Agenda & planning documentatie

Agenda & Planning mobiel

Agenda & planning schermen

Andere modules

Planning naar Uren — Overnemen Workflow

Samenvatting

Een van de krachtigste integraties in WATCH is het overnemen van planning-items als urenregistratie. Dit bespaart medewerkers tijd en zorgt voor consistentie tussen planning en realisatie. Dit artikel beschrijft wanneer en hoe je uren overneemt uit de planning, welke gegevens worden overgenomen, en wat de best practices zijn.

Het concept: drie vormen van tijd

WATCH kent drie vormen van tijd die onderling verbonden zijn:

Vorm	Definitie	Waar ingesteld	Doel
Begrote uren	Totaal geschatte uren per project/onderdeel/resource	Projectbeheer	Budgetbewaking, offerte
Geplande uren	Specifieke uren per dag, gekoppeld aan medewerker en project	Planning	Capaciteitsplanning, verwachting
Geschreven uren	Werkelijk bestede uren per dag	Urenregistratie	Facturering, verantwoording

De workflow "planning naar uren" verbindt de geplande uren met de geschreven uren.

Wanneer uren overnemen uit planning?

Aanbevolen scenario's

Medewerkers met een vaste dagindeling: Planningitems representeren de werkelijkheid goed
Projecten met nauwkeurige voorplanning: Sprints, bouwplanning, productieplanning
Organisaties die plannen als startpunt gebruiken: Plan eerst, registreer daarna, vergelijk achteraf
Grote teams: Vermindert handmatig invoerwerk significant

Niet aanbevolen scenario's

Zeer variabel werk: Als de werkelijkheid sterk afwijkt van de planning, is overnemen misleidend
Organisaties zonder planning: Zonder planning-items valt er niets over te nemen
Projecten met alleen urenschatting: Als er geen dagplanning is, maar alleen een totaalbegroting

Hoe werkt het overnemen?

Voorwaarde: systeeminstelling activeren

De kopieer-functie moet eerst ingeschakeld worden:

Pad: Instellingen > Systeem > kopieer planning > ingeschakeld

Zonder deze instelling is de knop niet zichtbaar in het urenregistratiescherm.

Stap-voor-stap

Voorwaarde: Er bestaan planning-items voor de medewerker in de betreffende week
Open het urenregistratiescherm voor de gewenste week
Klik op "Kopieer van planning" — knop in de onderste knoppenbalk van het urenregistratiescherm
WATCH kopieert alle planning-items van die week naar het urenregistratiescherm
Pas aan waar nodig — de overgenomen uren zijn bewerkbaar

Let op: De knop is grijs (niet bruikbaar) als er al uren zijn geregistreerd in de huidige week. De functie werkt alleen voor een lege week.

Alternatief: week kopiëren

Naast "Kopieer van planning" biedt WATCH ook een knop "Kopieer weekstaat vorige week":

Kopieert alle urenregels van de voorgaande week naar de huidige week
Opmerkingen worden meegekopieerd, kenmerken niet
Ook grijs als er al uren in de huidige week staan

Weekagenda-integratie

Als de module Agenda & Planning actief is, kan de medewerker in het urenregistratiescherm op het weeknummer klikken. Er verschijnt een pop-up met de weekagenda, zodat de planning zichtbaar is tijdens het uren schrijven.

Welke gegevens worden overgenomen?

Planning-item veld	→	Urenregistratie veld
Project	→	Project
Projectonderdeel	→	Projectonderdeel
Medewerker	→	Medewerker
Aantal uren	→	Aantal uren
Datum	→	Datum
Omschrijving	→	Omschrijving (indien ingesteld)

Let op: Kenmerken en loonelementen worden niet automatisch overgenomen. Deze moeten na overnemen handmatig worden ingevuld.

Wat als planning en uren niet matchen?

Planning meer dan werkelijkheid

Medewerker heeft minder uren besteed dan gepland
Actie: Pas de overgenomen uren aan naar werkelijkheid
Analyse: Controleer of het project sneller gaat dan verwacht, of er capaciteit vrijkomt

Werkelijkheid meer dan planning

Medewerker heeft meer uren besteed dan gepland
Actie: Voeg extra urenregels toe naast de overgenomen regels
Analyse: Controleer of het project uitloopt, of de planning bijgesteld moet worden

Ongeplande werkzaamheden

Medewerker heeft gewerkt aan iets dat niet in de planning stond
Actie: Voeg handmatig urenregels toe voor het ongeplande werk
Analyse: Evalueer of de planning realistisch is, of er ruimte moet komen voor ad-hoc werk

Resource-statuscontrole bij overnemen

Sinds versie 6.7 controleert WATCH bij het overnemen of de resource-status nog actief is:

Resource "Lopend": Overnemen mogelijk
Resource "Gesloten": Overnemen geblokkeerd — de medewerker is niet meer actief op dit onderdeel
Resource "In voorbereiding": Overnemen geblokkeerd — het onderdeel is nog niet gestart

Dit voorkomt dat uren worden geschreven op onderdelen waar de medewerker niet (meer) aan werkt.

Best practice: plan → registreer → vergelijk

De aanbevolen werkwijze combineert planning en urenregistratie in een cyclus:

Wekelijkse cyclus

Maandag     Planning controleren + aanpassen voor de week
            ↓
Di-Vr       Dagelijks uren schrijven (of overnemen uit planning)
            ↓
Vrijdag     Week afsluiten:
            - Uren controleren en aanpassen
            - Week als "gereed" melden (validatie stap 1)
            - Planning evalueren: was het realistisch?
            ↓
Maandag     Nieuwe week plannen op basis van vorige week

Per sprint (IT/agile)

Sprint planning    →  Planning-items aanmaken voor alle teamleden
                      (2 weken, per user story/taak)
                      ↓
Dagelijks          →  Uren overnemen uit planning + aanpassen
                      ↓
Sprint review      →  Planning vs. realisatie vergelijken
                      →  Input voor volgende sprint planning

Per maand (accountancy/non-profit)

Begin maand     →  Planning voor de maand
                   ↓
Dagelijks       →  Uren overnemen of handmatig schrijven
                   ↓
Einde maand     →  Uren valideren
                →  Planning vs. realisatie evalueren
                →  Facturering (indien van toepassing)

Veelgestelde vragen

V: Kan ik uren meerdere keren overnemen voor dezelfde week?

A: Ja, maar WATCH waarschuwt als er al uren bestaan voor dezelfde dag/project/onderdeel combinatie. Bestaande regels worden niet overschreven.

V: Worden wijzigingen in de planning automatisch doorgevoerd in al overgenomen uren?

A: Nee. Na overname zijn de uren onafhankelijk van de planning. Wijzig de uren handmatig als de planning verandert.

V: Kan ik selectief overnemen (alleen bepaalde projecten)?

A: Ja. Bij het overnemen wordt een overzicht getoond waarin je per item kunt kiezen.

V: Werkt overnemen ook vanuit WATCH Mobile?

A: Dit is afhankelijk van de configuratie. Controleer of de overneem-functie beschikbaar is in de mobiele versie.

Gerelateerde documentatie

Agenda & Planning structuur — drie typen items
Beginnen met agenda & planning
Planning vs. realisatie — vergelijkingsrapportages
Urenregistratie structuur
Status projecten, projectonderdelen en resources