Relatiebeheer documentatie

Relatiebeheer mobiel

Relatiebeheer schermen

Sales documentatie

Andere modules

CRM-strategie met WATCH Relatiebeheer

Samenvatting

WATCH Relatiebeheer biedt CRM-functionaliteit die is geïntegreerd met projectbeheer, urenregistratie en facturering. Dit artikel beschrijft hoe je Relatiebeheer effectief inzet als CRM-tool, wat de mogelijkheden en beperkingen zijn, en hoe het past in een bredere projectmanagement-workflow.

WATCH als CRM: mogelijkheden en beperkingen

Wat WATCH Relatiebeheer wél biedt

Functie	Beschrijving
Relatiebeheer	Alle klanten, leveranciers en partners op één plek
Contactpersonenbeheer	Meerdere contactpersonen per relatie, met functies
Communicatiehistorie	Bijhouden van contactverslagen en e-mails
Classificatie	Relatiesoorten en functies voor segmentatie
Selecties en queries	Statische en dynamische groepen voor mailings
E-mail en mailmerge	Direct vanuit WATCH mailen naar gesegmenteerde groepen
Integratie	Relaties zijn automatisch beschikbaar als klanten in Offertes en Facturering

Wat WATCH Relatiebeheer niet biedt

Functie	Alternatief
Pipeline-management	Gebruik Sales-module (suspect → prospect → klant)
Lead scoring	Niet beschikbaar — handmatig classificeren via relatiesoorten
Marketing automation	Beperkt — Mailchimp-koppeling via mailmerge export. Verder extern tool + export/import
Social media integratie	Niet beschikbaar
Telefonieintegratie (CTI)	Niet beschikbaar
E-mail tracking	Communicatiehistorie toont verzonden mails, geen open/click tracking

Wanneer is WATCH voldoende als CRM?

WATCH Relatiebeheer is voldoende wanneer:

De focus ligt op bestaande klanten (niet op acquisitie)
De organisatie <100 actieve relaties heeft
De behoefte vooral communicatiehistorie en segmentatie is
Het CRM moet integreren met projectbeheer en facturering

Overweeg een extern CRM wanneer:

De focus ligt op actieve acquisitie met complexe sales-trajecten
Marketing automation en lead nurturing noodzakelijk zijn
Er >500 actieve relaties zijn met complexe segmentatie

Relatiesoorten effectief inzetten

Standaard relatiesoorten

Relatiesoort	Beschrijving	Voorbeeld
Klant	Actieve opdrachtgever	Bedrijf dat projecten heeft lopen
Prospect	Potentiële klant	Bedrijf in gesprek, nog geen opdracht
Leverancier	Dienst- of productverlener	Hosting, softwarelicenties
Partner	Samenwerkingspartner	Co-makers, referral partners
Intern	Eigen organisatie	Eigen vestigingen, afdelingen

Per branche aanbevolen relatiesoorten

IT-adviesbureau:

Klant, Prospect, Partner, Leverancier, Referent

Bouwbedrijf:

Opdrachtgever, Onderaannemer, Leverancier, Architect, Gemeente

Accountantskantoor:

Klant-MKB, Klant-Particulier, Klant-ZZP, Leverancier, Netwerkpartner

Non-profit:

Subsidieverstrekker, Samenwerkingspartner, Vrijwilliger, Donateur

Tips voor relatiesoorten

Maximaal 5-8 soorten — meer maakt het onoverzichtelijk
Eén relatie kan meerdere soorten hebben — een leverancier kan ook klant zijn
Gebruik soorten voor filtering — in rapportages en mailings

Functies als classificatie

Functies classificeren contactpersonen op basis van hun rol. Dit is essentieel voor gerichte communicatie.

Standaard functies

Functie	Beschrijving	Wanneer
Beslisser	Eindverantwoordelijke voor opdrachten	Offertes, contracten
Inkoper	Verantwoordelijk voor inkoop/aanbesteding	Offerteproces
Technisch contact	Dagelijks aanspreekpunt voor uitvoering	Projectcommunicatie
Financieel contact	Verantwoordelijk voor betalingen	Facturen, aanmaningen
Directie	Hoger management	Strategische communicatie

Nut van functies

Facturering: Verstuur facturen naar de contactpersoon met functie "Financieel contact"
Offertes: Verstuur offertes naar de "Beslisser" of "Inkoper"
Support: Route meldingen naar het "Technisch contact"
Nieuwsbrief: Stuur aan alle contactpersonen behalve "Financieel contact"

Selecties vs. Queries: wanneer wat?

Aspect	Selectie (statisch)	Query (dynamisch)
Inhoud	Vaste lijst contactpersonen	Zoekopdracht die steeds opnieuw wordt uitgevoerd
Verandert mee	Nee — momentopname	Ja — resultaten wijzigen mee met data
Gebruik	Eenmalige mailing, evenementuitnodiging	Periodieke nieuwsbrief, segmentatie
Voorbeeld	"Aanwezigen bij event X"	"Alle klanten met relatiesoort Klant"
Bewerken	Individuele contactpersonen toevoegen/verwijderen	Filtercriteria aanpassen

Wanneer selectie?

