Budgetbescherming in euro’s

In WATCH kunnen we op projectniveau, op projectonderdeelniveau en op resourceniveau begrote uren opgeven. We kunnen deze begrote uren beschermen door ervoor te zorgen dat er niet meer uren geschreven kunnen worden dan deze begrote uren.

In sommige gevallen willen we niet een budget in uren in de gaten houden, maar een budget in euro’s. Het kan hier gaan om een omzetbedrag of om een kostenbedrag.

Budget in euro versus budget in uren

Omzet

Omzet in WATCH wordt berekend door het vermenigvuldigen van uren met het uurtarief op projectonderdeelniveau.

Op resourceniveau en op projectonderdeel niveau kunnen we budgetten in de gaten houden door de uren te monitoren aangezien alle uren op dit niveau hetzelfde uurtarief hebben.

Het verbruik van een omzetbudget op projectniveau is afhankelijk van op welke projectonderdelen uren geschreven worden. Worden veel uren geschreven op een duur senior-projectonderdeel dan slinkt het budget sneller dan wanneer er uren geschreven worden op een goedkoop junior-projectonderdeel. Daarom kunnen we het omzetbudget invoeren op projectniveau.

Kosten

Kosten in WATCH worden door het vermenigvuldigen van uren met de uurkosten van de medewerker die de uren schrijft.

Op resourceniveau kunnen we budgetten in de gaten houden door de uren te monitoren omdat voor alle uren geschreven door een bepaalde medewerker dezelfde uurkosten tellen.

Het verbruik van kostenbudget op projectonderdeelniveau is afhankelijk van door welke medewerker de uren geschreven worden. Worden veel uren geschreven door een dure medewerker met een hoge uurkosten, dan slinkt het budget sneller dan wanneer er uren geschreven worden door een goedkopere medewerker met lage uurkosten. Daarom kunnen we het kostenbudget invoeren op projectonderdeel- en projectniveau.

Invoeren van budgetten

Omzetbudget op projectniveau

Als we op projectniveau een bedrag “omzet budget €” invoeren kunnen we er middels budgetbescherming voor zorgen dat er geen uren geregistreerd kunnen worden als dit erin resulteert dat het bij het project ingevoerde omzetbudget zal worden overschreden.

Figuur 1: Omzetbudget in € op projectniveau

Kostenbudget op projectniveau

Als we op projectniveau een bedrag “kostenbudget €” invoeren kunnen we er middels budgetbescherming voor zorgen dat er geen uren geregistreerd kunnen worden als dit erin resulteert dat het bij het project ingevoerde kostenbudget zal worden overschreden.

Figuur 2: Kostenbudget in € op projectniveau

Kostenbudget op projectonderdeelniveau

Ook op projectonderdeelniveau kunnen we een kostenbudget in euro invoeren en kunnen we dit budget beschermen tegen overschrijding.

Figuur 3: Kostenbudget in € op projectonderdeelniveau

Systeeminstellingen

Urenregistratie > Instellingen > Systeeminstellingen

Bescherming

Bij de systeeminstellingen kunnen we aangeven of de omzet- en kostenbudgetten beschermd kunnen worden en of dit standaard actief is voor nieuwe projecten en projectonderdelen. Als budgetten beschermd zijn, kunnen er geen uren meer geschreven worden als het budget verbruikt is.


Figuur 4: Systeeminstellingen voor budgetbescherming in euro's

Budgetverbruik in urenregistratiescherm

Bij de systeeminstellingen kunnen we ook aangeven of we het verbruik van de omzet- en kostenbudgetten willen tonen in de urenregistratie- en validatieschermen.

Figuur 5: Systeeminstellingen voor tonen van budgetverbruik in urenregistratiescherm

Als de projectniveauinstelling actief is, wordt in het urenregistratiescherm achter de projectcode het percentage van het verbruikte budget getoond. Als er met de muis over het getoonde percentage wordt bewogen zien we het complete budget, het verbruikte deel van het budget en het resterende bedrag van het budget.

Als het budget een omzetbudget betreft tonen we het percentage met daarvoor een groen euro-icoon. Als het een kostenbudget betreft tonen we een rood euro-icoon.

Figuur 5: Omzetbudget (groen) en kostenbudget (rood) op projectniveau in urenregistratiescherm.

Als de projectonderdeelniveau-instelling actief is dan wordt in het urenregistratiescherm achter de projectonderdeelcode het percentage van het verbruikte kostenbudget getoond.

Gebruik van de budgetten in euro in rapportages

Urenregistratie > Instellingen > Systeeminstellingen

In de kosten- en omzetrapportages worden de begrote bedragen vergeleken met de werkelijke bedragen.

Het kan voorkomen dat voor een project de begrote bedragen kunnen worden berekend door het vermenigvuldigen van uren met uurtarief van het projectonderdeel of met het uurtarief van de medewerker en dat er ook een “kostenbudget €”, of “omzetbudget €” zijn ingevoerd voor het project of projectonderdeel.

Welke van de twee bedragen vervolgens in de rapportages gebruikt worden, wordt bepaald op basis van een aantal systeeminstellingen.

Figuur 7: Systeeminstellingen voor gebruik van kosten- en omzetbudgetten in rapportages

Voor zowel begrote kosten op project- en projectonderdeelniveau als voor de begrote omzet op projectniveau kan worden aangegeven welke gegevens in de rapportage gebruikt worden.

Er kan gekozen worden uit drie opties:

• Gebruik altijd het ingevoerde “kostenbudget €” of “omzetbudget €” bedrag
• Gebruik altijd de berekende waarde van de begrote kosten en begrote omzet
• Gebruik de ingevoerde waarde als deze aanwezig is, gebruik anders de berekende waarde

Figuur 8: Kosten rapportage met kostenbudget in euro op projectniveau

In bovenstaande rapportage wordt het kostenbudget in euro (€ 6.000) gebruikt als de begrote kosten op het projectniveau. Tussen haakjes achter dit bedrag zien we de optelsom van de gegevens op resourceniveau. Bij de berekening van de kolom KOSTEN VERSCHIL worden de werkelijke kosten afgetrokken van het kostenbudget in euro op projectniveau.