Beslisbomen — "Als je X wilt, configureer dan Y"

---

Samenvatting

WATCH heeft veel configuratiemogelijkheden, maar het verband tussen een gewenst resultaat en de juiste instelling is niet altijd duidelijk. Dit artikel biedt beslisbomen voor de meest voorkomende vragen: "Ik wil dat X gebeurt — wat moet ik instellen?"

---

1. Zichtbaarheid van projecten en uren beperken

"Ik wil dat medewerkers alleen hun eigen projecten zien"

Wie moet beperkt worden?
├── Medewerkers (uren schrijven)
│   └── Autorisatiegroep instellen met "eigen uren" filter
│       Pad: Beheer > Autorisatiegroepen > groep selecteren >
│       vinkje "alleen eigen uren/projecten tonen"
│
├── Projectleiders (validatie + beheer)
│   └── Projectleiderfilter activeren
│       Pad: Systeeminstellingen > Projectleiderfilter: AAN
│       Effect: PL ziet alleen projecten waar hij/zij PL van is
│
└── Managers (afdelingsoverzicht)
    └── Managerfilter activeren
        Pad: Systeeminstellingen > Managerfilter: AAN
        Effect: Manager ziet alleen medewerkers in eigen groep(en)

Samenhang van filters

Filter	Werkt op	Ingesteld via	Effect
Groepsautorisatie	Schermtoegang	Beheer > Autorisatiegroepen	Welke schermen zichtbaar
Eigen uren filter	Datazichtbaarheid	Groepsinstellingen	Alleen eigen uren/projecten
Projectleiderfilter	Projectzichtbaarheid	Systeeminstellingen	PL ziet alleen eigen projecten
Managerfilter	Medewerkerzichtbaarheid	Systeeminstellingen	Manager ziet alleen eigen afdeling

---

2. Budgetbewaking instellen

"Ik wil voorkomen dat er meer uren worden geschreven dan begroot"

Wil je waarschuwen of blokkeren?
├── Alleen waarschuwen (medewerker ziet melding, kan doorgaan)
│   └── Systeeminstellingen > Budgetbescherming: "Standaard aan"
│       Modus: Waarschuwen
│       Vereiste: Begrote uren invullen op projectonderdeel of resource
│
├── Blokkeren (medewerker kan niet meer schrijven bij budget=0)
│   └── Systeeminstellingen > Budgetbescherming: "Standaard aan"
│       Modus: Blokkeren bij bereiken budget
│       Vereiste: Begrote uren invullen op projectonderdeel of resource
│
└── Per project verschillend
    └── Systeeminstelling op "Standaard uit" zetten
        Per project individueel aan/uitzetten in projectbeheer

Drie niveaus van budgetbescherming

Niveau	Controle op	Wanneer gebruiken
Project	Totaal uren per project	Globale bewaking
Projectonderdeel	Uren per onderdeel	Fase-bewaking
Resource	Uren per medewerker per onderdeel	Individuele bewaking

Tip: Bij fixed price projecten: zet budgetbescherming op "blokkeren". Bij nacalculatie: zet op "waarschuwen".

---

3. Uren vergrendelen na verwerking

"Ik wil dat uren na verwerking niet meer gewijzigd worden"

Welk vergrendelingsniveau?
├── Na projectleidervalidatie (PL heeft goedgekeurd)
│   └── Validatie activeren:
│       Pad: Systeeminstellingen > Validatie: AAN
│       Stap 2: Projectleider valideert → uren vergrendeld voor medewerker
│
├── Na managervalidatie (hele week goedgekeurd)
│   └── Managerstap toevoegen aan validatieketen
│       Effect: Na goedkeuring door manager → uren vergrendeld
│
├── Na financiële verwerking (definitief)
│   └── Status "Verwerkt" gebruiken:
│       Pad: Urenregistratie > Validatie > Status verwerkt
│       Per periode uren op "verwerkt" zetten → definitief vergrendeld
│
└── Periodebescherming (hele maand afsluiten)
    └── Periodebescherming activeren:
        Alle uren vóór een bepaalde datum worden vergrendeld

---

4. Klanten hun eigen uren laten goedkeuren

"Ik wil dat klanten hun eigen uren goedkeuren"

