Factuur-PDF-instellingen

In het factuur-tabblad van de factuurdetailscherm wordt een overzicht getoond van alle instellingen die de inhoud van de te genereren factuur-PDF bepalen. De lay-out van de factuur wordt besproken in het hoofdstuk Factuurlay-out.

Drie niveaus

In WATCH facturering vinden de instellingen voor het genereren van de factuur-PDF hun oorsprong op drie niveaus: systeemniveau, projectniveau of factuurniveau.

Factuurtab op het factuurdetailscherm
Figuur 1 Factuurtab op het factuurdetailscherm

Systeemniveau

Als er voor een bepaalde instelling geen projectniveau-variant is gedefinieerd en het wordt ook op factuurniveau niet ingesteld, dan wordt bij het genereren van de factuur-PDF de systeemniveauinstelling gebruikt. Op de factuurtab in het detailscherm worden deze systeemniveauinstellingen in lichtrood weergegeven.

Projectniveau

Op de factureren-tab in het projectenbeheerscherm (Facturering > Beheer > Projecten) kunnen de systeeminstellingen worden overschreven voor een project. Bij het genereren van een factuur-PDF worden dan de projectniveauinstellingen gebruikt en niet de systeemniveauinstellingen. Op de factuurtab in het detailscherm worden dit type instellingen in lichtgroen weergegeven.

Factureren-tab in het projectbeheerscherm
Figuur 2 Factureren-tab in het projectbeheerscherm

Factuurniveau

Op de factuurtab van het factuurdetailscherm kunnen ook voor een individuele factuur nog aanpassingen worden gedaan. Bij het genereren van een factuur-PDF worden dan deze factuurniveauinstellingen gebruikt en niet de systeemniveau- of projectniveauinstellingen. Op de factuurtab in het detailscherm worden deze instellingen in wit weergegeven.

Herinneringen en aanmaningen

Bij het genereren van herinneringen en aanmaningen maken we gebruik van dezelfde drie instellingenniveaus als bij het genereren van de factuur-PDF zelf (systeemniveau, projectniveau en factuurniveau).

Instellingen voor herinneringen
Figuur 3 Instellingen voor herinneringen

Instellingen voor aanmaningen
Figuur 4 Instellingen voor aanmaningen

De instellingen in detail bekeken

Wat de invloed is van de instellingen op de te genereren factuur en waar deze instellingen kunnen worden ingesteld wordt hierna beschreven.

Taal

In het factuurinstellingenscherm (Facturering > Instellingen > Factuur) kan de standaardtaal van de factuur worden ingesteld op systeemniveau. De WATCH Factureringmodule ondersteunt het genereren van facturen in Nederlands en in het Engels. Deze instelling kan overruled worden op projectniveau en ook nog aangepast voor een individuele factuur.

Teksten boven en onder de factuurregels

Voor de teksten die gebruikt worden als inleidende en afsluitende zin in de factuur-PDF zijn er in het factuurinstellingenscherm (Facturering > Instellingen > Factuur) tabs voor het invoeren van teksten in Nederlands en Engels voor zowel de factuur, de herinnering als de aanmaning.

Factuurteksten aanpassen
Figuur 5 Factuurteksten aanpassen in Nederlands en Engels

Deze inleidende en afsluitende teksten kunnen overruled worden op projectniveau in het projectenbeheerscherm en ook nog aangepast voor een individuele factuur.

Kredietbeperking

Het defaultpercentage voor kredietbeperking kan ingesteld worden in het factuurinstellingenscherm (Facturering > Instellingen > Factuur). Deze instelling kan overruled worden op projectniveau en ook nog aangepast voor een individuele factuur.

Urenbijlage-instellingen

De instellingen voor de urenbijlage kunnen op systeemniveau in het urenbijlage-instellingenscherm (Facturering > Instellingen > Uren bijlage) worden gedaan.

Urenbijlage-instellingenscherm
Figuur 6 Urenbijlage-instellingenscherm

De meeste instellingen op deze pagina zijn voor het positioneren van de verschillende onderdelen van de bijlage. Het gaat daarbij om de lay-out en niet om inhoud.

De volgende zaken gaan over de inhoud van de urenbijlage in de factuur-PDF. Deze zijn op systeemniveau in te stellen, maar indien nodig ook weer op projectniveau te overrulen.

  • Wordt er standaard een urenbijlage gegenereerd in de factuur-PDF?
  • Hoe worden uren in de bijlage gegroepeerd: per medewerker of per projectonderdeel?
  • Wordt voor elke medewerker of elk projectonderdeel een aparte pagina gebruikt?
  • Wat is de inleidende tekst die in de bijlage getoond wordt? 

Artikelbijlage-instellingen

De instellingen van de artikelbijlage kunnen op systeemniveau in het artikelbijlage-instellingenscherm (Facturering > Instellingen > Artikel bijlage) worden gedaan.

Net als bij de urenbijlage-instellingen zijn de meeste instellingen op deze pagina voor het positioneren van de verschillende onderdelen van de bijlage en zijn het grotendeels geen instellingen die de inhoud van de PDF bepalen.

Of een artikelbijlage standaard in de factuur-PDF gegenereerd moet worden, wordt ook op systeemniveau ingesteld. En, indien nodig, kan dat op projectniveau weer worden overschreven.

Artikelbijlage-instellingenscherm
Figuur 7 Artikelbijlage-instellingenscherm

Header en footer

In het factuurinstellingenscherm (Facturering > Instellingen > Factuur) kan gekozen worden welke header- en/of footerafbeelding in de factuur en in de bijlagen wordt gebruikt. Deze instelling kan op projectniveau worden overruled en ook op factuurniveau nog worden aangepast. Nieuwe headers en footers kunnen worden toegevoegd via de “Header en Footer”-tab in het systeeminstellingenscherm (Facturering > Instellingen > Systeem).

Btw-percentage

In het factuurinstellingenscherm (Facturering > Instellingen > Factuur) kan een standaard btw-percentage worden gekozen. Dit percentage kan op projectniveau weer worden overruled. Op factuurniveau hoeft er geen percentage te worden ingesteld. Dit kan immers op factuurregelniveau worden gedaan.

factuurregels
Figuur 8 Btw-percentage op factuurregelniveau

Laatste nieuws

Meer platte rapportagemogelijkheden

U kunt voortaan ook zogenaamde platte rapportages maken voor medewerkersrapportages en deze bovendien in WATCH zelf openen.

Lees meer

Nieuwe website en whitepaper bieden hulp bij het kiezen

Er zijn tegenwoordig heel veel systemen en tools voor urenregistratie op de markt. De geboden functionaliteit en de kwaliteit daarvan verschillen nogal.

Lees meer

Horeca-adviesbureau werd verrast met bijzondere wijnen

Enige tijd geleden won het horeca-adviesbureau Van Spronsen & Partners een wijnproeverij. Deze prijs ontvingen zij omdat zij mee hadden gedaan aan het klanttevredenheidsonderzoek onder WATCH-gebruikers.

Lees meer

Tips voor het mailen vanuit WATCH

Facturen versturen naar klanten, een nieuwsbrief e-mail de deur uit doen, planning-items en afspraken versturen. Het kan allemaal vanuit WATCH zelf. Wij hebben een paar tips voor u opgesteld om mailen vanuit WATCH zo goed mogelijk te laten verlopen.

Lees meer