Facturering documentatie
Stap-voor-stap vs. Batch Factureren
Samenvatting
WATCH biedt twee methoden om facturen aan te maken: stap-voor-stap (per factuur handmatig) en batch (meerdere facturen tegelijk). Dit artikel vergelijkt beide methoden en beschrijft wanneer je welke inzet.
Methode 1: Stap-voor-stap factureren
Pad: Facturering > Stap-voor-stap factureren
Werkwijze:
- Selecteer een klant/project
- WATCH toont alle factureerbare regels (uren, artikelen, kosten)
- Controleer en pas aan (bedragen, omschrijvingen, periodes)
- Genereer de factuur
Kenmerken:
- Volledige controle per factuur
- Mogelijkheid om regels te wijzigen, verwijderen of toevoegen
- Concept-factuur bekijken voor definitief maken
- Geschikt voor maatwerk en correcties
Wanneer stap-voor-stap?
| Scenario | Waarom |
|---|---|
| Eerste factuur voor een klant | Controleer of alles klopt (tarieven, btw, lay-out) |
| Factuur met handmatige aanpassingen | Korting, afwijkende omschrijving, extra regels |
| Correctie op eerdere factuur | Creditnota + nieuwe factuur |
| Weinig facturen per maand | < 10 facturen: stap-voor-stap is snel genoeg |
| Klant met speciale afspraken | Afwijkende factuurtekst, PO-nummer, bijlagen |
Methode 2: Batch factureren
Pad: Facturering > Batch factureren
Voorbereiding (eenmalig per project):
In Facturering > Beheer > Projecten > tab "Factureren" leg je vooraf vast:
- Begroot of werkelijk
- Bij begroot: factureringschema (datum + percentage per termijn)
- Bij werkelijk: geen schema nodig (periode wordt bij batchgeneratie opgegeven)
- Contactpersoon voor de factuur
Projecten zonder "Factureren"-tab configuratie worden niet meegenomen in het batchproces!
Werkwijze:
- Kies de te factureren periode (Facturering > Facturen > Batch genereren facturen)
- Klik "overzicht tonen" — WATCH toont alle projecten die in deze periode factureerbaar zijn
- Per factuur: factuurnummer aanpassen, datum wijzigen, of uit batch uitsluiten
- Klik "genereer facturen" — alle facturen worden in één keer als PDF gegenereerd
Selectielogica:
- Begroot: projecten met een regel in het factureringschema binnen de gekozen periode
- Werkelijk: projecten met uren/artikelen/kosten met een datum in de gekozen periode
Kenmerken:
- Snel: tientallen facturen in minuten
- Consistent: zelfde regels voor alle facturen
- Overzichtelijk: totaallijst vooraf controleerbaar, per factuur aanpasbaar
- Optie om per factuur via "Genereren >>" naar stap 4 van het stap-voor-stap scherm te gaan
- Minder handmatige controle per individuele factuur
Wanneer batch?
| Scenario | Waarom |
|---|---|
| Maandelijkse facturatieronde | Alle projecten van afgelopen maand in één keer |
| Veel projecten met standaardtarieven | Weinig uitzonderingen, standaard lay-out |
| Periodieke facturatie (abonnementen) | Terugkerende artikelen automatisch meenemen |
| Efficiëntie bij > 10 facturen/maand | Tijdsbesparing significant |
Vergelijking
| Aspect | Stap-voor-stap | Batch |
|---|---|---|
| Controle per factuur | Volledig | Beperkt (totaaloverzicht) |
| Snelheid | Langzaam bij veel facturen | Snel |
| Aanpassingen | Per factuur mogelijk | Niet per factuur |
| Foutgevoeligheid | Laag (handmatige controle) | Hoger (minder individuele controle) |
| Geschikt voor | Maatwerk, correcties, kleine aantallen | Bulkverwerking, standaardfacturatie |
Typische maandelijkse facturatie-workflow
Week 1: Uren vorige maand gevalideerd? → Ja → door naar facturering
Week 1: Batch factureren (standaard projecten)
Week 1: Stap-voor-stap (uitzonderingen, maatwerkfacturen)
Week 2: Conceptfacturen controleren en definitief maken
Week 2: Facturen versturen (e-mail of post)
Week 3+: Debiteurenbeheer (openstaande facturen bewaken)