Capaciteitsplanning — Best Practices

---

Samenvatting

Capaciteitsplanning beantwoordt de vraag: "Hebben we voldoende mensen voor het werk dat er ligt?" WATCH biedt twee methoden om dit te bepalen, plus forecasting voor de langere termijn.

---

Twee methoden voor capaciteitsinzicht

Methode 1: Beschikbaarheidsrapportage (vooruit kijken)

Pad: Agenda & Planning > Rapportages > Beschikbaarheid

Alternatief (zonder planningsmodule): Urenregistratie > Rapportages vervolg > Beschikbaarheid — structureel identiek overzicht, maar beschikbaar zonder Agenda & Planning-pakket.

Wat het toont: Per medewerker per week hoeveel uur beschikbaar is, afgeleid van:

• Contracturen per week (werkrooster)
• Begrote uren op resourceniveau, verdeeld over de looptijd van het projectonderdeel

Berekening: WATCH verdeelt begrote uren gelijkmatig over de looptijd. Voorbeeld: 100 uur begroot, projectonderdeel loopt 01-07 t/m 31-08 (62 dagen) = 1,613 uur per dag.

Weergave:

• Compact: Alleen totaal uren per medewerker per week
• Uitgebreid: Geplande uren + percentage van contracturen

Kleurcodes: Van groen (weinig ingepland) naar rood (overbezet). Drempelwaarden instelbaar via systeeminstellingen. Mouseover toont de opbouw van het totaal.

Reserveringen: Projectonderdelen die als reservering zijn ingesteld worden apart vermeld met "R:" prefix.

Methode 2: Planoverzicht (planning-gebaseerd)

Pad: Agenda & Planning > Planoverzicht

Wat het toont: Per medewerker per week hoeveel uur gepland is op basis van planning-items.

Verschil met methode 1: Het planoverzicht kijkt naar concrete planning-items, de beschikbaarheidsrapportage kijkt naar begrote uren verdeeld over tijd.

Wanneer welke methode?

Methode	Geschikt wanneer	Niet geschikt wanneer
Beschikbaarheid	Begrote uren en begin/einddatums zijn ingevuld	Geen begroting op resourceniveau
Planoverzicht	Er wordt actief gepland met planning-items	Er wordt niet gepland
Beide	Ideaal: beschikbaarheid voor de grote lijn, planoverzicht voor de details	—

---

Planbord: medewerkers vs. projecten

Planbord medewerkers

Pad: Agenda & Planning > Planbord > Medewerkers

Perspectief: "Wat doet medewerker X komende weken?"

• Filter op medewerker, groep, discipline
• Toont alle planning-items per medewerker
• Standaard alleen actieve medewerkers (optie om gesloten te tonen)

Gebruik: Dagelijkse planning, werk toewijzen, overbezetting signaleren.

Planbord projecten

Pad: Agenda & Planning > Planbord > Projecten

Perspectief: "Wie werkt er komende weken aan project Y?"

• Filter op project, projectstatus
• Toont planning-items per project, gegroepeerd per projectonderdeel
• Rolfilter: "projectleider" (alleen eigen projecten) of "ongefilterd"

Gebruik: Projectplanning, voortgangscontrole, milestones bewaken.

---

Forecasting

Pad: Agenda & Planning > Rapportages > Forecasting per maand / Forecasting per week

Wat het doet: Berekent toekomstige beschikbare mensuren en vergelijkt die met benodigde uren.

Input:

• Verwachte begin/einddatum per project
• Begrote uren per project
• Waarschijnlijkheid dat het project doorgaat (kans-instelling)

Output: Per periode: beschikbare uren vs. benodigde uren → leegloop of tekort.

Gebruik: Kwartaalplanning, aannamebeleid, offerte-beslissingen ("kunnen we dit project aannemen?").

---

Aanbevolen workflow per organisatietype

Consultancy / IT (projectmatig)

Wekelijks:  Planbord medewerkers → wie heeft ruimte?
            Planoverzicht → zijn alle projecten bezet?
Maandelijks: Beschikbaarheidsrapportage → trends
Kwartaal:    Forecasting → capaciteitsbehoefte komend kwartaal

Bouw / Installatie (ploegplanning)

Dagelijks:  Planbord projecten → wie staat waar ingepland?
Wekelijks:  Planbord medewerkers + disciplinefilter → genoeg vakmensen?
Maandelijks: Beschikbaarheidsrapportage → bezettingsgraad

Accountancy (seizoensgebonden)

Maandelijks: Beschikbaarheidsrapportage → piekperioden identificeren
Kwartaal:    Forecasting → capaciteit jaarrekeningenperiode
Ad hoc:      Planoverzicht → wie kan bijspringen?

---

Gerelateerde documentatie

• Agenda & Planning structuur
• Planbord medewerkers
• Planbord projecten
• Disciplines effectief inzetten
• Planning vs. realisatie