Standaard-projecten & projecten kopiëren

Standaardprojecten zijn een snelle manier om nieuwe projecten aan te maken met een vooraf gedefinieerde structuur. Een standaardproject is zelf geen project, het is een template waarmee projecten aangemaakt kunnen worden. Een standaardproject wordt voorzien van standaardprojectonderdelen en eventueel nog van standaardresources.

gelijkvormige projecten

Er zijn verschillende manieren om met standaardprojecten om te gaan als een organisatie projecten uitvoert die wel op elkaar lijken maar niet identiek zijn.

Een optie is om een compleet standaardproject te maken die alle activiteiten van het meest complexe project bevat. Na het aanmaken van een werkelijk project kan men dan enkele projectonderdelen verwijderen en er eventueel ontbrekende onderdelen aan toevoegen. 

Een andere optie is om meerdere verschillende standaardprojecten te maken en bij het maken van een nieuw project het meest gelijkende standaardproject te kiezen. Dit vergt wat meer voorbereiding bij het inrichten van de standaardprojecten maar er hoeft minder nabewerkt te worden als een nieuw project gecreëerd wordt.

resources

Er is de mogelijkheid om aan een standaardproject ook al standaardresources te koppelen. Als bepaalde projectonderdelen altijd door bepaalde medewerkers worden uitgevoerd is dit een optie. Natuurlijk is het ook mogelijk om het toekennen van medewerkers aan de projectonderdelen pas te doen nadat het uiteindelijke project is aangemaakt. In sommige organisaties wordt uit flexibiliteitoverwegingen er voor gekozen om alle medewerkers altijd aan alle projecten te koppelen. Het gebruik van standaardresources is in zo’n geval een goede methode om deze koppelingen te maken.  

Standaard projecten

In het scherm “Urenregistratie > Standaardproject > Standaardprojecten” kunnen de volgende velden van een waarde worden voorzien.

code

Deze code wordt gebruikt om het standaardproject aan te duiden bij het maken van een nieuw project en bij het koppelen van standaardprojectonderdelen aan het standaardproject. Dit is niet de code van het uiteindelijke project dat met het standaardproject gecreëerd wordt. Projectcodes moeten uniek zijn binnen de applicatie en deze worden pas aangegeven als een project wordt aangemaakt aan de hand van een standaardproject .

naam

De naam van het standaardproject wordt ook de naam van het uiteindelijk uit het standaardproject  te creëren project.

omschrijving

De omschrijving is geen verplicht veld. In veel gevallen is het raadzaam een uitgebreide omschrijving in te vullen bij het uiteindelijk aan te maken project en niet al bij het standaardproject.

type

Type “project” betekent dat het werkzaamheden betreft met een begin- en einddatum. Dit in tegenstelling tot het type “doorlopend” dat werkzaamheden betreft die steeds doorlopen en geen einddatum hebben.

kleuren

Bij het veld “kleuren” kan worden aangegeven met welke achtergrond kleur en tekstkleur een planning-item in de Agenda & planning module wordt weergegeven. Deze kleurcombinaties kunnen worden gedefinieerd in het scherm “Agenda & Planning > Beheer extra > Kleuren” in de Agenda & planning module.

uren begroot

Het veld “uren begroot” is ook geen verplicht veld. Als het project dat gemaakt worden met dit standaardproject veelal hetzelfde aantal uren vergt kan dit veld hier al ingevuld worden. Als dit niet het geval is, kan men beter de begrote uren pas invullen in het uiteindelijke project en niet in het standaardproject.

status

Het veld “status” van het standaard-project is standaard ingesteld op “actief”.  Bij het maken van nieuwe projecten op basis van een standaard-project kan alleen gekozen worden uit actieve standaard-projecten.

