cross module documentatie
E-mail Configuratie — Cross-module Gids
Samenvatting
E-mail wordt in meerdere WATCH-modules gebruikt voor communicatie met klanten, medewerkers en externe partijen. Dit artikel biedt een centrale gids voor de volledige e-mailconfiguratie: van SPF/DKIM-instellingen tot templates per module.
Welke modules versturen e-mail?
| Module | Type e-mail | Ontvanger |
|---|---|---|
| Facturering | Factuur-PDF als bijlage | Klant (contactpersoon) |
| Facturering | Herinneringen en aanmaningen | Klant (contactpersoon) |
| Offertes | Offerte-PDF als bijlage | Klant (contactpersoon) |
| Relatiebeheer | Mailings naar selecties/queries | Contactpersonen |
| Planning | Afspraakbevestigingen | Klant/contactpersoon |
| Klantenportaal | Wachtwoord-reset, meldingnotificaties | Contactpersoon |
| Urenregistratie | Einddatum-waarschuwingen | Projectleider |
| Urenregistratie | Validatie-herinneringen | Medewerker/PL |
Stap 1: Basisinstellingen
Afzenderadres configureren
Stel een afzenderadres in dat bij uw organisatie hoort:
Pad: Beheer > Systeeminstellingen > E-mail
| Instelling | Voorbeeld | Toelichting |
|---|---|---|
| Afzenderadres | noreply@uwbedrijf.nl |
Adres dat ontvangers zien |
| Afzendernaam | UwBedrijf Projectbeheer |
Naam die ontvangers zien |
| Reply-to adres | info@uwbedrijf.nl |
Adres voor antwoorden |
SMTP-instellingen
Als uw WATCH-installatie een eigen SMTP-server gebruikt:
- Servernaam, poort, encryptie (TLS/SSL)
- Gebruikersnaam en wachtwoord
- Eventueel een apart SMTP-adres per module
Stap 2: SPF-record instellen
Een SPF-record vertelt ontvangende mailservers welke servers namens uw domein mogen mailen. Zonder correct SPF-record belanden e-mails vaak in de spam.
Wat is SPF?
SPF (Sender Policy Framework) is een DNS-record dat aangeeft welke IP-adressen e-mail mogen versturen namens uw domein.
Hoe instellen
- Voeg een TXT-record toe aan uw DNS:
uwdomein.nl TXT v=spf1 a include:_spf.beehost.eu -allDe include:_spf.beehost.eu zorgt ervoor dat alle servers van de WATCH hostingpartner (Snel.com) e-mails mogen versturen namens uw domein. Dit voorkomt dat bij servermigratie het record opnieuw aangepast moet worden.
- Controleer via een SPF-checker (bijv. mxtoolbox.com)
Eigen hosting? Gebruik in plaats van
include:_spf.beehost.euhet IP-adres van uw eigen server:v=spf1 ip4:123.45.67.89 ~all
Let op: Er mag slechts één SPF-record per domein bestaan. Als u al een SPF-record heeft, voeg dan het IP-adres van de WATCH-server toe aan het bestaande record.
Stap 3: DKIM instellen
DKIM (DomainKeys Identified Mail) voegt een digitale handtekening toe aan uitgaande e-mails. Dit bewijst dat de e-mail daadwerkelijk van uw domein komt en niet is gewijzigd onderweg.
Hoe instellen
WATCH heeft een ingebouwde DKIM-generator — u hoeft geen externe tools te gebruiken.
- Open de DKIM-instellingen:
- Pad: Urenregistratie > Instellingen > Systeeminstellingen > tab "DKIM HANDTEKENING"
- Vul het domein in (bijv.
uwdomein.nl) - Klik op "Genereer" — WATCH genereert automatisch het sleutelpaar
- Klik op "Opslaan"
- Kopieer het DNS-record dat onder in het scherm verschijnt en voeg dit toe aan uw DNS:
[selector].[domein]._domainkey TXT v=DKIM1;p=MIIBIjANBgkqh...- Test door een e-mail te versturen en de headers te controleren op
dkim=pass
Let op: Het DNS-record moet worden toegevoegd op de webserver van uw domein, niet op de WATCH-server zelf.