De ontvangerslijst is vastgelegd op een specifiek moment
Je wilt na het maken individuele contactpersonen uitvinken
De groep verandert niet meer (eenmalige actie)

Wanneer query?

De ontvangerslijst moet meeveranderen met de data
Je verstuurt periodiek dezelfde soort communicatie
Je wilt filteren op relatiesoort, functie of kenmerken

Communicatie-workflow

Stap-voor-stap: gerichte mailing versturen

1. Maak een query    →  Filter op relatiesoort + functie
   (of selectie)        Bijv.: Klant + Beslisser + Regio Noord

2. Review resultaat  →  Controleer de lijst, vink eventueel
                        individuele contactpersonen uit

3. Kies communicatie →  E-mail: direct vanuit WATCH
   methode              Mailmerge: CSV export voor Word/PostNL

4. Maak template     →  Onderwerp, HTML body met {tags}
                        {contactpersoon}, {bedrijfsnaam}, etc.

5. Verstuur          →  Preview controleren, dan verzenden

6. Registreer        →  Communicatiegegevens worden automatisch
                        opgeslagen in de communicatiehistorie

Communicatiehistorie raadplegen

Elke e-mail verstuurd vanuit WATCH wordt opgeslagen bij de relatie en/of contactpersoon. Dit biedt:

Overzicht van alle communicatie met een klant
Mogelijkheid om eerdere communicatie terug te vinden
Inzicht in wanneer een klant voor het laatst is benaderd

Relatiebeheer in relatie tot andere modules

Relatiebeheer ↔ Offertes en Facturering

Een relatie in Relatiebeheer = een klant in Offertes en Facturering
Contactpersonen worden gebruikt als ontvanger van offertes en facturen
Wijzigingen in klantgegevens (naam, adres) werken door naar alle modules

Let op: De term "klant" in Offertes/Facturering verwijst naar dezelfde entiteit als "relatie" in Relatiebeheer. Het zijn geen aparte gegevens.

Relatiebeheer ↔ Klantenportaal

Contactpersonen uit Relatiebeheer loggen in op het Klantenportaal
Het e-mailadres van de contactpersoon is de loginnaam
Contactpersoongroepen (Klantenportaal) zijn apart van relatiesoorten (Relatiebeheer)

Relatiebeheer ↔ Sales

De Sales-module biedt pipeline-functionaliteit bovenop Relatiebeheer:

Suspect (onbekend) → Prospect (in gesprek) → Klant (opdracht)

Procedures definiëren de stappen van het acquisitieproces
Rollen bepalen wie verantwoordelijk is per stap
Na conversie naar klant: relatie beschikbaar in alle modules

CRM-inrichting per branche

IT-dienstverlener

Aspect	Inrichting
Relatiesoorten	Klant, Prospect, Partner, Leverancier
Functies	Beslisser, Technisch, Financieel, Projectmanager
Kenmerken	Sector, Omvang, Softwarepakket
Query-gebruik	Maandelijkse nieuwsbrief per sector
Communicatie	E-mail templates voor updates en facturen

Accountantskantoor

Aspect	Inrichting
Relatiesoorten	Klant-MKB, Klant-Particulier, Klant-ZZP
Functies	Beslisser, Financieel, Administratief
Kenmerken	Dienstenpakket, Aangiftemaand, Boekhoudsoftware
Query-gebruik	Jaarlijkse mailing rond belastingaangifte per klanttype
Communicatie	Mailmerge voor bulkcorrespondentie

Bouwbedrijf

Aspect	Inrichting
Relatiesoorten	Opdrachtgever, Onderaannemer, Leverancier, Architect
Functies	Opdrachtgever, Uitvoerder, Inkoper, Projectleider
Kenmerken	Regio, Specialisme, Certificeringen
Query-gebruik	Offerteaanvraag naar geselecteerde onderaannemers per specialisme
Communicatie	E-mail voor projectupdates

Veelgestelde vragen

V: Kan ik relaties importeren vanuit Excel?

A: Ja. Gebruik de import-functie in Relatiebeheer > Beheer om relaties en contactpersonen in bulk te importeren via CSV.

V: Kan ik meerdere e-mailadressen per contactpersoon opslaan?

A: Een contactpersoon heeft één primair e-mailadres. Maak eventueel een extra contactpersoon aan voor een ander adres.

V: Hoe voorkom ik dubbele relaties?

A: Gebruik de relatiecode als uniek kenmerk. WATCH waarschuwt bij duplicaten op basis van code en naam.

V: Kan ik een verjaardagslijst of contractvervaldatum bijhouden?

A: Gebruik kenmerken van type "Datum" op contactpersonen of relaties. Maak een query die filtert op komende data.