Importeren

Relatiegegevens die verzameld of aangeschaft zijn om gebruikt te gaan worden voor verkoop/telemarketing-doeleinden hebben over het algemeen een structuur die afwijkt van de structuur zoals we die binnen WATCH hanteren. WATCH bezit functionaliteit om een importset te definiëren waarin wordt vastgelegd welke kolommen uit een import Excelbestand geïmporteerd moeten worden naar welke kolommen in het WATCH systeem en welke aanpassingen aan deze data gedaan moeten worden.

In onderstaande schermafdruk wordt een voorbeeld van een importset getoond. Links zien we eerst de velden uit WATCH, daarnaast de kolommen uit het te importeren bestand. Vervolgens kunnen we de kolom in WATCH van een vaste waarde voorzien in plaats van de inhoud van een kolom uit de te importeren spreadsheet. Als laatste stap kunnen we nog voor een bewerkingsactie van de te importeren data kiezen.

Figuur 1 Fragment van het beheerscherm van een importset

Voorbeeld

De waarde uit de spreadsheetkolom “Directeur mv” willen we terugzien in de WATCH kolom CONTACTPERSOON.GESLACHT maar we willen ook de actie “gender” hier op loslaten. Deze “gender” actie verandert in de spreadsheet gebruikte afkortingen in de waarden zoals die in WATCH worden gebruikt.

Figuur 2 Het “Importactie” beheerscherm waarin wordt vastgelegd hoe data bij import wordt bewerkt.

Het maken van een importset is moeilijk en vereist wat kennis van het WATCH Datamodel en kennis van MySQL. Over het algemeen is hiervoor ondersteuning van Musthave nodig.

Als de import set voor een bepaald bestandsformaat goed gedefinieerd is, kunnen we een spreadsheet met externe gegevens gaan importeren in WATCH.

Figuur 3 Importscherm voor importeren externe spreadsheet met suspects

Bij het importeren van een spreadsheet kiezen we eerst het te importeren spreadsheetbestand. Daarna geven we aan welke eerder gedefinieerde importset we willen gebruiken. Als we de geïmporteerde gegevens vervolgens in een verkoop/telemarketing activiteit willen gebruiken, kiezen we een project om de te importeren relaties aan te koppelen. Als laatste kunnen we kiezen wat we moeten doen met relaties die al bestaan binnen WATCH: bestaande gegevens overschrijven, de gegevens niet importeren of per geval de gebruiker laten kiezen.