijk en afgebakend?
├── Ja → Zijn de risico's goed in te schatten?
│   ├── Ja → FIXED PRICE
│   └── Nee → NACALCULATIE met budgetplafond
└── Nee → Is er een vertrouwensrelatie met de klant?
    ├── Ja → NACALCULATIE
    └── Nee → HYBRIDE (vast basisbudget + nacalculatie meerwerk)

Inrichting in WATCH per model

Nacalculatie-project inrichten

Project aanmaken met klant en projectcode
Projectonderdelen aanmaken per activiteit of fase
Uurtarief instellen op elk projectonderdeel (Offertes > Beheer > Projectonderdelen > kolom "uurtarief")
Resources koppelen — medewerkers die uren mogen schrijven
Begrote uren invullen (optioneel, voor budgetbewaking) op onderdeel- of resourceniveau
Budgetbescherming inschakelen als je wilt waarschuwen of blokkeren bij budget-overschrijding

Facturering: Via Facturering > Facturen > Stap voor stap of Batch. Kies "werkelijke uren" als basis. Selecteer de gewenste facturatieperiode.

Voorbeeld: IT-adviesbureau factureert maandelijks op basis van werkelijk bestede uren per project.

Fixed price-project inrichten

Project aanmaken met klant en projectcode
Projectonderdelen aanmaken per fase of deliverable
Uurtarief instellen op elk projectonderdeel (bepaalt de begrote omzet)
Begrote uren invullen op onderdeel- of resourceniveau (bepaalt het offertebedrag)
Resources koppelen — medewerkers die uren mogen schrijven
Budgetbescherming instellen om te voorkomen dat er meer uren worden geschreven dan begroot

Facturering: Via Facturering > Facturen. Kies "begrote uren" als basis. Factureer het gehele project of een percentage.

Voorbeeld: Bouwbedrijf biedt een vaste prijs aan voor een verbouwing en factureert 30% bij start, 40% tussentijds, 30% bij oplevering.

Hybride project inrichten

Project aanmaken met klant en projectcode
Aparte projectonderdelen voor vaste en variabele delen:
- Onderdeel "LICENTIES" (vast bedrag, als artikel)
- Onderdeel "IMPLEMENTATIE" (uren × tarief, nacalculatie)
- Onderdeel "ONDERHOUD" (uren × tarief, nacalculatie, doorlopend)
Per onderdeel het juiste facturatiemodel kiezen bij het genereren van de factuur

Wat verandert in de offerte?

Aspect	Nacalculatie	Fixed Price	Hybride
Offerteregels	Geschatte uren × tarief (indicatief)	Begrote uren × tarief (bindend)	Mix per onderdeel
Offertebedrag	Richtprijs, onder voorbehoud	Vast bedrag	Deels vast, deels indicatief
Offerte-inleiding	Benadrukt uurtarief en transparantie	Benadrukt projectresultaat en prijs	Beschrijft beide componenten
Na acceptatie	Uren zijn leidend voor factuur	Begroting is leidend voor factuur	Per onderdeel bepaald

Wat verandert in de facturering?

Aspect	Nacalculatie	Fixed Price
Factuurbasis	Werkelijk geschreven uren	Begrote uren/bedragen
Facturatiefrequentie	Periodiek (maand/kwartaal)	Per mijlpaal of percentage
Meerwerk	Extra uren = hogere factuur	Meerwerk apart offreren
Creditfactuur	Bij te veel gefactureerde uren	Bij scope-wijziging
Resultaatberekening	Omzet = werkelijk × tarief	Omzet = begroot, kosten = werkelijk

Budgetbescherming per model

Bij nacalculatie

Budgetbescherming is informatief: het waarschuwt wanneer het geschatte urenbudget dreigt te worden overschreden. Dit geeft een signaal om met de klant te overleggen over meerwerk.

Systeeminstelling: "standaard aan" of "standaard uit" (per project aanpasbaar)
Drie niveaus: project, projectonderdeel, resource
Waarschuwing in Dashboard: oranje bij nadering grens, rood bij overschrijding

Bij fixed price

Budgetbescherming is kritisch: overschrijding betekent directe winstderving omdat er niet meer gefactureerd kan worden.

Systeeminstelling: "standaard aan" wordt aanbevolen
Blokkering: overweeg "blokkeren bij bereiken budget" om verdere urenregistratie te voorkomen
Dashboard-drempelwaarden: stel scherper in (bijv. oranje bij 80%, rood bij 90%)

Budgetbescherming in euro's

Naast uren kan ook een omzetbudget in euro's worden ingesteld op projectniveau. Dit is met name relevant bij mixed-projecten met zowel uren als artikelen/kosten.

Voorbeelden per branche

IT-adviesbureau — nacalculatie

Project per opdracht, onderdelen per fase (analyse, ontwerp, bouw, test)
Uurtarief per senioriteit (senior €150, medior €120, junior €90 — via aparte onderdelen)
Maandelijkse facturering op basis van werkelijke uren
Budgetbescherming als waarschuwing, niet als blokkade

Bouwbedrijf — fixed price

Project per bouwproject, onderdelen per werkpakket
Vaste aanneemsom, gefactureerd per termijn (percentage)
Begrote uren strak ingevuld, budgetbescherming blokkerend
Meerwerk als apart projectonderdeel

Accountantskantoor — hybride

Project per klant, onderdelen per dienst (jaarrekening, aangifte, advies)
Jaarrekening: fixed price (vast bedrag per jaar)
Advieswerk: nacalculatie (uren × tarief)
Maandelijkse facturering met mix van vaste en variabele posten

Consultancy — nacalculatie met plafond

Project per engagement, onderdelen per werkstroom
Nacalculatie met een budgetplafond per kwartaal
Budgetbescherming waarschuwt bij 80% van plafond
Periodieke rapportage aan klant over bestedingen

Halverwege wisselen van model

Het is mogelijk om halverwege een project van facturatiemodel te wisselen, maar dit vereist aandacht:

Van nacalculatie naar fixed price: Maak een definitieve factuur van alle werkelijke uren tot nu toe. Stel begrote uren in voor het restant. Volgende facturen op basis van begroting.
Van fixed price naar nacalculatie: Maak een definitieve factuur van het reeds gefactureerde percentage. Schakel over naar facturering op werkelijke uren. Pas het uurtarief aan indien nodig.

Let op: De offerte en eerder gegenereerde facturen worden niet automatisch aangepast — deze zijn losgekoppeld van de projectdata (brondata-ontkoppeling).

Veelgestelde vragen

V: Kan ik verschillende onderdelen van hetzelfde project op verschillende manieren factureren? A: Ja. Per factuur kies je welke onderdelen en welke basis (werkelijk of begroot) je gebruikt. Maak aparte projectonderdelen voor vaste en variabele componenten.

V: Hoe zie ik of een project winstgevend is bij fixed price? A: Vergelijk de begrote omzet (offerteprijs) met de werkelijke kosten (geschreven uren × uurkosten). Dit is zichtbaar in de omzetrapportages van de factureringsmodule.

V: Kan ik budgetbescherming per project aan/uit zetten? A: Ja. De systeeminstelling bepaalt de standaard, maar per project kun je dit overschrijven. Ga naar het project in Beheer en stel budgetbescherming in.