Standaardprojectonderdelen

In het scherm “Urenregistratie > Standaardproject > Standaardprojectonderdelen” kunnen de volgende velden van een waarde worden voorzien.

project

Standaardprojectonderdelen hangen altijd onder een standaardproject. Hier moet een standaardproject worden gekozen.

code

In tegenstelling tot de projectcode wordt de projectonderdeelcode wel gebruikt als code voor het uiteindelijk aan te maken project. Deze code wordt overal in de applicatie gebruikt voor het aanduiden en selecteren van het projectonderdeel. Zorg er dus voor dat de code een leesbare, zinvolle code is voor alle gebruikers van het systeem.

naam

De naam van het standaardprojectonderdeel wordt ook de naam van het uiteindelijk uit het standaard-projectonderdeel te creëren projectonderdeel

omschrijving

De omschrijving is geen verplicht veld. Hier kan een uitgebreide beschrijving worden gegeven van de activiteiten die onder dit projectonderdeel vallen.

        Kleuren

Bij het veld “kleuren” kan worden aangegeven met welke achtergrond kleur en tekstkleur een planning-item in de Agenda & planning module wordt weergegeven. Deze kleurcombinaties kunnen worden gedefinieerd in het scherm “Agenda & Planning > Beheer extra > Kleuren” in de Agenda & planning module. Een waarde voor kleuren op projectonderdeelniveau overruled de waarde op projectniveau.

uren begroot

Het veld “uren begroot” is ook geen verplicht veld. Als de projecten die gemaakt worden met dit standaardproject veelal hetzelfde aantal uren vergt kan dit veld hier al ingevuld worden. Als dit niet het geval is kan men beter de begrote uren pas invullen in het uiteindelijke projectonderdeel en niet in het standaardprojectonderdeel.

status

Het veld “status” van het standaard-projectonderdeel is standaard ingesteld op “actief”.  Bij het maken van nieuwe projecten op basis van een standaard-project worden alleen de actieve standaard-projectonderdelen gebruikt.

uurtarief

Omzet wordt berekend door de uren te vermenigvuldigen met het uurtarief op projectonderdeelniveau. Het uurtarief is geen verplicht veld dus deze kan ook later in het projectonderdeel dat gemaakt wordt op basis van dit standaardprojectonderdeel van een waarde worden voorzien.

Standaard resources

In het scherm “Urenregistratie > Standaardproject > Standaardresources” kunnen de volgende velden van een waarde worden voorzien.

project - projectonderdeel

Deze keuzelijst bevat alle project-projectonderdeelcombinaties.

medewerker

Deze keuzelijst bevat alle actieve medewerkers.

uren begroot

Optioneel kunnen de begrote uren hier opgegeven worden. Als deze begrote uren per project verschillen kunnen deze beter ingevoerd worden bij de resources van het uiteindelijke project dat met dit standaardproject wordt gemaakt.

status

Het veld “status” van de standaard-resource is standaard ingesteld op “actief”.  Bij het maken van nieuwe projecten op basis van een standaard-project worden alleen de actieve standaard-resources gebruikt.

Invoeren project

In het scherm “Urenregistratie > Standaardproject > Invoer project” kunnen daadwerkelijke projecten gecreëerd worden aan de hand van standaardprojecten . Ook is hier de mogelijkheid om een werkelijk project te kopiëren en op die manier een nieuw werkelijk project te maken.

maak project

Bij het maken van een project wordt eerst een standaardproject gekozen. Daarna wordt de klant geselecteerd waarvoor het project uitgevoerd gaat worden. Als laatste stap wordt een code voor het nieuwe project gekozen.

Deze code wordt overal in de applicatie gebruikt voor het aanduiden en selecteren van projecten. Zorg er dus voor dat de code een leesbare, zinvolle code is voor alle gebruikers van het systeem.

kopieer project

Bij het kopiëren van een project wordt eerst een bestaand project gekozen. Vervolgens kan via de het vinkvakje “inclusief resources” aangeduid worden of alleen het project met de projectonderdelen gekopieerd moet worden of het project, de projectonderdelen en ook de resources. Als laatste stap wordt een code voor het nieuwe project gekozen. Deze code wordt overal in de applicatie gebruikt voor het aanduiden en selecteren van projecten. Zorg er dus voor dat de code een leesbare, zinvolle code is voor alle gebruikers van het systeem.