cross module documentatie
Inrichtingsscenario's per Organisatietype
Samenvatting
WATCH is een modulair systeem dat voor zeer uiteenlopende organisaties kan worden ingericht. Dit artikel beschrijft concrete inrichtingsprofielen voor vier typische organisatietypen, met per profiel: welke modules, welke groepen, welke projectstructuur en welke instellingen.
Vóór je begint: de 10 inrichtingsvragen
WATCH biedt inrichtingsondersteuning aan waarbij de volgende 10 vragen worden doorgenomen. Beantwoord deze vragen vóór je WATCH gaat inrichten — een goede voorbereiding voorkomt dat je later inrichtingsbeslissingen moet terugdraaien.
- Welke gebruikersgroepen zijn er binnen de organisatie? → bepaalt groepen-structuur
- Welke schermen moet elke groep kunnen benaderen? → autorisatie-inrichting
- Moeten projectleiders en managers alleen hun eigen projecten en medewerkers zien? → projectleiderfilter en managerfilter
- Wat is de optimale projectstructuur voor deze organisatie? → onderdelen, standaardprojecten
- Kunnen standaardprojecten worden gebruikt voor snelle projectaanmaak? → sjablonen definiëren
- Hoe worden ziekte, verlof en intern werk geregistreerd? → intern project inrichten
- Welke eigen kenmerken (vrije velden) zijn gewenst? → op klanten, projecten, onderdelen, medewerkers, uren
- Hoe worden kenmerken gebruikt in rapportages? → filters en extra informatiekolommen
- Welke systeeminstellingen passen bij de werkwijze? → validatie, budgetbescherming, etc.
- Hoe moet de facturering worden ingericht? → lay-out, huisstijl, facturatiemodel
Scenario 1: ZZP'er / Eenmanszaak
Profiel
- 1 gebruiker
- Focus op urenregistratie en facturering
- Eenvoudige projectstructuur
Modules
- Urenregistratie (basis)
- Facturering (optioneel)
Groepen
Alleen de standaardgroep BEHEERDER (de ZZP'er is zelf beheerder).
Projectstructuur
Twee soorten projecten:
Intern project (voor niet-declarabele uren):
- Projectcode:
INTERN - Onderdelen:
ADMINISTRATIE,ACQUISITIE,OPLEIDING,VRIJ - Geen uurtarief, geen facturering
- Status: altijd lopend
Klantprojecten (voor declarabele uren):
- Projectcode: bijv.
ACME_WEBSITE - Onderdelen: per activiteit of fase
- Uurtarief op elk onderdeel
- Bij afronding: status "Gesloten"
Instellingen
- Validatie: uit (geen validatiestappen nodig)
- Budgetbescherming: aan (als waarschuwing, niet blokkerend)
- Kenmerken: minimaal (eventueel "declarabel ja/nee")
- Loonelementen: standaard (aanwezig/vakantie)
Facturering
- Nacalculatie: maandelijks factureren op werkelijke uren
- Stap-voor-stap methode (weinig facturen per maand)
Scenario 2: MKB Dienstverlenend (5-25 medewerkers)
Profiel
- 5-25 medewerkers
- Meerdere projectleiders
- Behoefte aan urenvalidatie en projectbewaking
- Klanten die facturen ontvangen
Modules
- Urenregistratie
- Agenda & Planning
- Offertes
- Facturering
- Relatiebeheer
Groepen
| Groep | Gebruikers | Rechten |
|---|---|---|
| BEHEERDER | 1-2 personen | Volledige toegang, systeeminstellingen |
| PROJECTLEIDER | Projectleiders | Validatie, beheer eigen projecten, rapportages |
| MEDEWERKER | Alle overige | Eigen uren schrijven, eigen planning bekijken |
Projectstructuur
- Project per opdracht of klant
- Onderdelen per fase of activiteittype
- Uurtarief op onderdeelniveau (eventueel gedifferentieerd per senioriteit)
- Standaardproject aanmaken voor veelvoorkomende projecttypes
- Resources koppelen per onderdeel
Voorbeeld IT-bureau:
Project: ACME_IMPLEMENTATIE
├── ANALYSE (tarief: €130, begroot: 40u)
├── ONTWERP (tarief: €120, begroot: 60u)
├── ONTWIKKELING (tarief: €110, begroot: 120u)
├── TEST (tarief: €100, begroot: 30u)
└── PROJECTMANAGEMENT (tarief: €140, begroot: 20u)Instellingen
- Validatie: medewerker gereed → projectleider valideert → status verwerkt (3 stappen)
- Budgetbescherming: aan als waarschuwing
- Projectleiderfilter: aan (projectleiders zien alleen eigen projecten)
- Kenmerken: per branche (zie H4 — Projectstructuur-patronen)
- Loonelementen: aanwezig, overuren, ziekte, vakantie, bijzonder verlof
Facturering
- Mix van nacalculatie en fixed price per project
- Batch facturering aan einde van de maand
- E-mail verzending via templates
Planning
- Wekelijkse planning door projectleiders
- Planbord medewerkers voor dagplanning
- Planoverzicht voor beschikbaarheidscontrole
Scenario 3: Grote Organisatie (25+ medewerkers)
Profiel
- 25+ medewerkers, meerdere afdelingen
- Meerdere managementlagen
- Behoefte aan gedetailleerde autorisatie en rapportage
- Mogelijk meerdere vestigingen
Modules
- Alle modules inclusief Klantenportaal en WATCH Log
Groepen
| Groep | Gebruikers | Rechten |
|---|---|---|
| BEHEERDER | IT/admin | Volledige toegang |
| DIRECTIE | Management | Dashboard, alle rapportages, geen bewerking |
| MANAGER_AFDELING_A | Afdelingsmanagers | Managerfilter: eigen afdeling |
| MANAGER_AFDELING_B | Afdelingsmanagers | Managerfilter: eigen afdeling |
| PROJECTLEIDER | Alle PL's | Projectleiderfilter: eigen projecten |
| MEDEWERKER | Alle overige | Alleen eigen uren en planning |
Twee bedrijven in één systeem? Als de organisatie twee juridische entiteiten heeft, overweeg aparte WATCH-installaties of gebruik het FAQ-scenario "twee bedrijven" met gescheiden groepen en projectcodes.