Stap 4: E-mail testen
Mail Tester gebruiken
- Ga naar mail-tester.com
- Kopieer het opgegeven e-mailadres (bijv.
web-sh0th@mail-tester.com) - Stuur vanuit WATCH een testmail naar dat adres (bijv. via Relatiebeheer > E-mails)
- Klik op "Check vervolgens je score" op de mail-tester website
- Controleer de score — streef naar 8/10 of hoger
Let op: Het testadres werkt niet in het CC- of BCC-veld en niet als u naar meerdere geadresseerden tegelijk verstuurt. Verstuur de testmail alleen naar het mail-tester adres.
Veelvoorkomende problemen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Mail komt in spam | Geen SPF-record | SPF-record toevoegen |
| Mail komt in spam | Geen DKIM | DKIM instellen |
| Mail wordt geweigerd | SPF hard fail | ~all gebruiken i.p.v. -all |
| Bijlage wordt geblokkeerd | Te grote PDF | Comprimeer de factuur-PDF |
| Reply komt niet aan | Verkeerd reply-to adres | Reply-to controleren in instellingen |
E-mail templates per module
Facturering — Factuur e-mail
Pad: Facturering > E-mail > Template selecteren
Beschikbare {tags} in factuur-e-mails:
| Tag | Waarde |
|---|---|
{klantnaam} |
Naam van de relatie |
{contactpersoon} |
Naam van de contactpersoon |
{factuurnummer} |
Nummer van de factuur |
{factuurdatum} |
Datum van de factuur |
{factuurbedrag} |
Totaalbedrag |
{projectnaam} |
Naam van het project |
Voorbeeld template:
Geachte {contactpersoon},
Hierbij ontvangt u factuur {factuurnummer} d.d. {factuurdatum}
ten bedrage van {factuurbedrag} (incl. BTW).
De factuur is als PDF bijgevoegd.
Met vriendelijke groet,
UwBedrijfFacturering — Herinnering/Aanmaning
Aparte templates voor eerste herinnering, tweede herinnering en aanmaning. Toon toenemende urgentie in de tekst.
Offertes — Offerte e-mail
Pad: Offertes > E-mail > Template selecteren
Vergelijkbare {tags} als factuur, aangevuld met offerte-specifieke velden.
Relatiebeheer — Mailings
Pad: Relatiebeheer > E-mails > Nieuw
E-mails naar selecties of queries. Gebruik de mailmerge-functie voor gepersonaliseerde mailings.
Planning — Afspraakbevestiging
Pad: Agenda & Planning > Communicatie agenda-items
Configureer of en wanneer bevestigings-e-mails worden verstuurd bij het aanmaken of wijzigen van afspraken.
HTML e-mail tips
Bij het maken van e-mailtemplates met HTML-opmaak:
- Goede verhouding tekst/afbeeldingen — spamfilters kunnen afbeeldingen niet lezen. E-mails die grotendeels uit afbeeldingen bestaan worden als spam gezien. Maak footers zoveel mogelijk in HTML, niet als afbeelding.
- Niet knippen/plakken uit Word — dit veroorzaakt vervuilde HTML-code. Gebruik de "Paste from Word" knop in de WATCH HTML-editor, of plak als platte tekst.
- Links correct opbouwen — zorg dat de zichtbare URL overeenkomt met de achterliggende link. Gebruik geen URL-shorteners (Bit.ly, TinyURL). Beschrijvende tekst in plaats van een URL is prima.
- Test via mail-tester.com — controleer de spamscore van uw HTML-mails
- Houd het eenvoudig — gebruik maximaal 2 kleuren, 1 lettertype, weinig afbeeldingen
Overzicht: welke instelling waar
| Wat | Waar instellen | Module |
|---|---|---|
| Afzenderadres | Systeeminstellingen > E-mail | Centraal |
| SPF-record | DNS-beheer (extern) | Centraal |
| DKIM | DNS-beheer + server (extern) | Centraal |
| Factuur-template | Facturering > E-mail > Templates | Facturering |
| Herinnering-template | Facturering > E-mail > Templates | Facturering |
| Offerte-template | Offertes > E-mail > Templates | Offertes |
| Mailing-inhoud | Relatiebeheer > E-mails | Relatiebeheer |
| Afspraak-communicatie | Planning > Communicatie-instellingen | Planning |
| Portaal-meldingen | Klantenportaal > Instellingen | Klantenportaal |
| Einddatum-waarschuwing | Systeeminstellingen > Waarschuwingen | Urenregistratie |