Agenda & planning documentatie

Agenda & Planning mobiel

Agenda & planning schermen

Andere modules

Planning vs. Realisatie Vergelijken

Samenvatting

Projectleiders willen weten: liggen we op koers? WATCH biedt drie dimensies om dit te beoordelen: begrote uren (offerte), geplande uren (planning) en gerealiseerde uren (geschreven). Dit artikel beschrijft hoe je deze vergelijking maakt, welke rapportages beschikbaar zijn, en hoe je afwijkingen interpreteert.

Drie dimensies van projectvoortgang

Dimensie	Bron	Vraag die het beantwoordt
Begroot	Projectbeheer (begrote uren op onderdeel/resource)	"Hoeveel hadden we verwacht dat het zou kosten?"
Gepland	Planning (planning-items per dag)	"Hoeveel hebben we ingepland voor de komende periode?"
Gerealiseerd	Urenregistratie (geschreven uren)	"Hoeveel hebben we daadwerkelijk besteed?"

De relatie tussen de drie dimensies

         Begroot (totaal)
            │
            ├── Gepland (periode)  ←── Hoeveel van het budget is ingepland?
            │      │
            │      └── Gerealiseerd (werkelijk)  ←── Hoeveel is daadwerkelijk besteed?
            │
            └── Resterend budget = Begroot − Gerealiseerd

Beschikbare rapportages

1. Project uren (Urenregistratie)

Pad: Urenregistratie > Rapportages > Projecten (gegroepeerd per onderdeel) > Project uren

Toont per project en per onderdeel:

Begrote uren
Geschreven uren
Verschil (begroot − geschreven)

Gebruik: Maandelijkse voortgangscontrole per project.

2. Enkel project rapportage

Pad: Urenregistratie > Rapportages > Gantt charts > Enkel project

Toont voor één project in detail:

Per onderdeel: verwachte startdatum en einddatum
Per onderdeel: percentage gereed
Grafisch overzicht (Gantt chart)

Gebruik: Voortgang in de tijd van een specifiek project. Begroot vs. geschreven per resource zie je in Urenregistratie > Rapportages > Projecten (gegroepeerd per medewerker) > Project uren.

3. Begroot, gepland en gemaakt (Drie-dimensie rapportage)

Pad: Agenda & Planning > Rapportages > Begroot, gepland en gemaakt

De krachtigste vergelijkingsrapportage. Toont op drie niveaus (project, projectonderdeel, resource) alle drie de dimensies naast elkaar. Beschikbaar in vijf varianten:

Variant (Agenda & Planning > Rapportages > Begroot, gepland en gemaakt)	Berekening
Uren	Begrote, geplande en gemaakte uren
Kosten	Uren × uurkosten medewerker
Omzet	Uren × uurtarief projectonderdeel
Resultaat	Omzet minus kosten
Totaal	Alle vier bovenstaande in één rapport

Tip: De variant "Resultaat" is essentieel voor fixed price projecten — deze toont direct of een project winstgevend is.

Gebruik: Diepte-analyse met complete financiële context.

4. Omzetrapportage (Facturering)

Pad: Facturering > Rapportages > Projecten € II

Toont financiële vergelijking:

Begrote omzet (uren × tarief, begroot)
Werkelijke omzet (uren × tarief, geschreven)
Begrote en werkelijke kosten
Verschil in omzet, kosten en resultaat (winst/verlies)

Gefactureerde bedragen en wat nog te factureren is, toont Facturering > Rapportages > Projectvoortgang overzicht.

Gebruik: Financiële evaluatie, met name bij fixed price projecten.

5. Planoverzicht (Planning)

Pad: Agenda & Planning > Agenda > Planoverzicht

Toont per medewerker per week:

Geplande uren
Beschikbare uren (werkrooster)
Bezettingsgraad (%)

Gebruik: Capaciteitsplanning vooruit.

6. Dashboard-waarschuwingen

Pad: Dashboard

Toont signalen:

Budget-overschrijding (begroot vs. geschreven)
Einddatum-waarschuwing
Planning-afwijking (gepland vs. geschreven)

Gebruik: Dagelijks management-overzicht.

Afwijkingen interpreteren

Scenario 1: Geschreven > Begroot

Het project heeft meer uren gekost dan begroot.

Facturatiemodel	Impact	Actie
Nacalculatie	Hogere factuur mogelijk	Communiceer met klant, offerte aanpassen
Fixed price	Winstderving	Analyseer oorzaak, scope bewaken

Mogelijke oorzaken:

Scope creep (meer werk dan oorspronkelijk afgesproken)
Onderschatting bij begroting
Onverwachte complexiteit
Inefficiëntie in uitvoering

Scenario 2: Geschreven < Begroot

Het project heeft minder uren gekost dan begroot.

