Communicatie agenda-items

Bij het invoeren van agenda-items in de maandkalender of in het planbord kunnen deze nieuw ingevoerde items naar externe agenda pakketten gecommuniceerd worden met behulp van e-mail en het een iCalendar-bestand bijlage. In het systeeminstellingenscherm (Agenda/Planning > Instellingen > Systeem) kan voor elk van de drie typen agenda-items ingesteld worden hoe ze met elkaar moeten communiceren.

Figuur 1 Communicatieinstellingen in het scherm Instellingen > Systeem

uitgeschakeld

Wanneer "uitgeschakeld" is geselecteerd, hoeft geen verdere actie te worden ondernomen wanneer er een nieuwe agenda-item wordt gemaakt, een bestaande agenda-item wordt bewerkt of wanneer een agenda-item wordt verwijderd.

e-mail

Wanneer de "e-mail"-optie is geselecteerd, wordt een e-mail verzonden voor elk nieuw agenda-item dat wordt gemaakt, elk agenda-item dat wordt gewijzigd en elk agenda-item dat wordt verwijderd.

De onderwerpregel van een e-mail van een nieuw planning-item kan er als volgt uitzien:

nieuw evenement -> DRAGONBOARD - PROGRAMMERING

Het veld opmerkingen van de e-mail zal er zo uitzien:

betreft: DRAGONBOARD - PROGRAMMERING
locatie: Atlanta
urgentie: gemiddeld
startdatum/tijd: 26-04-2010
Einddatum/tijd: 30-04-2010
Omschrijving: 5 dgn. programma in het hoofdkwartier van Dragonboard

iCalendar

Wanneer de "e-mail & iCalendar"-optie is geselecteerd, zal de e-mail er hetzelfde uitzien als in de "e-mail"-optie, maar er zal een bijlage bijgevoegd worden. Door te dubbelklikken op het bijgevoegde bestand, kan het agenda-item worden geïmporteerd in elke agenda-applicatie die de iCalendar-indeling (zoals Microsoft Outlook, iCal van Apple, Google agenda) ondersteunt.