Stap 1: Klantenportaal module activeren
Stap 2: Contactpersoongroep aanmaken met recht op "Externe validatie"
Stap 3: Contactpersoon koppelen aan groep + wachtwoord instellen
Stap 4: Externe projectleidervalidatie activeren per project
        Pad: Projectbeheer > project > Externe projectleider:
        selecteer de contactpersoon
Stap 5: Klant logt in via klantenportaal, ziet uren, keurt goed/af

Vereisten:

• Klantenportaal module actief
• Contactpersoon heeft e-mailadres en wachtwoord
• Project heeft een externe projectleider gekoppeld

---

5. Facturatiemodel kiezen

"Ik wil uren factureren op basis van werkelijke uren"

→ Nacalculatie instellen:
  1. Uurtarief invullen op projectonderdeel
  2. Bij factureren: kies "werkelijke uren" als basis
  3. Facturatieperiode selecteren (maand/kwartaal)

"Ik wil maandelijks een vast bedrag factureren"

Optie A: Fixed price met percentage
→ Begrote uren invullen (totaalbedrag bepalen)
→ Maandelijks een percentage factureren (bijv. 1/12 per maand)

Optie B: Terugkerende artikelen
→ Artikelgroep aanmaken (bijv. "Maandelijkse kosten")
→ Artikel aanmaken met verkoopprijs = maandbedrag
→ Artikel koppelen aan project met startdatum en frequentie "maandelijks"
→ Artikel verschijnt automatisch op elke factuur

---

6. Bezettingsgraad en beschikbaarheid inzien

"Ik wil bezettingsgraad van mijn team zien"

Methode 1: Via Planning + Beschikbaarheidsrapportage
└── Voorwaarden:
    - Agenda & Planning module actief
    - Medewerkers ingepland op projecten
    - Werkrooster ingesteld (beschikbare uren per dag)
    Scherm: Agenda & Planning > Planoverzicht
    Toont: beschikbare uren vs. geplande uren per medewerker

Methode 2: Via Urenregistratie rapportages
└── Voorwaarden:
    - Uren worden geschreven
    - "Beschikbare uren" ingesteld per medewerker
    Scherm: Rapportages > Medewerkerrapportage
    Toont: geschreven uren vs. beschikbare uren (achteraf)

Verschil: Methode 1 kijkt vooruit (planning), Methode 2 kijkt achteruit (realisatie). Ideaal: gebruik beide.

---

7. Uren beschermen tegen ongewenste wijzigingen

"Ik wil dat uren na verwerking niet meer gewijzigd worden"

Combineer meerdere mechanismen:

1. Validatie → PL-goedkeuring vergrendelt per project
2. Status verwerkt → financieel-goedkeuring vergrendelt per periode
3. Periodebescherming → alle uren vóór datum X vergrendeld

Aanbevolen combinatie per organisatietype:
├── Klein (5-15 mdw): Validatie (stap 1+2) + periodebescherming
├── Middel (15-50 mdw): Validatie (stap 1-3) + status verwerkt
└── Groot (50+ mdw): Volledige 5-stappen validatie + periodebescherming

---

8. Diagnostische vragen: "Waarom kan ik dit niet?"

"Waarom zie ik dit project niet?"

Controleer in deze volgorde:

1. Projectstatus — Is het project "Lopend"? Gesloten projecten zijn standaard verborgen.
2. Resource — Is de medewerker als resource gekoppeld aan een onderdeel van dit project?
3. Groepsautorisatie — Heeft de groep van de medewerker toegang tot het betreffende scherm?
4. Projectleiderfilter — Als actief: is de medewerker projectleider van dit project?
5. Managerfilter — Als actief: zit de medewerker in een groep die de manager kan zien?

"Waarom kan ik deze uren niet wijzigen?"

Controleer in deze volgorde:

1. Validatiestatus — Zijn de uren al gevalideerd door een PL of manager?
2. Status verwerkt — Is de periode op "verwerkt" gezet?
3. Periodebescherming — Ligt de datum vóór de periodebeschermingsdatum?
4. Budgetbescherming — Is het budget bereikt en staat blokkering aan?
5. Projectstatus — Is het project of onderdeel "Gesloten"?
6. Resourcestatus — Is de resource-koppeling "Gesloten"?

Tip: WATCH toont een diagnostisch pop-up met de reden voor vergrendeling wanneer een medewerker probeert vergrendelde uren te wijzigen.

---

Gerelateerde documentatie

• Autorisatie en filteren
• Budgetbescherming uren
• Validatie
• Status verwerkt
• Klantenportaal structuur en autorisatie
• FAQ: Beschikbaarheid en bezettingsgraad