cross module documentatie
Relatie / Klant / Contactpersoon — Door Alle Modules
Samenvatting
WATCH gebruikt verschillende termen voor dezelfde entiteiten in verschillende modules. Dit veroorzaakt verwarring bij nieuwe gebruikers. Dit artikel biedt een terminologiebrug.
Kernbegrippen
Relatie = Klant = Prospect
| Module | Term | Definitie |
|---|---|---|
| Relatiebeheer | Relatie | Een organisatie/bedrijf in het systeem |
| Urenregistratie | Klant | De organisatie waarvoor een project wordt uitgevoerd |
| Offertes | Klant | De organisatie aan wie geoffreerd wordt |
| Facturering | Klant | De organisatie die gefactureerd wordt |
| Sales | Suspect / Prospect | Een potentiële klant in het acquisitieproces |
| Klantenportaal | Klant | De organisatie die inlogt op het portaal |
Het is dezelfde entiteit. Een relatie in Relatiebeheer is dezelfde record als een klant in Urenregistratie. De data wordt gedeeld — wijzig je de naam in Relatiebeheer, dan wijzigt die overal.
Contactpersoon
Een contactpersoon is een persoon die hoort bij een relatie/klant. Contactpersonen worden gedeeld door:
| Module | Gebruik van contactpersoon |
|---|---|
| Relatiebeheer | Communicatiehistorie, mailings |
| Offertes | Geadresseerde van de offerte |
| Facturering | Geadresseerde van de factuur |
| Klantenportaal | Login-account (e-mail + wachtwoord) |
| Externe validatie | Externe projectleider die uren goedkeurt |
Relatiesoort vs. Functie
| Concept | Geldt voor | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Relatiesoort | Relatie (organisatie) | Klant, Prospect, Leverancier, Partner |
| Functie | Contactpersoon (persoon) | Beslisser, Inkoper, Technisch contact, Financieel contact |
Beide worden gebruikt als filter voor selecties en queries in mailings.
Dataflow tussen modules
Relatiebeheer (centraal)
├── Relatie = ACME BV
│ ├── Relatiesoort: Klant
│ ├── Contactpersoon: Jan Jansen (functie: Beslisser)
│ └── Contactpersoon: Piet de Vries (functie: Technisch)
│
├── → Urenregistratie: ACME BV = klant, project ACME_WEBSITE
├── → Offertes: offerte aan Jan Jansen (contactpersoon)
├── → Facturering: factuur aan Jan Jansen (contactpersoon)
├── → Klantenportaal: Piet de Vries logt in (e-mail + wachtwoord)
└── → Externe validatie: Piet de Vries keurt uren goedSales-keten
De Sales-module voegt een acquisitieproces toe:
Suspect → Prospect → Klant → Offerte → Project → Factuur
(Sales) (Sales) (Relatiebeheer) (Offertes) (Uren) (Facturering)Een suspect wordt een prospect als er actief contact is. Een prospect wordt een klant zodra er een project of offerte wordt aangemaakt.
Veelgestelde vragen
V: Moet ik een klant eerst in Relatiebeheer aanmaken?
A: Nee. Je kunt een klant ook aanmaken vanuit Urenregistratie > Beheer > Klanten. De relatie wordt automatisch aangemaakt in Relatiebeheer. Maar verrijk de relatie later wel met contactpersonen en relatiesoorten.
V: Kan een contactpersoon bij meerdere relaties horen?
A: Nee. Een contactpersoon hoort bij precies één relatie. Als dezelfde persoon bij meerdere organisaties werkt, maak je meerdere contactpersoonrecords aan.
V: Heeft elke module een eigen contactpersonen-beheerscherm?
A: Ja. Facturering, Offertes, Agenda & Planning, Relatiebeheer en Klantenportaal hebben elk een eigen beheerscherm voor contactpersonen. Het zijn echter dezelfde records — wijzig je een contactpersoon in Relatiebeheer, dan zie je de wijziging ook in Facturering.
V: Verwijdert het verwijderen van een klant ook de projecten?
A: Nee. Projecten, offertes en facturen blijven bestaan. Verwijder klanten alleen als er geen gekoppelde data is.