Facturatiemodel	Impact	Actie
Nacalculatie	Lagere factuur	Goed nieuws voor klant, lagere omzet
Fixed price	Extra winst	Positief resultaat

Mogelijke oorzaken:

Efficiëntere uitvoering dan verwacht
Overschatting bij begroting
Werk nog niet afgerond (controle nodig)

Scenario 3: Gepland ≠ Geschreven

De planning wijkt af van de werkelijkheid.

Gepland > Geschreven: Medewerker heeft minder gedaan dan gepland

Oorzaak: ziekte, ad-hoc werk, vertragingen
Actie: planning bijstellen, capaciteit herverdelen

Gepland < Geschreven: Medewerker heeft meer gedaan dan gepland

Oorzaak: onderschatting, spoedwerk, efficiëntie
Actie: planning bijstellen voor realistischer beeld

Planningsstrategie per organisatietype

Consultancy / IT-dienstverlening

Aspect	Aanbeveling
Planningshorizon	2-4 weken vooruit
Planningsmethode	Sprint-gebaseerd of wekelijks
Vergelijkingsfrequentie	Wekelijks (sprint review)
Belangrijkste metric	Gerealiseerd vs. begroot per project
Dashboard-drempels	Oranje: 80%, Rood: 95%

Workflow:

Sprint planning → Dagelijkse stand-up → Sprint review
                                        ↓
                           Begroot vs. gerealiseerd vergelijken
                           Planning vs. gerealiseerd vergelijken

Bouwsector

Aspect	Aanbeveling
Planningshorizon	Gehele project (maanden)
Planningsmethode	Fase-gebaseerd met mijlpalen
Vergelijkingsfrequentie	Maandelijks of per mijlpaal
Belangrijkste metric	Gerealiseerd vs. begroot per fase
Dashboard-drempels	Oranje: 85%, Rood: 95%

Workflow:

Projectplanning → Wekelijkse voortgangsrapportage
                  ↓
     Per fase: begroot vs. gerealiseerd
     Bij mijlpaal: totaal-evaluatie

Accountancy

Aspect	Aanbeveling
Planningshorizon	Seizoensgebonden (aangiftedrukte, jaarrekeningen)
Planningsmethode	Per klant per dienst per periode
Vergelijkingsfrequentie	Maandelijks + per klant bij afronding dienst
Belangrijkste metric	Gerealiseerd vs. begroot per klant
Dashboard-drempels	Oranje: 90%, Rood: 100%

Non-profit / Subsidie

Aspect	Aanbeveling
Planningshorizon	Subsidieperiode (jaar/halfjaar)
Planningsmethode	Per programma/activiteit
Vergelijkingsfrequentie	Per kwartaal (subsidie-rapportage)
Belangrijkste metric	Gerealiseerd vs. begroot per subsidie-activiteit
Dashboard-drempels	Oranje: 80%, Rood: 95%

Vroege signalen van problemen

Gebruik deze indicatoren om problemen vroegtijdig te signaleren:

Signaal	Wat het betekent	Actie
Budget > 50% besteed, project < 50% gereed	Project loopt uit	Scope review, klantcommunicatie
Geen uren geschreven afgelopen week	Project stilgevallen	Check met team, herplannen
Veel uren op "overig" onderdeel	Scope creep	Evalueer of werkzaamheden bij project horen
Planning steeds bijgesteld naar boven	Structurele onderschatting	Begrotingsmethode herzien
Meerdere projecten tegelijk rood	Capaciteitsprobleem	Team uitbreiden of projecten uitstellen

Veelgestelde vragen

V: Kan ik een rapport maken met alle drie de dimensies naast elkaar?

A: Ja. De rapportage "Begroot, gepland en gemaakt" (Agenda & Planning > Rapportages) toont alle drie de dimensies op drie niveaus. Beschikbaar in vijf varianten: uren, kosten, omzet, resultaat en totaal.

V: Hoe vaak moet ik de vergelijking maken?

A: Minimaal maandelijks. Voor projecten met strakke deadlines of budgetten: wekelijks. Het Dashboard biedt dagelijks een automatisch overzicht.

V: Telt de vergelijking alleen uren, of ook kosten?

A: Urenrapportages tellen uren. De rapportage Projecten € II (Facturering > Rapportages) toont de financiële vergelijking (uren × tarief = euro's).