Projectstructuur
- Projectcodeconventie:
AFDELING_KLANT_JAAR_NR(bijv.ITA_ACME_2026_001) - Standaardprojecten per afdeling
- Kenmerken voor rapportage-aggregatie (afdeling, regio, projecttype)
- Disciplines voor capaciteitsplanning
Instellingen
- Validatie: volledige 5-stappen keten inclusief managervalidatie
- Externe validatie: aan (klanten keuren uren goed via klantenportaal)
- Budgetbescherming: aan, blokkerend bij fixed price projecten
- Managerfilter: aan (managers zien alleen eigen afdeling)
- Projectleiderfilter: aan
- WATCH Log: inzien-log en wijzigingen-log actief (compliance)
- 2FA: aanbevolen voor beheerders en managers
Facturering
- Batch facturering per afdeling/maand
- Debiteurenbeheer met herinneringen en aanmaningen
- Export naar boekhoudsoftware (Exact, Snelstart, Multivers)
- Rapportgenerator voor maandrapportages
Planning
- Disciplines inrichten per competentie
- Planbord medewerkers en planbord projecten beide in gebruik
- Beschikbaarheidsrapportage voor capaciteitsplanning
- Planning als internetagenda (ICS) exporteren
Scenario 4: Non-profit / Zorgsector
Profiel
- Focus op verantwoording (subsidies, zorgfinanciering)
- Projecten per cliënt, patiënt of subsidieprogramma
- Strenge privacyeisen (AVG)
- Urenregistratie als primaire module
Modules
- Urenregistratie
- WATCH Log (verplicht voor AVG-compliance)
- Agenda & Planning (optioneel)
- Klantenportaal (optioneel, voor cliëntcommunicatie)
Groepen
| Groep | Gebruikers | Rechten |
|---|---|---|
| BEHEERDER | Administratie | Volledige toegang |
| COORDINATOR | Teamleiders | Validatie, rapportages eigen team |
| MEDEWERKER | Zorgverleners | Eigen uren per cliënt |
Projectstructuur
- Project per cliënt/patiënt of per subsidieprogramma
- Onderdelen per type zorg of activiteit
- Geen uurtarief (of symbolisch tarief voor kostenberekening)
Voorbeeld zorgsector:
Project: CLIENT_JANSEN
├── BEGELEIDING (begroot: 200u/jaar)
├── VERZORGING (begroot: 100u/jaar)
├── ADMINISTRATIE (begroot: 20u/jaar)
└── OVERLEG (begroot: 30u/jaar)Voorbeeld subsidieprogramma:
Project: SUBSIDIE_ESF_2026
├── DIRECTE_ACTIVITEITEN (begroot: 5000u)
├── PROJECTMANAGEMENT (begroot: 500u)
├── COMMUNICATIE (begroot: 200u)
└── EVALUATIE (begroot: 100u)Instellingen
- Validatie: medewerker gereed → coördinator valideert → verwerkt
- WATCH Log:
- Inzien-log: verplicht aan (AVG: wie heeft welke persoonsgegevens bekeken)
- Wijzigingen-log: aan (audittrail)
- Logniveau: hoog
- Budgetbescherming: aan als waarschuwing (subsidieplafonds)
- Kenmerken: type zorg, locatie, financieringsstroom
- Loonelementen: aanwezig, ziekte, vakantie (voor verantwoording)
- Wachtwoordbeleid: streng (AVG)
- 2FA: aanbevolen
Rapportage
- Urenverantwoording per subsidie/programma
- Exporteren naar Excel voor subsidieverstrekker
- Kenmerken gebruiken om uren te categoriseren per financieringsstroom
Vergelijking per scenario
| Aspect | ZZP | MKB | Groot | Non-profit |
|---|---|---|---|---|
| Modules | 1-2 | 4-5 | Alle | 2-4 |
| Groepen | 1 | 3 | 5+ | 3 |
| Validatiestappen | 0 | 3 | 5 | 3 |
| Budgetbescherming | Waarschuwing | Waarschuwing | Blokkerend (FP) | Waarschuwing |
| Planning | Nee | Ja | Uitgebreid | Optioneel |
| Klantenportaal | Nee | Optioneel | Ja | Optioneel |
| WATCH Log | Nee | Optioneel | Ja | Verplicht |
| Facturering | Simpel | Mix | Batch + export | Beperkt/Nee |
Implementatievolgorde
Voor elk scenario geldt dezelfde aanbevolen volgorde:
- Week 1: Basisinrichting — groepen, medewerkers, systeeminstellingen
- Week 2: Projectstructuur — standaardprojecten, eerste klanten en projecten
- Week 3: Urenregistratie — medewerkers schrijven eerste uren, validatie testen
- Week 4: Uitbreiding — planning, offertes, facturering (indien van toepassing)
- Week 5+: Optimalisatie — kenmerken, rapportages, e-mail, klantenportaal
Tip: Begin altijd met de urenregistratie. Dit is de kern van WATCH en vormt de basis voor alle andere modules.