cross module documentatie
Brondata-ontkoppeling — Concept
Samenvatting
Een fundamenteel ontwerpprincipe in WATCH: offerteregels en factuurregels zijn na generatie onafhankelijk van de brondata. Dit artikel legt uit waarom, wat de consequenties zijn, en hoe je hiermee omgaat.
Wat is brondata-ontkoppeling?
Wanneer je in WATCH een offerte of factuur genereert, kopieert het systeem de projectgegevens (uren, tarieven, artikelen, kosten) naar offerteregels of factuurregels. Na deze kopie bestaat er geen directe relatie meer tussen de brondata en de gegenereerde regels.
Brondata (project) Gegenereerd document
───────────────── ─────────────────────
Begrote uren: 100 ──→ Offerteregel: 100 uur × €120 = €12.000
Uurtarief: €120 (losgekoppeld na generatie)Consequenties:
- Wijzigingen aan begrote uren/tarieven werken niet door in bestaande offertes
- Wijzigingen aan factuurregels werken niet terug naar het project
- Er kan een verschil ontstaan tussen brondata en document
Waarom werkt het zo?
- Documentintegriteit — Een offerte is een juridisch document. Het bedrag mag niet wijzigen nadat het naar de klant is verstuurd.
- Audittrail — Facturen moeten exact overeenkomen met wat gefactureerd is, ongeacht latere projectwijzigingen.
- Flexibiliteit — Je kunt factuurregels handmatig aanpassen (korting, extra regel) zonder de brondata te vervuilen.
Waar geldt dit principe?
| Document | Brondata | Ontkoppelmoment |
|---|---|---|
| Offerte | Begrote uren × uurtarief + artikelen + kosten | Klik op "Maak offerte" |
| Factuur | Werkelijke/begrote uren × uurtarief + artikelen + kosten | Klik op "Genereer factuur" |
| Herinnering | Originele factuur | Klik op "Genereer herinnering" |
| Aanmaning | Originele factuur | Klik op "Genereer aanmaning" |
Hoe ga je om met wijzigingen?
Scenario 1: Uurtarief wijzigt na offerte
Probleem: Je hebt een offerte verstuurd met €120/uur, maar het tarief moet €130 worden.
Oplossing:
- Pas het uurtarief aan bij de bron (Beheer > Projectonderdelen) — niet in de offerte zelf
- Genereer een nieuwe offerte — de oude offerte behoudt het oude tarief
- Slechts één offerte kan de status "geaccepteerd" hebben
Tip uit de helpfunctie: "Als er te offreren zaken ontbreken of als hier fouten in zitten, is het beter om deze aanpassingen direct bij de bron aan te passen." Dus correcties altijd eerst in projectonderdelen, artikelen en kosten — dán opnieuw genereren.
Scenario 2: Begroting wijzigt na offerte
Probleem: De scope is uitgebreid, begroting gaat van 100 naar 150 uur.
Oplossing:
- Pas begrote uren aan in het project
- Genereer een nieuwe offerte of pas de bestaande offerteregels handmatig aan in het Offerte detailscherm
Scenario 3: Fout in factuur
Probleem: Er staat een verkeerd bedrag op de factuur.
Oplossing A: Pas de factuurregel handmatig aan in het Factuur detailscherm (als de factuur nog niet verstuurd is).
Oplossing B: Maak een creditfactuur. Gebruik de optie "Ontkoppel uren, artikelen en kosten" om alles weer ongefactureerd te maken. Genereer vervolgens een nieuwe factuur.
Belangrijk: bijlagen halen wél uit brondata
Let op: Factuur-bijlagen (urenbijlage, artikelbijlage) halen hun gegevens niet uit de factuur zelf maar uit de originele gegevens die gebruikt zijn voor het genereren van de factuur. Als je een factuurregel aanpast maar de brondata niet wijzigt, komen de uren en artikelen in de bijlagen niet meer overeen met de factuurregels. WATCH geeft een waarschuwing als je een PDF genereert van een gewijzigde factuur inclusief bijlagen.
Gerelateerde documentatie
- Offertes structuur — brondata-ontkoppeling bij offertes
- Facturering structuur — brondata-ontkoppeling bij facturen
- Fixed price vs. nacalculatie — impact op facturatiemodel