Budgetbescherming uren

Bij het definiëren van een project is er in WATCH de mogelijkheid om begrote uren op te geven op project-, projectonderdeel- en op resourceniveau. Deze begrote uren kunnen in diverse rapportages vergeleken worden met geschreven en geplande uren en deze uren kunnen ook gebruikt worden voor het offreren en factureren van projecten. Het is ook mogelijk om deze begrote uren te beschermen zodat het niet mogelijk is voor medewerkers om meer uren te registreren dan de begrote uren.

Systeeminstelling

Bij de systeeminstellingen van de urenregistratiemodule kan aangegeven worden op welke niveaus er van de budgetbescherming gebruik gemaakt moet worden.

Figuur 1 systeeminstellingen voor de budgetbescherming-functionaliteit

Per niveau kan er gekozen worden voor één van de volgende drie opties:

Uitgeschakeld

Als de “uitgeschakeld” optie is gekozen, wordt er bij de bewaking van begrote uren budgetten nooit gekeken naar de begrote uren op het niveau waar deze optie wordt gekozen. Er verschijnen bij deze instelling ook geen vinkvakjes achter de velden voor de begrote uren in de beheerschermen.

Bescherming standaard actief

Als de “bescherming standaard actief” optie is gekozen, zal bij nieuwe projecten bij de “begrote uren” standaard de optie om de uren te beschermen aangevinkt staan.

Figuur 2 Voorbeeld voor nieuw projectonderdeel met de "bescherm" optie al aangevinkt

Bescherming standaard niet actief

Als de “bescherming standaard niet actief” optie is gekozen, zal bij nieuwe projecten bij de “begrote uren” niet standaard de optie om de uren te beschermen aangevinkt staan.

Figuur 3 Voorbeeld voor nieuwe resource met de "bescherm" optie niet aangevinkt

Bescherming in het urenregistratiescherm

Als er in het urenregistratiescherm uren geregistreerd worden, zal voordat de geschreven uren opgeslagen worden, eerst gecontroleerd worden of de geschreven uren er niet voor zorgen dat een beschermd budget op project-, projectonderdeel- of resourceniveau door deze extra uren wordt overschreden. Als dit wel het geval is, wordt hiervan een duidelijke melding gegeven en wordt het invoerveld met de geregistreerde uren weer leeg gemaakt.

Figuur 4 Melding voor het overschrijden van het urenbudget op resourceniveau

Figuur 5 Melding voor het overschrijden van het urenbudget op projectonderdeelniveau

Figuur 6 Melding voor het overschrijden van het urenbudget op projectniveau

Timer

Als er uren geregistreerd worden door middel van de timer, wordt bij het overschrijden van het urenbudget een melding gegeven bij het stoppen van de timer.

Figuur 7 Melding voor het overschrijden van de begrote uren middels de timer

Deze melding toont als extra informatie de door de timer gemeten tijd, zodat deze informatie niet verloren gaat.